ВВЕДЕНИЕ

В основе обоснованных и эффективных управленческих решений и продуктивной организационной деятельности лежит своевременно полученная и достаточная информация. Как полагают эксперты, объемы информации в современном мире увеличиваются вдвое каждые три года, что является отражением высоких темпов развития человеческого сообщества. Только в России ежегодно создаются новые организации и предприятия различных форм собственности, которые создаются с разнообразными целями, и которые являются объектами и субъектами передачи информации. Таким образом, актуальность знания основ и специфики документирования информации велика и постоянно растет.

Информация в современных условиях является важнейшим товаром. Средством закрепления информации, ее материализации в пространстве и во времени выступает документ, а деятельность по формированию и оформлению документов получила название документационного обеспечения управления.

В настоящее время для многих российских организаций и фирм является характерным отсутствие системы упорядоченного ведения делопроизводства, даже несмотря на то, что рациональная и четкая организация делопроизводства, которая оказывает прямое влияние на документационное обеспечение управления, может существенно повысить эффективность организационной деятельности предприятий и фирм.

Управление организацией нуждается в правилах и инструкциях. Без них не обходится и управление документами. Закрепить и внедрить данные правила помогают локальные правовые акты по организации делопроизводства и документооборота. Особую актуальность в этой связи приобретает вопрос внутренней регламентации процесса документационного обеспечения управления. Внутренняя деятельность компании регламентируется внутренними (локальными) документами.

Количество и многообразие внутренних документов в компании зависит от сложности структуры самой компании. Когда в фирме существуют структурные подразделения, возникает потребность в регламентации взаимодействия работников как внутри структурного подразделения, так и между структурными подразделениями.

Актуальность выбранной темы, на наш взгляд, заключается в том, что от решения задачи нормативной регламентации работы службы делопроизводства на предприятии в немалой степени зависит эффективность и результативность деятельности этого предприятия.

В процессе написания дипломной работы были изучены документы, которые регламентируют организационную деятельность ООО «ВолнаАвто». Особое внимание уделялось анализу внутренних документов и их влияния на эффективную работу предприятия.

Объектом исследования работы явились внутренние нормативно-правовые акты, которые регламентируют деятельность ООО «ВолнаАвто».

Предметом исследования выступила специфика создания локальных нормативных актов в ООО «ВолнаАвто» и их влияния на систему документационного обеспечения управления организации.

Целью написания дипломной работы является исследование внутренней регламентации делопроизводства, функционирование делопроизводственной службы в ООО «ВолнаАвто» и путей ее совершенствования.

Для достижения указанной цели были поставлены следующие задачи:

1. Изучение общей нормативно-правовой базы, регламентирующей порядок ведения делопроизводства на российских предприятиях.

2. Анализ внутренних локальных правовых актов, которые регламентируют деятельность ООО «ВолнаАвто» с учетом специфики организационно-правовой формы.

3. Характеристика процесса движения документов и организации делопроизводства в ООО «ВолнаАвто».

4. Оценка достоинств и недостатков в системе документационного обеспечения управления ООО «ВолнаАвто».

5. Разработка предложения по совершенствованию регламентации деятельности ООО «ВолнаАвто» с использованием локальных правовых актов.

Научная новизна работы заключаются в том, что в дипломном проекте в комплексе рассматриваются локальные нормативные акты, регламентирующие деятельность обществ с ограниченной ответственностью, и в попытке систематизировать структуру локальных нормативных актов, которые непосредственно описывают процесс организации делопроизводства и движения документов в коммерческих организациях и, в частности, в обществах с ограниченной ответственностью. В настоящее время применительно к предприятиям данной организационно-правовой формы данный вопрос представляется недостаточно изученным.

Методологическую базу дипломной работы представляет соединение различных методов: общенаучных, методов других наук и собственно документоведческих. Для решения поставленных задач использовались традиционные исследовательские методы: исторический, системный, сравнения (компаративистики), структурно-функциональный, классификации и моделирования, статистический, а также иные частные методы.

В формировании теоретической базы для написания данной работы привлекались опубликованные и неопубликованные источники.

К опубликованным источникам относятся труды российских и иностранных авторов, посвященные вопросам делопроизводства и организации документационного обеспечения управления на современных предприятиях. В числе таких авторов следует особо выделить Кудряева В.А., Санкину Л.В., Кузнецову Т.В., Еремченко В.А. Андрееву В.И., Лившица Я.З., Спивака В.А., Опарина М.Д., Комышева А.Л. и других.

При написании дипломной работы изучались различные работы и публикации, посвященные данной теме. К сожалению, следует отметить их явный недостаток.

Исследование опубликованных источников позволило обозначить разницу между терминами «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления».

Документ - очень ёмкое понятие. Он используется в многочисленных и разнообразных сферах деятельности людей, является предметом изучения во многих научных дисциплинах. Поэтому нельзя выстроить однозначного определения этому понятию. Смысл и значение документа зависит от того, в какой сфере деятельности человека он используется. Ведь в юриспруденции с помощью документа можно засвидетельствовать или доказать что-либо, в исторической науке - это ценный источник информации о событиях прошлого, а в производстве и бизнесе правильно организованное документационное обеспечение управления - это залог успеха, ведь документ здесь - основной носитель деловой информации, с помощью которого фиксируются и передаются управленческие решения. Очень важно учесть, что в отличие от газет, журналов, книг, которые содержат переработанную информацию, документ является ее первичным источником, ведь именно здесь она фиксируется впервые.

Сферу деятельности, которая обеспечивает документооборот и работу с официальными документами на предприятии, традиционно называют делопроизводством. Этот термин появился в России еще в XVIII веке. Причем изначально словом дело обозначали судебную тяжбу или административный вопрос, решаемые властными органами. Соответственно, делопроизводством обозначалась деятельность, связанная с принятием окончательных решений по данным вопросам. Позднее делом стали называть собранные в определенной последовательности и по определенным правилам документы. Около 10 лет назад на смену делопроизводству пришел термин «документационное обеспечение управления», который обозначает создание документов, документирование, т.е. запись информации на бумаге или иных носителях по определенным правилам и стандартам, установленным различными нормативными актами и положениями, а также организацию системы документооборота на предприятии.

В первую очередь при обзоре источников, посвященных вопросам делопроизводства и документационного обеспечения управления большое внимание уделялось работам Кузнецовой Т.В. В работах данного автора большое внимание уделяется как расшифровке основных понятий документационного обеспечения управления, так и вопросам регламентации деятельности коммерческих организаций с помощью нормативных актов различных уровней.

По мнению Т.В. Кузнецовой ДОУ предполагает не только создание документов, но также и организацию работы с ними, которая включает в себя организацию документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности предприятия. При этом документооборот организации - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Как считает Л. Доскова, документационное обеспечение управления - это также создание сложной многоуровневой системы документооборота. Ее можно сравнить со словообразованием. Буквы составляют слова, а слова являются частями словосочетания и предложения, так документы составляют первичную систему, которая является основой систем документации более высокого уровня. Без такой комплексной системы работы с документами, начиная от их создания, оборота и заканчивая сдачей в архив и хранением, невозможна успешная работа предприятия, управление производством и бизнесом. Можно сказать, что грамотно и четко организованное документационное обеспечение управления является базовой необходимостью для работы любого предприятия, которое может существовать только тогда, когда в нем правильно действует система документооборота.

Также для теоретической части данной работы использовались работа Спивака В.А. «Документирование управленческой деятельности. Делопроизводство», в которой он дает характеристику элементов системы документационного обеспечения управления, книга Опарина М.Д. «Управление документацией и новые информационные технологии», где дается характеристика современной организации документооборота в организациях с использованием современных информационных технологий.

Книги таких авторов как Гальперин Г.Б., Сахаров А.М., Шмидт С.О., Павленко Н.А. также послужили источниками для определений и понятий различных терминов, используемых при анализе ДОУ, так как в этих книгах раскрывается эволюция системы делопроизводства и документационного обеспечения управления.

В серии статей Иритиковой В.С., опубликованных в журналах «Делопроизводство и документооборот на предприятии», дается алгоритм разработки и утверждения Инструкции по делопроизводству. Из них для данного диплома взята информация о том, что можно позаимствовать из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Статьи автора отличают системность подхода. При этом в работах данного автора даны и конкретные рекомендации (например, объясняется, почему технологию работы с печатями и штампами не стоит включать в текст Инструкции по делопроизводству, а лучше выделить в отдельный регламент; почему в Правилах делопроизводства отсутствует раздел о контроле исполнения документов и в какой части этот аспект стоит регламентировать в разрабатываемой вами Инструкции).

Ряд работ В.И.Андреевой посвящен регламентации работы с документами. Так, в статье «Регламентация работы с документами: проблемы и решения» Андреева В.И. Регламентация работы с документами: проблемы и решения // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2010. №7. С. 22-24. рассматривается построение нормативно-методической базы ведения делопроизводства в организации; обработка документов любого типа, скорость движения документов, учет количества обрабатываемых документов, регистрация документов. В другой статье автор подробно останавливается на оформлении документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 Андреева В.И. Регламентация работы с документами: проблемы и решения // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2010. №4. С. 30-33. . Автор уделяет внимание обязательному составлению альбому форм документов, что поможет для составления приложений к инструкции по делопроизводству. На наш взгляд, В.И.Андреева достаточно широко осветила вопросы по оформлению локальных нормативных актов организации.

Много внимания регламентации документационного обеспечения управления уделяет В.Ф. Янковая. В статье «Регламентация ДОУ в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007» Янковая В.Ф. Регламентация ДОУ в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2009. №2. С. 24-27. она акцентирует внимание на ответственности и полномочиях в сфере управления документами и в каких документах это должно быть закреплено. В других научных публикациях об этом говорится поверхностно. Работы В.Ф. Янковой «Принципы организации документооборота» Янковая В.Ф. Принципы организации документооборота // Секретарь-референт. 2005. №7. С. 16-19., «Азбука делопроизводства» Янковая В.Ф. Азбука делопроизводства // Секретарь-референт. 2006. №10. С. 22-26., «Организация службы документационного обеспечения» Янковая В.Ф. Организация службы документационного обеспечения // Секретарь-референт. 2005. №1. С. 17-22. и «Делопроизводство с нуля»Янковая В.Ф. Делопроизводство с нуля // Секретарь-референт. 2010. №7. С. 6-12. подробно отражают организацию документооборота в организации.

К числу опубликованных источников относятся нормативно-правовые акты федерального уровня, регламентирующие порядок работу с документами в Российской Федерации.

В настоящее время регламентация вопросов ДОУ на государственном уровне ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование; стандартизация; разработка нормативно-правовых и нормативно-методических документов. Высшей юридической силой обладают законы Российской Федерации. Отдельные направления деятельности организаций и предприятий регламентируются соответствующими законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ, приказами и распоряжениями органов государственной власти и управления. Деятельность каждого предприятия определяется положением о нем (Уставом). В действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста.

Нормативно-правовая база делопроизводства служит для урегулирования правил оформления документов, обеспечение их сохранности, использование новых технологий для работы с письменной документативной информацией, работу с документами, которые ограничены в доступе, другое.

Нормативную базу делопроизводства составляют: Рогожин М.Ю.: Справочник по делопроизводству. - СПб.: Питер, 2011. С. 215

законодательные акты Российской Федерации в сфере документации и информации;

указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства;

законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации (учитываются при организации делопроизводства органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории);

нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения;

технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления;

общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

унифицированные системы документации;

нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.

Нормативные и методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами. В учреждениях для правильной организации документационного обеспечения разрабатывается собственная нормативно-методической база - документы организационного, инструктивного, методического характера, используемые в деятельности служб, подразделений и работников учреждения.

Важную роль в регламентации деятельности предприятий с такой организационно-правовой формой, как общества с ограниченной ответственностью, являются Гражданский Кодекс РФ и ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

К неопубликованным источникам, используемым при написании дипломной работы, относятся Устав ООО «ВолнаАвто», бухгалтерские балансы и отчеты о прибылях и убытках предприятия за 2012-2014 гг., внутренние нормативные акты, регламентирующие организацию документооборота.

Практическая значимость работы состоит в разработке рекомендаций по совершенствованию регламентации организации делопроизводства в ООО «ВолнаАвто».

Период исследования деятельности ООО «ВолнаАвто»: 2012-2014 год.

Структурно дипломная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников и литературы и приложений.

В первой главе рассмотрены теоретические аспекты регламентации процесса делопроизводства в современных организациях с использованием локальных нормативных актов.

Во второй главе дана организационно-экономическая характеристика ООО «ВолнаАвто», изучена организационная структура предприятия и определены место и роль службы документационного обеспечения управления в структуре фирмы. Кроме того, в данной главе анализируется система документационного обеспечения управления в ООО «ВолнаАвто»: порядок работы с входящими и исходящими документами, особенности их регистрации, прохождения и передачи в архив предприятия. Также во второй главе в отдельном разделе рассматриваются вопросы регулирования процесса делопроизводства локальными правовыми актами предприятия.

В третьей главе с учетом выявленных во второй главе недостатков в системе ДОУ ООО «ВолнаАвто» даны предложения по совершенствованию регламентирования системы делопроизводства с использованием локальных правовых актов.