ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ АИС

Информационное обеспечение АИС включает:

Регистрирующую входящую и исходящую информацию и контролирующую исполнение документов и поручений руководства.

Систему регистрации и контроль над выполнением обращений граждан.

Программу бухгалтерского учёта

Программу кадрового учёта

Систему учёта движения незавершенной, а также готовой продукции в производственных цехах, складах, и объектах строительства.

Техническое обеспечение представляет собой комплекс технических средств (КТС) и включает: электронно-вычислительные машины (ЭВМ); периферийное оборудование; сетевое оборудование; средства передачи и защиты данных; каналы связи.

Архитектура КТС определяется структурой организации, объемами обрабатываемой и хранимой информации, информационными потоками в системе, содержанием функциональных задач и должна обеспечивать:

1) возможность ввода, хранения и обработки, достаточных для решения задач, объемов данных в заданные сроки;

2) формирование и ведение распределенных баз данных;

3) программную и техническую совместимость работы ЭВМ в локальной сети и по каналам связи;

4) передачу требуемых объемов информации между уровнями системы;

5) защиту конфиденциальной информации;

6) возможность поэтапного ввода КТС, его перспективного расширения и развития.

Как уже было сказано, в КТС входит периферийное оборудование (принтеры А3, А4, сканеры и др.):

1) для обеспечения ввода фотографий в программу кадрового учета используется средства сканирования фотографий (сканер);

2) для обеспечения выдачи большого количества документов используются надежные высокоскоростные лазерные печатающие устройства, а для работы расчетного сектора высокоскоростные матричные принтеры;

3) для обеспечения надежности работы в сети используется система безаварийного питания или как минимум наличие блоков бесперебойного питания серверов, центральных ПЭВМ.

Задача информационного обеспечения: предоставлять пользователям АИС информацию, необходимую для выполнения ими своих профессиональных обязанностей.

Кроме того, должна быть обеспечена информационная взаимосвязь как между задачами, решаемыми каждой функциональной подсистемой, так и с внешней информационной средой.

Нормативно-справочная информация:

бухгалтерские отчеты;

статистические таблицы;

нормы, нормативы;

процентные ставки.

Плановая информация

плановая себестоимость выпускаемых изделий

тарифы на грузоперевозки

контрактная цена объекта строительства

график формовки выпускаемых изделий

бизнес-план

Отчетно-статистическая информация:

баланс и приложения к нему;

сведения о суммах доходов;

налоговые расчеты;

платежные поручения, выписки, инкассовые поручения;

основные виды планов и др.

Входящая информация:

декларация о совокупном денежном доходе;

решения, постановления, приказы, распоряжения;

письма, телеграммы, разъяснения, запросы, инструкции.

Оперативно-учетная информация

количественный учет формовки выпускаемой продукции;

количественный учет выпускаемой на склад продукции;

количественный учет отгруженной продукции;

закрытие комплекта объекта строительства;

Хранение информации осуществляется на сервере в виде баз данных, т.к. в своей работе специалисты управления в основном используют БД. Этот вид хранения информации имеет ряд особенностей по сравнению с «бумажным» методом ведения учета записей:

компактность - нет необходимости в создании и ведении, возможно, весьма объемистых бумажных картотек;

быстродействие - компьютер может выбирать и обновлять данные гораздо быстрее человека. В частности, с его помощью можно быстро получать ответы на произвольные вопросы, возникающие в процессе работы, не затрачивая времени на визуальный осмотр или поиск вручную;

низкие трудозатраты - отпадает необходимость в утомительной работе над картотекой вручную. Механическую работу машины всегда выполняют лучше; актуальность - в случае необходимости под рукой в любой момент имеется точная, свежая информация;

защита - данные могут быть лучше защищены от случайной потери и несанкционированного доступа.