ВВЕДЕНИЕ

Документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии. Неоспорима важность сохранности и умелого использования информационных ресурсов предприятия для успешного ведения деятельности. Способность принять верное решение и вовремя отреагировать на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка зависит не только от таланта и опыта руководителей. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом. Фактически, малоэффективное использование накопленной информации может привести к неэффективной работе. Ведь вовремя не полученная информация или документ это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности. Вследствие этого, на любом предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации. Важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота.

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Электронный документооборот - это документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота).

Принципы электронного документооборота:

1. Однократная регистрация документа.

2. Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения.

3. Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа в каждый момент времени жизни документа.

4. Единая база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.

5. Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая быстро находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

6. Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Управление Федеральной антимонопольной службы по Удмуртской Республике (далее Удмуртское УФАС России) осуществляет функции по контролю за соблюдением антимонопольного законодательства, законодательства в сфере деятельности субъектов естественных монополий, рекламы, а также по контролю в сфере размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для федеральных государственных нужд.

Для эффективной работы Удмуртского УФАС России необходима рациональная организация документооборота. Необходимо учитывать значимость электронного документооборота, так как организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию отдельных работников и работу организации в целом. Приоритетной целью в сфере управления документацией является сокращение объёма вводимой информации вручную, тем самым обеспечивая сокращение времени на операции, необходимо отметить, что вышесказанное является актуальной проблемой.

Цель работы: анализ документационного обеспечения управления Удмуртского УФАС России и выбор системы электронного документооборота для внедрения.

Исходя из цели, можно выделить следующие задачи:

1. Выявление особенностей автоматизации системы ДОУ Удмуртского УФАС России.

2. Составление перечня предъявляемых требований к системе автоматизации ДОУ.

3. Проведение сравнительного анализа СЭД и выбор оптимальной СЭД для внедрения в Удмуртское УФАС России.

4. Оценка эффективности и результатов внедрения СЭД.

Структурно работа состоит из введения, пяти глав и заключения.

Основой при выполнении курсовой работы послужили анализ системы ДОУ непосредственно на рабочих местах делопроизводственных работников, изучение документов о службе ДОУ, ее структуре, задачах и в Удмуртском УФАС России.

При написании работы был использованы научные труды таких авторов как Гавердовский А.С., в работе которого описывается концепция и принципы внедрения СЭД. В работе «Правда об электронном документообороте» Д. А. Романова, Т. Н. Ильиной рассказывается о современных технологиях в области электронного документооборота, описываются СЭД с указанием их плюсов и минусов. В статье А.Б. Пахчаняна приводится обзор различных СЭД, а также проводится сравнительный анализ. На сайтах разработчиков СЭД указана исчерпывающая информация об их программных продуктах.