ВВЕДЕНИЕ

В условиях стремительного прогресса рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения качества управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как управленческое решение всегда базируется на информации, носителем которой является документ на различных основах.

Выбранная нами тема актуальна, поскольку известно, что организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Как показывают современные исследования, 85% рабочего времени сотрудников организаций тратится на подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу документов. По данным ISO (International Standards Organization), управление и работа с документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую работу с документами и данными: координацию процессов создания, изменения, распространения.

Правильно организованное управление делами снижает время, необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность. Рост объемов информации и, соответственно, документов, потребовал внедрения техники для своевременной обработки документов, а с появлением компьютеров - и самой информации.

В последней четверти ХХ века огромное увеличение объемов информации и внедрение компьютерных технологий стали предъявлять повышенные требования к организации информационно-документационного обслуживания. Соответственно, стали меняться и требования к службам, занимающимся информационно-документационным обеспечением. От качества работы такой службы существенно зависят уровень и качество самого управления. Вследствие вышеизложенного, возникает необходимость рационализации отработанных методов поиска, обработки и хранения информации (документов) с разработкой совершенно новых приемов, режимов и методик оценки, анализа и оптимизации как внутренних, так и внешних документационных потоков предприятия, используя современные компьютерные технологии.

Объектом выпускной квалификационной работы является система документационного обеспечения управления предприятия.

Предметом выпускной квалификационной работы является функционирование системы документационного обеспечения управления предприятия на примере ОАО «Челябинский Трубопрокатный завод».

Цель данной работы - выпускной квалификационной работы является анализ и разработка организационного проекта по совершенствованию документационного обеспечения управления на примере ОАО «Челябинский Трубопрокатный завод».

Цель работы определила следующие задачи:

- Рассмотреть теоретические аспекты разработки организационного проекта;

- Проанализировать существующею систему электронного документооборота ОАО «ЧТПЗ».

- Составить задание на оргпроектирование и дать рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения управления в ОАО «ЧТПЗ».

- Раскрыть физическую реализацию системы электронного документооборота ОАО «ЧТПЗ».

Для написания выпускной квалификационной работы был использован широкий круг источников

Так, были изучены и проанализированы Государственные стандарты (ГОСТ), устанавливающие требования к документационному обеспечению деятельности предприятий, а также извлечения из Федерального закона «О техническом регулировании» и Постановления Госстандарта России «О национальных стандартах Российской Федерации», которые рассматриваются в работе Н.Н. Ильяшевой. В частности, ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов» направлен на более эффективную работу с документами в сфере управленческой деятельности, и принципиально отличается от всех своих предшественников. Он впервые за всю историю отечественной стандартизации провозглашает рекомендательный принцип в применении стандартов.

Вопросы управления документацией и документирования деятельности различных подразделений и служб предприятия рассматриваются в работах М.Ю. Рогожина (53), М.В. Стенюкова (59), Т.В. Кузнецовой (36), Л.С. Коробейниковой (30), Л.М. Вяловой (13), А.С. Красавина (33) и др.

Изучению и обобщению существующей практики работы с документами в соответствии с действующими в Российской Федерации законодательными актами и нормативно-методическими документами по вопросам документирования и документационного обеспечения управленческой деятельности организаций посвящены работы В.С. Соколова (57), О.Н. Соколовой (58), М.В. Кирсановой (27), И.Н. Кузнецова (34), М.И. Басакова (7) и др.

Основные термины и определения, применяемые в процессе документационного обеспечения управления рассматриваются в работе В.В. Кардашевского «Документационное обеспечение управления. Словарь-справочник» (26), М.Ю. Рогожина «Справочник кадровика» (52), Д.Л. Щур «Справочник по делопроизводству» (67).

В отдельных работах предлагается система образцов и шаблонов документов в области делопроизводства: М.В. Стенюков «Образцы, шаблоны документов по делопроизводству» (60).

Современные принципы и правила организации делопроизводства с учетом использования современных компьютеризированных технологий рассматриваются в работе С.Л. Кузнецова «Современные технологии документационного обеспечения управления» (35), В.В. Паневчика «Делопроизводство. Документационное и оргтехническое обеспечение управления» (48).

Основными методами исследования в данной работе являются анализ и обобщение литературных источников, наблюдение, изучение документов, опрос.

Теоретическая и практическая значимость данной работы состоит в том, что предложенная модель электронного документооборота отражает принципиальную схему движения электронных документов, что может иметь значение для развития теории документационного обеспечения управления в условиях новых технологий. Результаты исследования могут быть также использованы при разработке аналогичных моделей применительно к предприятиям со сложным территориально-структурным распределением, для оптимизации работы с электронными документами на предприятиях подобного типа или в качестве наглядного пособия для перехода на электронный документооборот.

Таким образом, вопросы, связанные с организацией и функционирование системы документационного обеспечения на предприятии и в организации, достаточно разработаны. Однако мало изучены и представлены результаты исследований в области направлений совершенствования документационного обеспечения управления в практике российских предприятий.

Выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав, заключения списка использованных источников и литературы, а также приложений.

Во введении сформулирована актуальность и практическая значимость выбранной темы, дана общая характеристика исследуемой темы, т.е. определены объект и предмет исследования, сформулирована цель исследования и задачи, которые помогут достичь поставленной цели. Также дана характеристика степени разработанности исследуемой проблемы в профессиональной литературе. Обоснована логика раскрытия темы выпускной квалификационной работы, дана характеристика структурных разделов.

В первой главе рассматриваются теоретические основы документационного обеспечения деятельности предприятия. Раскрываются основные понятия документационного обеспечения деятельности предприятия. Раскрывается сущность работы служб документационного обеспечения деятельности предприятия. Приводится технология обработки документов.

Во второй главе проводится анализ документационного обеспечения деятельности предприятия на примере ОАО «ЧТПЗ». Дается общая характеристика предприятию, проводится оценка документационного обеспечения деятельности предприятия.

В третьей главе предлагаются мероприятия по совершенствованию документационного обеспечения деятельности ОАО «ЧТПЗ», и проводится оценка их эффективности.

В заключении приведены результаты и сделаны основные выводы по результатам исследования.

Список использованных источников и литературы включает 73 наименования. Приложения дополняют текст выпускной квалификационной работы рисунками, схемами.