ВВЕДЕНИЕ

Актуальность исследования заключается в том, что организация работы с документами - это одна из составных частей процессов управления и принятия управленческих решений, которая существенно влияет на оперативность и качество управления. Каждый этап процесса принятия управленческого решения в дошкольном образовательном учреждении самым тесным образом связан с документационным обеспечением управления. В современном обществе дошкольным образовательным учреждениям требуется системный подход к организации управления, следовательно, возникает необходимость документационного обеспечения управленческой деятельности.

Документационное обеспечение управления в дошкольных образовательных учреждениях требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности учреждения. Основные задачи делопроизводства в дошкольном учреждении - это сокращение информационных потоков до оптимального минимума и обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.

Таким образом, качество управления дошкольным образовательным учреждением напрямую зависит от уровня организации делопроизводства. При этом, с ростом дошкольных образовательных учреждений и численности сотрудников вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. К числу наиболее актуальных проблем можно отнести такие направления, как информационно-документационный менеджмент, электронный документооборот, защиту информации, создание электронных архивов и т.д.

Степень изученности проблемы. При написании дипломной работы использовались законодательные и нормативно-методические документы, опубликованные и неопубликованные источники, справочная, исследовательская, научная литература, периодические издания и специальная литература.

Отечественным документоведением к настоящему времени накоплен значительный объем знаний, отраженный в сборниках статей, учебных и методических пособиях, материалах конференций. К сожалению, до сих пор нет крупных монографических исследований по теме нашего исследования. Опубликованные работы представлены в основном учебниками и учебными пособиями и т.д.

Кроме того, при написании дипломной работы были использованы учебные пособия В.И. Андреевой, Т.В. Кузнецовой, JI.A. Дорониной Андреева В.И. Делопроизводство. Организация и ведение. - М., 2010. - 296 с.; Кузнецова Т.В. Делопроизводство - М., 2003. - 360 с.; Доронина JI.A. Основы делопроизводства. - М., 2007. - 182 с., которые содержат информацию, необходимую для делопроизводителей о правилах составления документов по действующим стандартам. Рассмотрены нор- мативно-методическая база, основные понятия и терминология, общие правила работы с документами, включая компьютерные технологии подготовки текстовых и табличных документов. Раскрыты способы и методы оптимизации документооборота, обеспечения конфиденциальности информации. Представлены справочные данные, необходимые для подготовки деловых документов и ведения переписки, для работы с персональным компьютером, решения других вопросов, возникающих в повседневной работе делопроизводителя.

В учебных пособиях Л.М. Маневцевой, Т.С. Орловой, Е.П. Смирновой Маневцева Л.М. Организация делопроизводства в образовательном учреждении - М., 2007. - 215 с.; Орлова Т.С. Организация делопроизводства в образовательных учреждениях - М.,2006. - 384 с.; Смирнова Е.П. Делопроизводство для секретаря. Разработка, хранение и учет служебной документации. - М., 2007. - 312 с. представлены примеры заполнения основных документов учреждения: приказов о приеме, переводе, увольнении работников, справок по персоналу, командировочных удостоверений; приведены образцы оформления записей в трудовых книжках и личных делах работников, примерные образцы трудовых договоров по общеотраслевым должностям руководителей, специалистов, служащих и рабочих, а также примеры должностных инструкций работников. Пособие подготовлено с учетом требований ГОСТ Р 6.30--2003 и Правил ведения и хранения трудовых книжек и дает ответы на основные вопросы организации работы с документами по персоналу.

Так же были использованы публикации в периодических изданиях - таких, как журнал «Делопроизводство» Катузо А.В. Шесть вопросов на тему автоматизации делопроизводства // Делопроизводство. - 1998. - № 1. - С. 35-39; Кузнецов С.Л. Примерное техническое задание на систему автоматизации делопроизводств // Делопроизводство. - 2005. - № 3. - С. 47-52; Сокова А.Н. Электронное делопроизводство // Делопроизводство. - 2000. - № 1.- С. 32--37; Янковская В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии // Делопроизводство. - 2001. - № 1. - С. 21-25; Кузнецова Т.В. Изменение в законодательно-правовой и нормативно-методической базе ДОУ: 2009-2010 гг. // Делопроизводство. - 2011. - №1. - С. 3 - 8; Ее же. Организация делопроизводства требует профессиональных знаний // Там же. - 2010. - №1. - С. 3 - 6., который целесообразно использовать в процессе изучения организации делопроизводства и путей его совершенствования. Тщательно разработанная тематическая группировка библиографических записей делает легко обозримым весь массив статей. При необходимости можно получить исчерпывающую информацию о степени освещенности и разработанности тех или иных тем. Ценно то, что эти сведения весьма полно раскрыты в обзорно-аналитических статьях составителя, вошедших в структуру указателей содержания. Следует отметить публикации в журнале «Секретарское дело» Иритикова B.C. Делопроизводство // Секретарское дело. - 2007. - № 1. - С. 20-27; Кузнецова Т.В. Ведение контроля за сроками исполнения // Секретарское дело. - 1999. - № 4. - С. 3-5; Кузнецова Т.В. Для чего секретарю нужны нормативно-методические документы по делопроизводству // Секретарское дело. - 2002. - № 1. - С. 3-5; Кузнецова Т.В. Инструкция по делопроизводству: порядок составления // Секретарское дело. - 1999. - № 2. - С. 3-6; Кузнецов С.Л. Применение современных технологий в работе с документами // Секретарское дело. - 1996. - № 3. - С. 23-26; Кузнецов C.Л. Автоматизированные системы регистрации и контроля исполнения // Секретарское дело. - 1996. - № 4. - С. 24-29; Максимович Г.Ю. Новые возможности автоматизации делопроизводства // Секретарское дело. - 1999. - № 4. - С. 19-25., которые послужили одним из направлений определения актуальности задач для документирования управленческой деятельности учреждения.

В качестве объекта исследования документационное обеспечение деятельности дошкольных образовательных учреждений.

Предметом исследования является документационное обеспечение управления детского сада №19 - Центра развития ребенка г. Россоши Россошанского муниципального района Воронежской области.

Целью данной работы является изучение организации делопроизводства, а также разработка рекомендаций по совершенствованию документационного обеспечения управления детского сада №19 - Центра развития ребенка г. Россоши Россошанского муниципального района Воронежской области с учетом современной ситуации.

Для достижения цели последовательно должны быть решены следующие задачи:

- изучить историю создания, основные направления и организацию деятельности МДОУ №19, а также организационно-правовой статус учреждения;

- рассмотреть организацию делопроизводства в данном учреждении: проанализировать основные управленческие документы, организацию оперативного и архивного хранения документов;

- разработать основные направления совершенствования документационного обеспечения деятельности МДОУ №19.

Источниковая база. К числу нормативных источников, использовавшихся при написании дипломной работы относятся: Гражданский кодекс Российской Федерации Гражданский кодекс Российской Федерации. - М., 2011. - 544 с., регулирующий общие принципы документационного обеспечения деятельности юридических лиц; Трудовой кодекс Российской Федерации Трудовой кодекс Российской Федерации. - URL: http://www.trkodeks.ru/ (дата обращения: 27.03.2011).; Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» Федеральный закон от 22 октября 2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». - URL: http://www.rg.ru/2004/10/27/arhiv-dok.html (дата обращения: 27.04.2011), определяющий отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности; Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» Федеральный закон от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации». - URL: http://www.rg.ru/2006/07/29/informacia-dok.html (дата обращения: 22.04.2011).; Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - URL: http://www.kadrovik.ru/docs/pr23.05.88n33.htm; Унифицированная система документации. Требования к оформлению документов ГОСТ Р 6.30-2-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - URL: http://zakon.kuban.ru/nd2/2003-3/65st-03.shtml (дата обращения: 27.03.2011)..

Методическую базу исследования составили: Государственная система документационного обеспечения управления, которая устанавливает единые требования к документирования и организации работы с документами; Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.- URL: http://www.businessuchet.ru/pravo/DocumShow_DocumID_162712.html (дата обращения: 27.03.2011)., а также государственные стандарты на документацию и работу с документами, в том числе ГОСТ Р 51141-98 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - URL: http://www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=LAW;n=39999 (дата обращения: 27.03.2011)., в котором закреплено современное толкование терминов и определений по делопроизводству, архивному делу; ГОСТ Р 6.30-2003, устанавливающий состав и расположение на листе бумаги реквизитов, рекомендуемые требования к оформлению документов, тексту и бланкам документов; ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. - URL: http://www.ippnou.ru/article.php?idarticle=003513 (дата обращения: 22.04.2011).. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Требования, определяющие общие принципы управления документацией в организациях.

Важнейшими нормативными документами, используемыми в делопроизводстве дошкольных образовательных учреждений, являются: Закон Российской Федерации «Об образовании», «Типовое положение о дошкольном образовательном учреждении», Письмо Министерства образования Российской Федерации «О направлении пакета образцов документов, реализующих новое положение о ДОУ в РФ» Письмо Министерства образования Российской Федерации от 30.03.1994 № 212/19-12 «О направлении пакета образцов документов, реализующих Типовое положение о дошкольном образовательном учреждении в РФ». - URL: http://www.businesspravo.ru/Docum/DocumShow_DocumID_46847.html (дата обращения: 23.04.2011)., Положение о порядке лицензирования образовательных учреждений Постановление Правительства Российской Федерации от 31.03.2009 № 277 «Об утверждении Положения о лицензировании образовательной деятельности». - Доступ из справ. - правовой системы «Консультант Плюс». и др.

При изучении темы исследования изучены следующие локальные документы:

- учредительные документы (Устав МДОУ №19, учредительный договор, должностные инструкции сотрудников и т.д.);

- распорядительные документы МДОУ №19 (приказы по основной деятельности и по личному составу);

- информационно-справочные документы;

- специфическая документация, образующаяся в деятельности дошкольного образовательного учреждения № 19.

При написании дипломной работы были использованы такие методы научного исследования, как интервьюирование, а именно беседа с сотрудником, ответственным за делопроизводство, наблюдение, изучение документов, анализ особенностей обработки документов в сфере деятельности дошкольного образовательного учреждения; изучение нормативно-правовой базы (законов, постановлений, ГОСТов, положений).

Практическая значимость работы состоит в том, что посредством теоретического и практического изучения современных систем организации делопроизводства мы можем дать рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения деятельности дошкольного образовательного учреждения.

Структура работы. Дипломная работа состоит из введения, трех глав и заключения.

В первой главе дипломной работы дается общая характеристика объекта исследования - МДОУ №19, в частности, рассматриваются история создания, организационно-правовой статус, а также организация деятельности.

Во второй главе дипломной работы проводится анализ документационного обеспечения деятельности МДОУ №19.

В третьей главе разработаны основные направления совершенствования документационного обеспечения управления дошкольным учреждением.

В заключении даны основные выводы и предложения.