1.2 Организация учета простых и особо ценных документов

Органы местного самоуправления или государственные органы, граждане и организации, которые предпринимательской деятельностью занимаются без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения [3]:

- долговременные сроки хранения (более 10 лет, в том числе постоянное хранение);

- кратковременные сроки хранения (менее 10 лет).

В отношении уникальных документов, в том числе особо ценных документов, устанавливается особый режим учета, использования и хранения. Создаются страховые копии данных документов.

В документальном фонде организации могут откладываться документы особой ценности, в которых зафиксированы факты о выдающихся лицах, важные исторические события, автографы выдающихся деятелей государства, партии, культуры: документы, которые в развитии отрасли являются этапными, и т.д.

Уникальные документы необходимо регистрировать в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда России, порядок ведения которого определяется специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

Для уникальных документов составляются листы описания и учета уникальных документов.

Учет особо ценных документов производится по:

- описям особо ценных документов, дел или номерникам (перечням номеров особо ценных дел);

- списку фондов, которые содержат особо ценные документы.

В описях особо ценных документов, дел их прежние учетные номера за ними сохраняются.

Составляется опись особо ценных документов, дел на особо ценные документы одной либо нескольких описей документов, дел архивного фонда в зависимости от количества особо ценных единиц учета (единиц хранения) в данной описи в количестве экземпляров, необходимом для архива.

Если по описи документов, дел большинство архивных документов являются особо ценными, отдельная опись особо ценных документов, дел не составляется, а копируется имеющаяся опись. В этом случае к ней составляется номерник.

Сведения о копировании особо ценных документов, дел с целью создания страхового фонда вносятся в соответствующие описи особо ценных документов, дел или номерники по мере проведения их страхового копирования.

Особо ценные дела хранят обособленно, в возможно лучших условиях, в местах, удобных для эвакуации (и в первую очередь подлежат ей при чрезвычайных условиях).

При сдаче на государственное хранение особо ценных дел вместе с ними передаются страховой фонд и три экземпляра описи. Придавая комплексному усовершенствованию особое значение и развитию работ по созданию страховых фондов документации, которые осуществляются в различных сферах деятельности и ведомствах, в 1995 г. Правительство России приняло постановление о создании единого страхового фонда документации и утвердило об этом фонде Положение.

Страховой фонд составляет совокупность страховых копий. Создается он для сохранения ценной документной информации на случай повреждения либо утраты оригиналов документов. Вместе со страховым фондом создается фонд пользования, задачей которого выступает замена оригиналов копиями при проведении работы по использованию документов [14].

Страховой копией особо ценного документа на бумажной основе является микрофильм страхового фонда (негативный микрофильм первого поколения на фотопленке), а фонд пользования - позитивный микрофильм второго поколения (в двух экземплярах), т.е. который изготовлен с негативного микрофильма первого поколения, предназначен для работы по пользованию в ведомственном архиве, а потом в государственном. Если сама организация изготовить микрофильмы не может, ей необходимо обратиться в архивные или иные учреждения, которые имеют специальную аппаратуру.

Перед передачей на страховое копирование дел они тщательно проверяются, изучается их правильность обработки, физико-химическое состояние, особенности оформления. Передача на копирование оформляется заказом с указанием в нем названий и номеров фондов, номеров дел и описей, количества в каждом деле страниц и листов. Все дела при получении заказа проверяются полистно и сверяются с описями. Отметка о его микрофильмировании ставится в заверительной надписи каждого дела. В архиве учет страховых копий ведется по книге учета выбытия и поступлений фонда пользования и страхового фонда и по описям страхового фонда. За единицу учета страхового фонда копий особо ценных дел принимают физически обособленный рулон независимо от количества занятых на нем фондов, документов, дел.

Опись страхового фонда составляется в четырех экземплярах, три из которых вместе с копиями фонда пользования и страхового фонда передаются на государственное хранение. Составляться опись может на микрофильмы одного либо нескольких фондов. Нумеруются описи в валовом порядке; запрещается перенумерация страховых копий. Данные учета вносятся в опись из книги выбытия и поступления [19, с. 125].

Таким образом, архивное дело - деятельность органов местного самоуправления, государственных органов, граждан и организаций в области организации комплектования, хранения, использования и учета документов Архивного фонда России и иных архивных документов.

Архивом называется структурное подразделение организации или учреждение, которое осуществляет комплектование, хранение, использование и учет архивных документов.

Основная функция всех архивов - обеспечение сохранности документов. Архивные документы выступают материальным носителем с зафиксированной на нем информацией, имеющим реквизиты, которые позволяют его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости информации для государства, общества и граждан.

Учетом документов называют определение их состава и количества в установленных единицах учета и отражение в учетных документах этого состава и количества.

В документальном фонде организации могут откладываться документы особой ценности, в которых зафиксированы факты о выдающихся лицах, важные исторические события, автографы выдающихся деятелей государства, партии, культуры: документы, которые в развитии отрасли являются этапными, и т.д.

Законодательством России запрещено уничтожение документов Архивного фонда России. Все документы Архивного фонда России подлежат государственному учету вне зависимости от их места хранения. Порядок его определяется федеральным органом исполнительной власти, специально уполномоченным Правительством РФ. Уникальные документы также подлежат учету в Госреестре уникальных документов Архивного фонда России.

Необходимо заметить, что документы Архивного фонда России, которые хранятся в муниципальных и государственных архивах, библиотеках, музеях, организациях Российской академии наук, в состав имущества этих архивов, библиотек, музеев и организаций Российской академии наук не входят.