Совершенствование форм управления дебиторской задолженностью организации

дипломная работа

1.3 Основные формы взыскания дебиторской задолженности и особенности их использования

Итак, что же делать, если, несмотря на все усилия, компания все-таки не получила ожидаемую оплату.

Необходимо начинать работу по взысканию дебиторской задолженности [10, С.15]. Для начала необходимо принять решение, каким образом проводить работу по взысканию долга (лучше принимать такое решение до начала работы с товарным кредитом).

Компания может самостоятельно организовать работу по востребованию долга - внутреннее инкассо, или поручить работу с должником сторонней организации (коллекторское агентство) - внешнее инкассо, или продать долг третьей фирме. Передача долга на внешнее инкассо может происходить в следующих случаях [18, С.58]:

взысканием никто не занимается: на предприятии нет квалифицированного персонала по работе с дебиторами;

возможности внутренней инкассации исчерпаны, и предпринятые усилия по взысканию не принесли желаемого результата;

дебитор игнорирует все действия кредитного менеджера и не выполняет свои платежные обязательства;

у дебитора увеличивается число кредиторов и растет общая сумма задолженности;

в кредитной истории дебитора появляются тревожные сигналы (долги, судебные процессы и т.д.);

взысканием никто не занимается: задолженность отложена "в долгий ящик", долг "стареет".

Критерии выбора коллекторского агентства [23, С.18]:

· Компания должна достаточно долго работать на рынке и иметь соответствующий опыт в сфере взыскания долгов. Если компания предлагает инкассо как одну из множества разнообразных услуг - скорее всего, ни о каком профессионализме и высоком качестве обслуживания не может быть и речи.

· Хорошим показателем является известность бренда инкассовой компании на рынке. Дебиторы быстрее заплатят долг посреднику, имеющему в их глазах определенный вес и солидность.

· Немаловажно, как компания обеспечивает клиента информацией. Если клиент передает своего дебитора на взыскание посреднику, это не значит, что он самоустраняется от процесса. При серьезном подходе к делу клиенту предоставят информацию о ходе взыскания через Интернет с перечислением всех действий коллектора, точным указанием взысканных сумм, подлежащих взысканию остатков и других деталей, знание которых необходимо для планирования дальнейшей деятельности. Поэтому при выборе поставщика услуги всегда нелишне поинтересоваться, как предполагается осуществлять обратную связь.

Один из способов возврата средств предприятия - продажа дебиторской задолженности. Обычно такую задолженность покупают предприятия, которые сами являются должниками дебитора. Они заинтересованы в том, чтобы приобрести дебиторскую задолженность со скидкой, а затем предъявить ее к погашению по полной стоимости.

Одним из самых распространенных способов продажи дебиторской задолженности является договор переуступки права требования (так называемая цессия) [22, С.90].

Цеденту и цессионарию для заключения договора не требуется согласия должника, если это прямо не предусмотрено в договоре между должником и цедентом. При этом цедент должен уведомить дебитора об уступке прав требования по обязательствам путем передачи ему документов, подтверждающих этот факт.

По такому договору права передаются в полном объеме, то есть новый кредитор может требовать от должника не только выплаты основного долга, но и уплаты штрафов, пеней, неустоек. К самому договору цессии следует прилагать документы, подтверждающие как саму задолженность, так и ее размер. В идеале таким документом может служить акт сверки взаимной задолженности кредитора и должника.

Существует ряд дополнительных требований, которым должна соответствовать задолженность, чтобы она могла стать предметом договора цессии. Во-первых, переуступить можно только задолженность с не истекшим сроком исковой давности. Чтобы подтвердить "реальность" долга, цедент должен представить цессионарию акт сверки расчетов. Этот документ является как бы преддверием сделки. Во-вторых, реализовать можно только дебиторскую задолженность.

Основные правила, которым должен следовать человек, ведущий переговоры с клиентом по поводу возврата долга, перечислены ниже [27, С.54].

1. Необходимо изучить все документы, связанные с данным клиентом, в том числе кредитную историю, особенности его компании и ведения бизнеса, лиц и порядок принятия решений, сверки бухгалтерских счетов и т.п.

2. Необходимо четко определить политику компании продавца по отношению к данному клиенту. Определить допустимые и недопустимые ходы, возможный порядок взыскания (полностью илипо частям) и предел издержек - предельные сроки, отведенные для взыскания задолженности своими силами или до передачи дела в суд.

3. Все сотрудники компании должны быть ознакомлены с единой политикой компании и технологией работы с дебитором и давать одни и те же ответы в тех случаях, если клиент будет общаться с разными сотрудниками.

4. Все действия должны быть последовательными, и все обещания, данные в письменной или устной форме, должны выполняться - это способствует повышению платежной дисциплины дебитора.

5. Все взаимодействия с клиентом должны иметь четкий результат, выраженный в каких-либо действиях клиента (назначение новой даты платежа, утверждение графика погашения задолженности, частичная оплата и т.п.). Все возможные договоренности рекомендуется фиксировать в письменной форме - при непосредственном контакте дебитору трудно игнорировать требования оплаты, но он может отказаться от своих слов позже.

Итак, если анализ дебиторской ситуации проведен достаточно аккуратно, появляется возможность рационально выбрать наиболее эффективный метод (методы) получения дебиторской задолженности.

Формы взыскания дебиторской задолженности [27, С.56]:

1. Использование возможностей ваших дебиторов;

2. Финансово-кредитная помощь;

3. Окучивание должника;

4. Нарастающее давление;

5. Неожиданное письмо;

6. Предложение о сотрудничестве;

7. Держать руку на пульсе;

8. Региональное воздействие;

9. Приостановка и разрыв деловых связей;

10. Юридическая процедура;

11. Фирменная переуступка долга;

12. Силовая переуступка долга;

13. Факторинг.

Первая форма, по существу, можно рассматривать как своеобразный взаимозачет, и заключается он в том, что при хороших отношениях с дебитором фирма может попросить его ознакомить соответствующего сбытовика с перечнем тех дебиторов, которые есть у самого заказчика.

Этот метод может быть успешно использован лишь тогда, когда у партнеров хорошие взаимоотношения и когда наш дебитор исключительно лояльно относится к своим обязательствам [28, С.109].

Форма "финансово-кредитная помощь". Сегодня в России трудно представить ситуацию, когда поставщик изыскивает, например, в каком-либо банке возможность получения должником кредита для погашения своей собственной дебиторской задолженности. Да и вряд ли найдется банк, готовый делать это для неаккуратного плательщика.

Форма "окучивание должника" хорош, прежде всего, тем, что речь идет о достаточно тонком анализе и оценке различных лиц, составляющих "силовую структуру" заказчика. Если у некоторых из них имеются различного рода увлечения, носящие вполне законный и общественно позитивный характер, то умный и психологически подготовленный сбытовик вполне может использовать этот метод. Речь идет лишь об "условной взятке", которую мы и называем "законной": личная помощь сбытовика в решении какой-то проблемы соответствующего персонала заказчика, использование возможностей оказания поддержки в социально значимых делах и тому подобные виды активности, безусловно, должны выполняться строго в рамках закона и принятых норм деловой этики. Если это так, то вряд ли можно упрекнуть сбытовика в чем-то нехорошем, а улучшение человеческих отношений может привести и к решению вопросов оплаты дебиторской задолженности.

Форма "нарастающее давление" [31, С.17] - скорее формальная поддержка соответствующих усилий сбытовика, нежели реально эффективный способ получить "зависшую" дебиторскую задолженность. Речь идет о том, что, напоминая должнику о необходимости погасить долг, профессионально грамотный сбытовик последовательно использует такие методы контакта, как краткое напоминание по телефону, затем сообщение по электронной почте, затем письмо по факсу, затем официальное почтовое отправление, затем официальный визит с целью получения необходимой информации и т.д. Психологи-маркетологи утверждают, что нарастающее давление ведет к большему эффекту в получении дебиторской задолженности, нежели периодическое использование одного и того же вида контакта.

Форма "неожиданное письмо" [31, С.17] рассчитан в значительной мере на специфику менталитета россиян, которые даже в деловой обстановке остаются весьма чувствительны к неформальному, теплому обращению, рассчитанному на естественные человеческие эмоции. Этот метод должен использоваться крайне редко, только в исключительно важных для фирмы дебиторских ситуациях и только единожды по отношению к данному клиенту. Получение соответствующим руководителем заказчика теплого, выдержанного в "просительных тонах" и исключительно мягких выражениях письма, призывающего обратить внимание на тяжелую ситуацию фирмы и оказать содействие в получении хотя бы части дебиторской задолженности, нередко оказывается весьма эффективным.

Форма "предложение о сотрудничестве" в условиях России, по - видимому, один из самых эффективных: подавляющее большинство наших фирм постоянно решают в своей работе те или иные проблемы, связанные с неразвитой инфраструктурой бизнеса и прежде всего различных сервисов, логистики, вспомогательных и обеспечивающих услуг. Более того, даже чисто производственные задачи, в том числе ремонтные, энергетические и т.п., сегодня во многих случаях решаются с трудом как из-за отсутствия квалифицированного персонала, так и по причине нехватки средств на приобретение оборудования, техники, вспомогательных материалов. В этих условиях фирма может предложить своему должнику определенную помощь в разных сферах в обмен на погашение если не всего, то хотя бы части долга. Причем в некоторых случаях это может быть прямая технологическая помощь, а в других - решение каких-то проблем, связанных с менеджментом, маркетингом и тому подобными функциями.

Форма "держать руку на пульсе" [31, С.18] можно отнести к числу "изредка эффективных". Речь идет о том, что сбытовик собирает и доводит до руководства подразделения и служб информацию о возможных организационных изменениях в статусе и характере деятельности фирмы-должника. Поскольку в современных условиях, в России нарастает своеобразный бум объединений, слияний и поглощений, то иногда может сложиться ситуация, при которой вовремя проявленная кредитором активность в отношении получения долга может привести к положительным результатам именно в связи с предстоящими либо уже проводимыми организационными изменениями.

Форма "региональное воздействие" скорее основан на, своего рода, атавизмах еще советского мышления и порядка вещей, которые, к сожалению, до настоящего времени еще сильны во многих российских регионах. Ни для кого не является секретом, что региональные администрации являются практически полновластными хозяевами на своих территориях, и фирмы, расположенные там, постоянно чувствуют это и стараются не портить отношения с местными властями. Хотя губернатор или мэр города не может, как в прежние советские времена, снять с должности владельца предприятия, но в их силах создать предприятию такие невыносимые условия работы (прежде всего за счет давления различных инспекций, проверок, контрольных органов и т.д.), что владелец вынужден будет добиваться взаимопонимания с местными властями. Именно это обстоятельство и положено в основу метода: если злостный должник расположен в каком-то из регионов с соответствующим благоприятным для фирмы административным климатом и есть некие возможности (в рамках закона!) воздействовать на него через региональные органы, то в ряде случаев это и будет самый эффективный метод. Как с точки зрения этики, так и с позиций хороших отношений с клиентурой данный метод далеко не лучший. Но ведь выше мы не случайно отметили, что этот метод может быть применен только к злостному неплательщику, который к тому же ведет себя неподобающим образом.

Следующая форма "приостановка и разрыв деловых связей" [31, С.18] эффективны в условиях, когда есть достаточно жесткая зависимость успешности работы должника от поставок фирмы-кредитора. Соответственно, и с точки зрения закона, и с морально-этической такие действия будут вполне оправданны. В то же время следует иметь в виду как минимум два негативных последствия частого применения этого метода. С одной стороны, о фирме-поставщике распространяется мнение как о весьма жестком партнере, не желающем заниматься урегулированием конфликтных вопросов, с другой - может оказаться, что такой разрыв деловых связей нарушит некий "сбытовой баланс", уже сложившийся в системе продаж продукции. Одним словом, к этому методу следует прибегать как можно реже. Также отметим, что по существующей международной коммерческой традиции необходимо предупреждать заказчика о таком решении не позднее чем за 48 часов до реального прекращения поставок.

Если мы и ввели осторожное название "силовая переуступка долга" в этот перечень, то только потому, что практика в России все еще, к сожалению, в широких масштабах использует силовые методы получения долгов. Кстати, по данным российских силовых структур, подавляющее большинство преступлений против бизнесменов (в том числе и самых тяжких) в первую очередь связано именно с вопросами долгов. Следовательно, поскольку эта практика имеет место в России, необходимо помнить, что любые обращения к соответствующим структурам сами по себе могут заставить фирму войти в противоречие с законом со всеми вытекающими отсюда последствиями.

Конечно, если говорить о перспективе, то в решении проблем получения дебиторской задолженности руководители организаций значительные надежды связывают с развитием в России "факторинга" [27, С.56]. Сам факт бесперебойного получения основной части денег в оплату за произведенные поставки уже коренным образом меняет положение с использованием оборотного капитала, и понятно, что самое эффективное использование такого механизма - дело прежде всего финансовой дирекции.

Конечно, каждый из этих методов имеет свои достоинства и недостатки, и во многих случаях целесообразно использовать два-три метода в совокупности. В какой-то мере каждый из них, если они грамотно подобраны, будет смягчать недостатки, а иногда и усиливать позитивные стороны других методов. И все же общее правило для эффективного сбыта: как можно реже использовать все эти методы и как можно больше заниматься структурированием, анализом, оценкой и прогнозированием ситуаций с дебиторской задолженностью на базе накапливаемой из года в год статистики и фактографии. Можно сказать, что здесь действует золотое правило механики в приложении к управлению оборотным капиталом: сколько сил потрачено на аналитику и прогноз, столько же их потом будет сэкономлено в трудной и зачастую все-таки опасной для отношений с клиентом области использования методов получения задолженности.

Таким образом, инструментарий, который должен использовать сбытовик, формируя товарно-кредитную политику и управляя оборотным капиталом, вложенным в дебиторскую задолженность, достаточно масштабен и в отдельных случаях имеет определенные операционные сложности. Тем не менее, современные российские сбытовики в наиболее передовых фирмах вполне овладели не только приведенными здесь приемами и методами, но и более тонкими.

Также следует отметить, что методы, рассмотренные нами, являются досудебными. Если перечисленные ранее методы не дают никаких результатов получения дебиторской задолженности, то в ход вступают судебные разбирательства.

Делись добром ;)