1.2 Организация складского хозяйства и учет материалов на складе предприятия

Для учета материальных ресурсов применяют следующие синтетические счета:

Счет 10 «Материалы»;

Счет 11 «Животные на выращивании и откорме»;

Счет 14 «Резервы снижения стоимости материальных ценностей»;

Счет 15 «Заготовление и приобретение материалов»;

Счет 16 «Отклонение в стоимости материалов»;

К счету 10 «Материалы» могут быть открыты следующие субсчета:

10.1 «Сырье и материалы»;

10.2 «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали»;

10.3 «Топливо»;

10.4 «Тара и тарные материалы»;

10.5 «Запасные части»;

10.6 «Прочие материалы»;

10.7 «Материалы, переданные в переработку на сторону»;

10.8 «Строительные материалы»;

10.9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности»;

10.10 «Специальная оснастка и специальная одежда на складе»;

10.11 «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации»;

10.12 «Лом и отходы, содержащие драгоценные металлы»;

10.13 «Временные (нетитульные) сооружения и приспособления».

Обязательной предпосылкой правильного учета материалов и обеспечения их сохранности служит хорошая организация складского хозяйства. Складские помещения должны быть приспособлены к приемке, хранению и отпуску материалов. Для этого помещения складов должны быть изолированы, оборудованы сигнализацией, необходимым количеством стеллажей, ячеек, поддонов, средствами механизации и весоизмерительными приборами. Внутри склада каждая группа, подгруппа и вид материальных ценностей должны храниться в определенном месте в соответствии со строго продуманной системой. К каждому месту хранения прикрепляется материальный ярлык [26, c. 11-15].

Приказом руководителя предприятия устанавливается система материальной ответственности лиц, работающих на складах. С ними заключаются договоры о материальной ответственности. Учет материалов на складах и в кладовых ведется непосредственно материально ответственными лицами (заведующими складами, секциями, кладовыми). В отдельных случаях с согласия материально ответственных лиц допускается возлагать ведение карточек складского учета на учетчиков (операторов).

На складах (кладовых) материально ответственными лицами ведется количественно-сортовой учет материалов. Учет движения материалов ведется в карточках складского учета материалов - ф. М -17. Карточки составляет бухгалтерия по мере поступления приходных документов отдельно на каждый номенклатурный номер материала. Карточки передаются из бухгалтерии под расписку материально ответственному лицу на склад вместе с приходными документами для приемки материалов. В карточках кладовщик делает записи о приходе и отпуске материалов на основании первичных документов. Записи должны быть сделаны в день совершения операции, после чего выводится остаток материалов.

В установленные графиком сроки кладовщик сдает в бухгалтерию приходные и расходные первичные документы. Эта сдача оформляется реестром, в котором указывается количество документов, их номера, сроки и стоимость материалов. Бухгалтер принимает от кладовщика документы непосредственно на складе, проверяет правильность отражения основных реквизитов документов карточках складского учета и заверяют проверку своей подписью, после чего карточки приобретают силу бухгалтерского реестра. Данные реестра, составленного, по каждому складу переносятся в ведомость приходных/расходных документов по структурным подразделениям.

Аналитический учет в организации осуществляется при помощи сальдового метода, то есть кроме карточек складского учета ведутся сальдовые ведомости учета остатков материалов на складах. По истечении месяца кладовщик записывает остатки материалов из карточек складского учета в сальдовую ведомость. Эта ведомость служит для связи складского количественного учета и бухгалтерского стоимостного.

Оперативно-бухгалтерский (сальдовый) метод повышает качество бухгалтерского учета и контроля за состоянием, движением и сохранностью ценностей. Документация по движению материалов и выведению их остатков легко поддается механизированной обработке. К основным принципам этого метода относятся следующие:

- оперативность и достоверность количественного учета на складах, осуществляемого материально ответственными лицами в карточках складского учета материалов;

- систематический контроль работников бухгалтерии непосредственно в местах хранения за правильностью и своевременностью документирования складских операций по движению материалов и ведением складского учета, предоставление работникам бухгалтерии права сверять соответствие фактических остатков материалов в натуре с данными текущего складского учета;

- осуществление бухгалтерией учета материальных ценностей в денежном выражении по учетным ценам в разрезе синтетических счетов, субсчетов, мест хранения - складов и кладовых, материально ответственных лиц и групп материалов, а при обработке документов на ЭВМ - в разрезе номенклатурных номеров;

- систематическая взаимосверка данных складского и бухгалтерского учета путем сопоставления остатков материалов по данным складского учета, оцененных по принятым учетным ценам, с остатками материалов по данным бухгалтерского учета [33, с. 56-57].

Записи по приходу и отпуску материалов в карточки складского учета производятся на основании первичных документов по приходу и расходу материалов в день совершения операций с выведением остатка после каждой записи. Записи операций по отпуску и возврату материалов по лимитно-заборным картам производятся в карточках складского учета по мере закрытия карт, но не позднее первого числа следующего за отчетным месяца. При этом в течение месяца лимитно-заборные карты хранятся вместе с соответствующими карточками складского учета (форма М-12).

Работники бухгалтерии систематически, но не реже одного раза в неделю (декаду) непосредственно на складах в присутствии заведующего складом проверяют правильность и своевременность разноски сведений из первичных документов в карточки складского учета и подтверждают это своими подписями. Выявленные расхождения и ошибки здесь же устраняются. Одновременно с этим работник бухгалтерии производит приемку первичных документов, а заведующий складом - их сдачу.

Приемка-сдача первичных документов оформляется специальным Реестром приемки-сдачи документов (форма М-13).

Проверенный и принятый реестр (форма М-13) вместе с приложенными первичными документами передается для дальнейшей обработки в бухгалтерию предприятия.

С согласия материально ответственных лиц подтверждением приемки-сдачи документов может служить роспись работника бухгалтерии в карточке складского учета о проверке записей по каждой операции.

Для взаимной связи количественно-сортового (складского) учета материалов с данными бухгалтерского учета по каждому складу в бухгалтерии ведется Ведомость учета остатков материалов на складе (форма М-14), которая на практике получила название сальдовой книги. Она открывается в бухгалтерии по каждому складу на год в разрезе групп, подгрупп и номенклатурных номеров с указанием единиц измерения, учетных цен и остатков в натуральном и денежном измерении на первое число месяца [18, c. 15-16].

В течение месяца Ведомость учета остатков материалов на складе находится в бухгалтерии и используется для справочных целей. В конце месяца она передается на склад для переноса сведений об остатках материалов (в натуральном выражении) на конец месяца из карточек складского учета по каждому номенклатурному номеру. После этого она передается в бухгалтерию, где количественные остатки таксируются и подсчитываются итоги по группам (подгруппам) материалов и в целом по счету.

В бухгалтерии синтетический учет движения материалов ведется в денежном выражении.

Все первичные документы по приходу и расходу материалов, поступившие со складов в бухгалтерию, подвергаются сплошному всестороннему контролю. Их проверяют по существу, арифметически, а также в отношении правильности заполнения. Неправильно оформленные документы возвращают на дооформление.

При обработке документов вручную после проверки работниками бухгалтерии они подвергаются таксировке. Затем все приходно-расходные документы группируются по складам, синтетическим счетам, субсчетам и в разрезе установленных отдельных групп и подгрупп материалов по учетным ценам. Итоги подсчетов этих документов записываются в накопительные ведомости синтетического учета материалов (форма М-43). Указанные ведомости ведутся по складам и отдельно по приходу и расходу в соответствии с классификацией материальных ценностей.

В обеспечении экономии товарно-материальных ценностей в процессе хозяйственной деятельности организации большое значение имеет контроль за их наличием и расходованием. Он зависит от особенностей используемых сырья и материалов, технологического процесса их обработки, а также организации снабжения и складского хозяйства, наличия весоизмерительных приборов и мерной тары и других факторов, При этом значительное место среди всех методов контроля отводится инвентаризации производственных запасов.

Основная цель инвентаризации - это проверка и документальное подтверждение фактического наличия ценностей, выявление отклонений от учетных данных и принятие решений по внесению изменений в данные бухгалтерского учета. При инвентаризации проверяются сохранность ценностей, правильность их хранения, отпуска, порядок ведения учета. Результаты инвентаризации материальных ресурсов оформляются инвентаризационной описью товарно-материальных ценностей формы № ИНВ - 3. Она составляется комиссией в одном экземпляре [17, c. 69-70].

На основании описей и актов в одном экземпляре составляются сличительные ведомости по тем ценностям, по которым установлены расхождения. По каждому факту недостач или излишков материально- ответственные лица представляют письменные объяснения. Используя их и данные сличительных ведомостей, постоянно действующая инвентаризационная комиссия устанавливает характер, причины, виновников расхождений и принимает решение о порядке регулирования разниц и возмещения потерь. Свое решение комиссия оформляет протоколом.

1 Выявленные недостачи независимо от причин и виновников, относятся по фактической себестоимости на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»:

Дебет 94«Недостачи и потери от порчи ценностей»; Кредит 10 «Материалы»

2 Списание на издержки производства материалов в пределах норм естественной убыли:

а) Дебет 20 «Основное производство»; Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;

б) Дебет 25 «Общепроизводственные расходы»; Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

3 Отражается сумма НДС:

Дебет 94«Недостачи и потери от порчи ценностей»; Кредит 68 «Расчеты по налогам и сборам».

4 Сумма недостачи по материальным ценностям относится на виновное лицо:

Дебет 73/2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»; Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

С материально-ответственного лица может быть взыскана сумма большая, чем фактическая стоимость материалов (по розничной цене).

5 Если недостача или порча произошла в результате стихийных бедствий, а также если виновность материально-ответственного лица не доказана через суд, то суммы недостачи списываются на убытки:

Дебет 92 «Внереализационные доходы и расходы»; Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

6 Выявленные излишки в ходе проведения инвентаризации приходуются на счет 10 «Материалы» по фактической стоимости:

Дебет 10 «Материалы»; Кредит 92 «Внереализационные доходы и расходы».