Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

- своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат с подотчетными лицами;

- документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения их в состав затрат;

- контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели и другие.

Выдача наличных денег под отчет заключается в предварительной выдаче работнику аванса на предстоящие расходы, при условии полного отчета по ранее выданным суммам. Выданные суммы могут быть израсходованы только на те, цели, на которые они были выданы.

Выдача наличных средств под отчет или на командировку осуществляется согласно законодательству РФ (в частности, согласно законодательству о командировках и нормам расходов). Денежная наличность выдается под отчет только при условии полного отчета данного работника по суммам, выданным ему ранее. Выдача подотчетных сумм оформляется приказом или распоряжением руководителя предприятия. В соответствии с таким приказом (распоряжением) бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер, по которому назначенное подотчетное лицо получает деньги у кассира предприятия [2].

Расходный кассовый ордер обязательно подписывается разрешающим лицом и получателем денег. По исполнении поручения (или в случае невозможности его исполнения) работник, естественно, должен отчитаться перед предприятием.

Наличные денежные средства выдаются на следующие сроки:

- не более 3 рабочих дней - на расходы, производимые в месте нахождения организации;

- не более 10 рабочих дней - на расходы, производимые вне места расположения организации;

- до 30 рабочих дней - в сумме, не превышающей размера одной базовой величины.

Подотчетному лицу выдается аванс в сумме, необходимой для проведения намеченных мероприятий, но только в том случае, если оно не имеет задолженности по ранее полученным суммам.

После выполнения поручения подотчетное лицо обязано представить в трехдневный срок в бухгалтерию авансовый отчет о произведенных расходах.

К авансовому отчету прилагаются все оправдательные документы (счета, квитанции, копии чека, железнодорожные билеты и т.д.) подтверждающие расходы. На документах о приобретении материалов должны быть подписи лиц, принявших под свою ответственность материальные ценности, которые сдаются подотчетными лицами на склад по требованиям-накладным [4]

Представленные авансовые отчеты проверяют в бухгалтерии с точки зрения обоснованности произведенных платежей и их размеров.

Авансовые отчеты проверяются как по форме (полнота и правильность оформления отчетов, заполнения реквизитов), так и по существу (была ли необходимость в произведенных расходах и т.д.).

В случаях непредставления в установленный срок отчетов о расходовании подотчетных сумм или не возврата организации неиспользованных авансов организация вправе производить удержания из заработной платы работников задолженности по подотчетным суммам в порядке, предусмотренном действующем законодательством.

В учетной политике и в графике документооборота следует сразу четко определить перечень документов, на основании которых бухгалтерия оформляет расходные ордера на выдачу подотчетных сумм. Основным документом при ведении операций с подотчетными суммами является авансовый отчет (№ АО-1). Кроме того, используется такой документ, как доверенность [5].

Доверенность - документ, дающий право одному лицу, предъявителю, осуществлять действия, оговоренные в документе, от имени другого, выдавшего документ. Если предприятие выдает сотруднику доверенность, то он действует от имени своего предприятия, и все документы, которые он получит от других предприятий, будут оформлены на имя предприятия, которое он представляет. Он получит и накладную, и счет-фактуру, что позволит предъявить НДС к зачету.

Если сотрудник доверенности не имеет, для других предприятий он - частное лицо. Все, на что может рассчитывать этот сотрудник, - это кассовый и товарный чеки.

Доверенность выписывается в одном экземпляре, регистрируется в специальном журнале регистрации доверенностей и выдается на руки работнику, а у бухгалтера остается корешок от доверенности, в котором указываются все ее реквизиты. Поскольку работник представляет свое предприятие в другой организации, то доверенность и остается в той организации. Когда работник вернется к работодателю, бухгалтер в корешке доверенности сделает отметку о выполнении поручения. В доверенности указывается дата ее выдачи и срок действия. Если в доверенности не указан срок действия, то такая доверенность действует 1 год со дня выдачи. Если в доверенности не указана дата ее выдачи, то такая доверенность недействительна. Для получения материальных ценностей применяют форму доверенности № М-2. После выполнения поручения предприятия или возвращения из командировки сотрудник предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет. Отчет должен быть заполнен самим сотрудником, а не бухгалтером.

Авансовый отчет сдается в бухгалтерию вместе со всеми оправдательными документами, упомянутыми в отчете [6, c. 308]. Если работник направляется в командировку, то издается приказ руководителя о направлении сотрудника в командировку [6].

В финансово-хозяйственной деятельности бюджетного учреждения возникает необходимость отправлять сотрудников в командировку с определённым служебным заданием.

Командированный - это лицо, связанное с предприятием трудовым договором. В приказе указывается, кто, куда, зачем направляется и на какой срок. На основании приказа выписывается командировочное удостоверение, в котором указываются все эти сведения. Правда, есть исключение: если работник отправляется в зарубежную командировку, командировочное удостоверение не выписывается. Работнику должны быть выданы денежные средства на будущие расходы. Прежде всего, предприятие должно определить, как будут оплачиваться расходы на проезд и проживание сотрудника [5].

Командируемый должен получить денежные средства на период командировки, позволяющие ему добраться до места назначения, проживать там и вернуться. Эти выплаты называются командировочными расходами.

Основные принципы расчетов с подотчетными лицами установлены Указанием ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».

Наличные денежные средства выдаются под отчет только сотрудникам, работающим в учреждении. Работники учреждения, которые получили, наличные денежные средства из кассы авансом называются подотчетными лицами. Список подотчетных лиц, которым могут выдаваться наличные денежные средства под отчет, утверждает руководитель. Утвердить такой список руководитель может как в виде отдельного приказа, так и в качестве приложения к приказу об учетной политике. Выдача наличных денежных средств под отчет производится при условии отсутствия за конкретным подотчетным лицом задолженности по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет денежных средств одним работником другому запрещается. Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 0 208 00 000 « Расчеты с подотчетными лицами».

Под отчет денежные средства могут выдаваться на: командировочные, операционные и хозяйственные, и представительские расходы. Выдача денежных средств подотчетным лицам оформляется бухгалтерской проводкой:

Д0 208 00 560 « Расчеты с подотчетными лицами »

К 0 201 34 610 «Касса».

Основанием для выплаты работнику перерасхода по авансовому отчету или внесения в кассу неиспользованного аванса служит авансовый отчет, утвержденный руководителем.

Законодательством РФ установлено, что командировкой считается поездка сотрудника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению руководителя. В командировку может быть направлен только сотрудник, с которым заключен трудовой договор.

С 25.10.2008 вступило в действие постановление Правительства РФ № 749 от 13.10.08 «Об особенностях направления работников в служебные командировки». В Положении №749 определение понятия «командировка» дополнено. Командировкой также признается поездка работника, направляемого в обособленное подразделение командирующей организации, находящееся вне места постоянной работы. Поездка сотрудника, с которым заключен договор гражданско-правового характера командировкой не считается. Если данному сотруднику возмещаются расходы по той или ной поездке, то сумма возмещения является частью его вознаграждения по договору. При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

Командировочные расходы в соответствии с трудовым кодексом включают:

1. расходы по найму жилого помещения;

2. расходы по проезду к месту командировки и обратно;

3. суточные;

4. другие расходы, например оплата услуг связи или почты, произведенная с разрешения или ведома работодателя.

Направлению сотрудника в командировку предшествует оформление служебного задания, приказа о направлении сотрудника в командировку. Служебное задание в одном экземпляре заполняет сотрудник кадровой службы или работник, уполномоченный на это руководителем. Кадровая служба, на основании служебного задания готовит приказ о направлении в командировку. В приказе о командировке указывают фамилию и инициалы командируемого сотрудника, его должность, структурное подразделение, а также цель, время и место командировки. Обязательно в приказе указывают источник оплаты командировочных расходов.

Приказ о направлении в командировку служит основанием для выписки работнику командировочного удостоверения. Командировочное удостоверение можно не выписывать, если работник должен возвратиться из командировки к месту постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. Все командировочные удостоверения регистрируют в специальном журнале типовой формы. Отдельный журнал ведут для регистрации удостоверений сотрудников, прибывших в командировку из других организаций. В каждом пункте назначения сотрудником должны быть отметки о времени прибытия, которые заверяют печатью той организации, куда сотрудник был направлен в командировку. Подотчетные лица обязаны не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Расходы по найму жилого помещения лимитируются в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки, а при отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, - 12 руб. в сутки; на выплаты суточных - в размере 100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке, включая выходные и праздничные дни, дни нахождения пути; по проезду к месту служебной командировки обратно к месту постоянной работы - в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами и др. Лимиты командировочных расходов периодически пересматриваются Правительством РФ.

Возмещение расходов производится учреждениями в пределах ассигнований, выделенных им из федерального бюджета на эти цели, либо за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на эти цели, либо за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание и др. Расходы, превышающие вышеперечисленные лимиты, а также иные расходы, связанные со служебными командировками, если они произведены работником с разрешения работодателя, возмещаются учреждениями за счет экономии средств, выделенных из бюджета на их содержание, а также за счет средств полученных от деятельности, приносящий доход. Расчеты по командировкам в соответствии с Инструкцией по бюджетному учету №174н, учитываются по трем субсчетам:

- 208 12 000 « Расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам» - в части оплаты суточных;

- 208 22 000 « Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг» - по оплате проездных документов;

-208 26 000 « Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих услуг» - в части оплаты проживания.

Что касается НДС при учете командировочных расходов, то здесь действует исключение относительно счетов-фактур: НДС, уплаченный за проживание и проезд, можно принять к вычету без счета-фактуры. Но при этом необходимо, чтобы в документах НДС был выделен отдельной суммой, а это не всегда бывает. Кроме указанных сумм, сотрудник во время командировки получает так называемые суточные [13].

Это сумма, установленная администрацией предприятия и представляющая собой, если так можно выразиться, ((«деньги на карманные расходы)) командированного лица. В соответствии с п. 1 2 ст. 264 НК РФ норматив суточных расходов для целей налогового учета отменен, и, таким образом размер суточных определяется приказом руководителя. Если руководство предприятия установило размер суточных 500 руб. в сутки, и работник, например, направляется в командировку на 9 дней, то ему полагается выдать 4500 руб., и при этом он не будет отчитываться в том, на что он их потратил и потратил ли он их вообще. Суточные полагаются за каждый день командировки, причем день отъезда считается целым днём, и день приезда считается целым днем независимо от того, утром или вечером отбывает или прибывает транспортное средство [13].

Следовательно, мы приходим к выводу, что учет подотчетных сумм ведется по отдельным счетам, в зависимости от цели, на которую выдается аванс, что позволяет контролировать целевое расходование денежных средств, безусловно являющимся важным и основным принципом ведения бюджетного учета.

документальный учет доход денежный