2.3 Проведение инвентаризации материальных ценностей на складе с применением БИС

Полная инвентаризация проводится при полной остановке работы склада и прекращением отгрузки товаров покупателям. Без остановки работы склада возможен постоянный пересчет товара на складе во время рабочего цикла, что позволяет избежать остановки работы склада.

Возможны следующие типы инвентаризации:

· инвентаризация определенной товарной позиции на складе только по ячейкам при наличии указанного товара,

· инвентаризация всех товаров в ячейках хранения,

· инвентаризация пустых ячеек визуально на отсутствие в них товара.

При проведении инвентаризации возможна блокировка ячейки целиком и определенного товара в ячейке. После проведения инвентаризации блокировка снимается и ячейки становятся доступными для проведения складских операций.

Правила и сроки проведения инвентаризации определены Федеральным законом № 129-ФЗ[1], а также Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ[2].

Инвентаризация на складах проводится

· в случае реорганизации или ликвидации организации;

· при смене руководителя;

· при смене материально-ответственных лиц;

· в случае установления фактов порчи, хищения материальных ценностей;

· если произошло стихийное бедствие, пожар или другое чрезвычайное происшествие.

Руководитель своим приказом устанавливает порядок, состав комиссии, сроки проведения инвентаризации и закрепляет в учетной политике предприятия. Инвентаризация может быть как плановой, так и внезапной.

Инвентаризацию можно проводить в любое время, но целесообразнее по состоянию на первое число месяца, когда выводятся остатки в бухгалтерском учете.

Методические указания по проведению инвентаризации имущества и финансовых обязательств определяют правильность проведения инвентаризации и оформления ее результатов.

Необходимым условием проведения инвентаризации является наличие всех членов комиссии и материально-ответственного лица, либо его письменное согласие на проведение инвентаризации в его отсутствие. В противном случае результаты инвентаризации будут признаны недействительными.

После проведения подготовительных мероприятий комиссия переходит непосредственно к моменту оценки наличия материалов в количественном и суммовом выражении и заполняет инвентаризационные описи инвентаризируемого имущества.

В начале первого дня проведения инвентаризации распечатывается инвентаризационная опись материальных ценностей с указанием наименования товара, места его хранения и дополнительных колонок для заполнения комиссией данных о фактическом наличии. Если товар отсутствует в инвентаризационной ведомости, то он складируется в отдельном месте склада и вносится в ведомость написанную «от руки».

Инвентаризационная ведомость после ее заполнения и подписания материально-ответственными лицами и комиссией ксерокопируется и передается оператору для ввода в информационную систему. В программе «1С: Торговля и склад» инвентаризационная ведомость соответствует Унифицированным формам бухгалтерской отчетности и имеет вид табличной формы. Заполнение формы «ИНВ №3» начинается с заполнения реквизитов «Вид ТМЦ»,выбирается реквизит «ТМЦ на местах хранения», затем через реквизит «Материально- ответственное лицо» выбирается сотрудник, который несет материальную ответственность за инвентаризируемое имущество. Реквизиты «Материально-ответственное лицо» и «Члены комиссии» заполняются путем выбора нужного элемента из справочника «Сотрудники»

Заполнение табличной части документа осуществляется нажатием кнопки «Заполнить»

Рис.8 Документ «Инвентаризация товаров на складе»

После этого печатается «Ведомость отклонений» и анализируются ошибки, выявляются их причины и принимаются меры к их устранению, если это описки, неточности в почерке и т.п.

Рис.9 Ведомость отклонений

После подведения инвентаризации документы передаются в бухгалтерию для отражения в учете результатов.

Излишки приходуются по текущим рыночным ценам и отражаются по кредиту счета 90.1 «Доходы, принимаемые для целей налогообложения», а недостачи относятся на счет 94 «Недостачи и порча имущества» в корреспонденции со счетами учета материалов для последующего взыскания с виновных. В налоговом учете недостачи принимаются к расходам, а излишки являются доходом и учитываются при расчете налогов.

Автоматизация складского учета позволяет улучшить качество проводимых инвентаризаций. Кроме выявления недостач или излишков информационные системы позволяют упорядочить логистику склада, оптимально разместить на складе материальные ценности, навести порядок в документообороте, выявить слабые стороны взаимоотношения сотрудников склада с операционной системой автоматизированного учета материальных ценностей на складе.