3. Програми із систематизованого обліку документів

На сьогоднішній день на українському ринку є кілька програм із системи обліку документів.

Однією з таких програм є система обліку документів „Канцелярія”, що призначена для автоматизації документообігу на підприємствах різного профілю й масштабу. На відміну від програмного продукту „Система учета документов «Канцелярия»” інтерфейс та усі текстові повідомлення виконані українською мовою. Увесь документообіг поділяється на три основних потоки: вхідні, вихідні та внутрішні документи. Контроль виконання доручень по вхідній кореспонденції здійснюється на всіх етапах руху документів усередині організації (багаторівневий контроль) у різних площинах: по всьому документу, за окремими пунктами документу, за окремими дорученнями керівництва - резолюціям, за виконавцем.

Функції системи:

- реєстрація документів;

- введення текстів резолюцій і призначення виконавців;

- реєстрація руху документів усередині організації, включаючи переміщення паперових оригіналів і паперових копій документів і відповідних резолюцій; графічне відображення цього руху у вигляді „дерева документів”;

- забезпечення автоматизованого контролю проходження документів у підрозділах організації з моменту їх отримання або створення до завершення виконання (відправка вихідного документу або інформування керівництва з тематики доручення);

- забезпечення автоматизованого контролю виконання доручень за вхідним документом в цілому, а також за окремими пунктами документу й за кожним виконавцем;

- контроль за виконанням доручень за заданими інтервалами часу з автоматичним контролем виконання всередині кожного інтервалу;

- автоматичний запуск перевірки на наявність „прострочених” документів при початку роботи системи;

- видача звітів за підрозділами, виконавцями, видами документів тощо, формування реєстру документів вхідної і вихідної кореспонденції;

- пошук документів за їх змістом, текстом резолюцій та набором реквізитів;

- фіксація реєстрації повторних та вторинних документів;

- адміністрування, розподіл прав доступу до роботи з документами для різних користувачів, настройка, підтримка довідників;

- інтеграція із системами створення документів (текстовий редактор Word, система розпізнавання Fine Reader).

Що ж до параметрів, система функціонує в середовищі „1С: Підприємство” з будь-яким набором встановлених компонентів (Бухгалтерський облік, Оперативний облік, Розрахунок).

Інша програма - БД НАУ - ЭКСПЕРТ+РУССКОЯЗЫЧНАЯ. Унікальність цієї системи в тому, що вона не має аналогів в Україна. Містить понад 125 тисяч перекладів документів та допоміжних матеріалів. Її переваги над автоматичним перекладачем очевидні:

- автоперекладач не робить офіційних перекладів; - автоперекладач може "перекрутити" юридичний зміст тексту; - системи з автоперекладачем не можуть шукати документи за російськими словами.

Система містить офіційні переклади законів України та редакторські переклади підзаконних актів України. Редакторські переклади документів не мають офіційного статусу і захищені законодавством України з авторського права.

ІНФОРМАЦІЙНИЙ СКЛАД СИСТЕМИ:

Нормативно-правова база

· Верховна Рада України: Конституція, кодекси, закони, постанови.

· Президент України: укази.

· Кабінет Міністрів України: постанови, декрети.

· Міністерства та відомства України - нормативні акти, зареєстровані в Мінюсті, а також вузьковідомчі документи: листи, розяснення, розпорядження.

· Міжнародні угоди: двосторонні угоди України, міжнародні конвенції.

· Органи влади СРСР та УРСР: чинні нормативні акти.

· Органи влади Автономної Республіки Крим.

Судова практика

· Конституційний Суд України: рішення, висновки, ухвали.

· Верховний Суд України: постанови пленуму, ухвали судових колегій, розяснення, листи.

· Вищий Господарський Суд України: постанови, рішення, листи.

· Вищий Адміністративний Суд України: постанови і рішення.

Аналітика

· Консультації, погляди, розяснення: дайджести статей з поточних економічних питань, ексклюзивні аналітичні статті правозастосувального характеру, офіційні повідомлення та розяснення органів державної влади.

· Тематичний класифікатор: тематичні добірки нормативних актів у сферах підприємництва, податкового, митного законодавства, міжнародного права, зовнішньоекономічної діяльності, бухгалтерського обліку.

· Моніторинг: щотижневий огляд нових нормативних актів.

Довідники

· Каталог публікацій нормативних актів у офіційних та відомчих виданнях.

· Словник термінів: визначення термінів із посиланнями на відповідні закони, підзаконні акти, судові рішення, міжнародні угоди.

· Зведені таблиці: щоденні курси валют НБУ, індекси інфляції, розміри облікової ставки, мінімальної зарплати, пенсії, податкового мінімуму, список офшорних зон і т. ін.

Бланки, форми

· Бланки звітності у Word-форматі, готові до заповнення та друку.

· Типові документи: нормативно затверджені типові документи: договори, форми, бланки, правила, положення і т. ін.

ІV. ВИКОРИСТАННЯ ІНТЕРНЕТ-ТЕХНОЛОГІЙ ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦІЯ КАТАЛОГІЗАЦІЇ ДОКУМЕНТІВ

Каталогізація документів проводиться з метою систематизування документів державного масштабу чи документів певної організації, підприємства. Каталоги - ключ до довідково-інформаційного забезпечення діяльності підприємств, організацій, державних установ, зокрема їх можна вважати своєрідним довідниками - збірниками нормативно-правових актів, шаблонів документів тощо.

Сучасний документообіг певного підприємства - це не лише паперові документи, а й змішані системи традиційних та електронних ресурсів. На відміну від традиційних фондів, які створюються повільніше, електронні ресурси створюються значно швидше, і вже сьогодні виникає проблема не їх накопичення, а їх зберігання і спільного використання. Документообіг, архів нового типу - віртуальний каталог, де можна знайти не лише те, що складає фонд даного сховища, але й миттєво отримати інформацію щодо історії певного документу, ознайомитися із його повною версією. Таку можливість дає каталогам Інтернет.

Інтернет - це глобальна система, що обєднує понад 100 тис. локальних, корпоративних і відомчих мереж, більш 10 млн. компютерів і 200 млн. користувачів. Інформаційні ресурси зберігаються в Інтернеті на WWW-серверах, а програмна продукція на FTP-серверах. Для встановлення місцезнаходження потрібної інформації в Інтернеті створено понад 200 спеціалізованих пошукових серверів, які можна розглядати як каталоги ресурсів глобальних компютерних мереж. В Україні понад 1100 серверів. Це досить велика цифра для України.

Сучасні інформаційні Інтернет-технології розвиваються за двома напрямками:

- надання доступу до корпоративних каталогів організацій; - створення інформаційних Web-сайтів.

Ці напрямки автоматизації процесів каталогізації спираються на два варіанти рішень:

- автоматизація внутрішніх процесів документообігу, повязаних із технологічним циклом традиційної роботи паперовими документами - обробка вхідної кореспонденції, контроль виконання резолюцій, контроль виконання кожного з виконавців тощо;

- автоматизація процесів, орієнтованих на створення повнотекстових електронних документів, їх зберігання, пошук і видача безпосередньо в електронній формі [7, 30].

Крім того, Інтернет-технології, які використовуються при створенні сайтів, суттєво розширюють довідковий сервіс, поєднуючи пошук по внутрішнім ресурсам організацій з відсилкою користувача до інформації, яка знаходиться безпосередньо в Інтернеті. По суті сучасні каталоги документів починають функціонувати одночасно, як зовнішні та внутрішні електронні каталоги.

За допомогою Internet користувач може отримати наступні послуги: -дізнатися, які документи знаходяться у базі даних певної організації; - користуватися багаточисельними тематичними базами даних, які акумулюють інформацію з усіх сфер практичної і наукової діяльності; - переглядати, а при необхідності й імпортувати на свої компютери файли повнотекстових баз даних оцифрованих документів; - обмінюватись звуковою і мультимедійною інформацією; - брати участь в телеконференціях (що звучить просто фантастично). Все це можна мати просто зараз, завдяки використанню основних режимів Інтернету. В першу чергу до них відносяться базові програмні засоби: - електронна пошта (використовується підприємствами для відсилки і отримання кореспонденції, доставки електронних документів в електронних конференціях);

- віддалений доступ, який дозволяє місцевому компютеру підключатися до віддаленого компютера, також підключеного до Internet в якості термінала (можна користуватися ним для підключення до чужих каталогів, баз даних, мереж);

- передача файлів, або FTP (використовується для електронної доставки документів, "анонімного" розповсюдження інформації і передачі каталогізованих записів).

Звісно, глобальна автоматизація не вирішується за один день. Впроваджуючи Інтернет-технології, доведеться зіткнутися з певними проблемами. Навіть, якщо ваше підприємство підключилося до Інтернету, це зовсім не означає, що ви миттєво зможете скористатися всіма благами цього нововведення. У першу чергу необхідно взяти в штат професійного адміністратора мережі і навчити телекомунікаційний штат, який буде здатний працювати із різноманітними операційними системами і підтримувати функціонування технічних засобів та програмного забезпечення. Крім того, робота в Інтернеті потребує кардинальної перебудови всіх традиційних служб, і в першу чергу інформаційного відділу та підрозділів аналітичної обробки інформації, а з часом вплив Інтернету відібється на технології традиційних процесів каталогізації і зберігання. Для оптимізації роботи слід мати спеціально підготовлені кадри, які орієнтуються у багаточисельних каталогах і базах даних, що представлені в Інтернеті, створити сектор інформаційно-технічного забезпечення, в який увійдуть програміст та провідний інженер, в обовязок яких буде проведення підготовки співробітників до роботи в Мережі.

Головна мета - створити розгалужену систему каталогів документації. Інтернет дає можливість отримати не лише вихідні дані певного документу, а й повний текст документу. Важливим напрямком інформаційного обслуговування першоджерелами з використанням Інтернету - є електронна доставка документів. Це можна розглядати як розвиток традиційного МБА, коли можна провести on-line пошук потрібної інформації віддалених ЕК, замовити необхідні першоджерела і отримати документ за допомогою факсимільного апарату або по E-mail. Сьогодні електронна доставка є дуже актуальною в Україні в звязку із неналежною повнотою комплектування.

Одним із стратегічних рішень в питаннях електронної каталогізації є запровадження обовязкової опредметизації кожного, без виключення, документу, що потрапляє до електронного каталогу, та запобігання скорочень кількості елементів вихідних даних в електронному записі.

Одним із пріоритетних завдань є створення механізму доступу через Інтернет до власних електронних каталогів, що дасть можливість відділеного контролю виконання доручень і. т. ін. Як зазначалося в минулому розділі, доступ може бути повним або частковим за вирішенням керівництва.

Автоматизація діловодства й документообігу сприятиме автоматизації створення каталогу документів, оскільки в процесі документообігу власне й створюються електронні бази даних, які залишається лише укомплектувати за необхідними секторами й забезпечити доступ до наявних баз даних через он лайн каталог засобами мережі Інтернет.

Оскільки процес документообігу ще автоматизований ще не повною мірою, у роботі більшості підприємств наявна змішана система документообігу: коли функціонують паперові документи поруч із електронними. У звязку із цим варто впроваджувати роботу з оцифровки паперових документів для оптимізації процесу автоматизації. Робота з оцифровки, як правило, ведеться за двома напрямами:

Перший напрямок - це створення графічних копій кожної сторінки документів.

Другий напрямок - це переведення паперових видань у текстовий формат. Такий метод потребує декількох етапів:

§ сканування документу (тобто створення графічної копії першоджерела);

§ обробка графічної копії програмою оптичного розпізнавання тексту для переведення тексту з графічного представлення у текстовий формат компютера;

§ корегування орфографічних помилок в тексті, допущених програмою оптичного розпізнавання;

§ електронна публікація матеріалу у одному із загальноприйнятому форматі. Слід зазначити, що такий метод хоч і потребує більших затрат, але має і певні переваги -- оцифровані таким чином матеріали дають можливості повнотекстового пошуку.