2.2 Технология реализации стадий учетного цикла

Рассмотрим особенности реализации учетных задач в условиях названных вариантов организации автоматизированного бухгалтерского учета.

На первой стадии учетного цикла первичная информация регистрируется на бумажном носителе в форме первичных документов, данные которых вводятся бухгалтером в ПЭВМ. В автоматизированных системах учета первичные учетные документы могут быть напечатаны на компьютере по данным документов -- оснований совершения хозяйственных операций.

Первичные учетные данные можно зарегистрировать на машинном носителе (на дискете), что способствует уменьшению объемов ручного ввода данных. Записать исходные данные на машинный носитель возможно в местах выполнения хозяйственных операций. Например, на складе материально-производственных запасов установлены устройства измерения и регистрации данных. Основная роль бухгалтера на первой стадии учетного цикла в случае представления первичной учетной информации на машинном носителе сводится к контролю ее достоверности, один из вариантов которого состоит в сопоставлении описей полученных и введенных в ЭВМ данных.

На второй стадии учетного цикла сведения о хозяйственных операциях накапливаются во внутримашинном информационном фонде АРМ, который позволяет исключить многочисленные книги, тетради, папки и другие способы группировки и хранения информации, характерные для ручных вариантов учета.

Наряду с учетной информацией о текущих событиях в деятельности организации, например о поступлении товаров на склад, в памяти ПЭВМ хранятся данные, которые можно отнести к условно-постоянным (справочные данные о сотрудниках организации, технико-эксплуатационные характеристики основных средств, реквизиты поставщиков и покупателей). Подобная информация вводится в информационный фонд однократно, корректируется по мере изменения и многократно используется в процессах обработки.

Хранение в машиночитаемом виде условно-постоянной информации позволяет сократить трудоемкость подготовки первичной учетной информации. Так, создание массива -- справочника работающих в организации позволяет, обеспечив ручной ввод кодового обозначения или табельного номера работника, выбрать из справочника все необходимые для получения выходной информации сведения: фамилию, имя, отчество; должность; признак квалификации и т.п.

В целях предупреждения потерь и искажений информации создаются копии информационного фонда АРМ на внешних машинных накопителях информации.

Высокое быстродействие современных компьютеров при выполнении как арифметических, так и логических (группировка, сравнение, выборка и др.) операций обработки данных дает возможность достаточно быстро и практически без участия бухгалтера обобщить сведения, требуемые для формирования регистров хронологического, аналитического, синтетического и сводного учета, а также бухгалтерской отчетности.

В малых организациях, использующих преимущественно упрощенную форму бухгалтерского учета, на базе АРМ бухгалтера формируются журнал учета хозяйственных операций Главная книга. В зависимости от принятой четной политики дополнительно могут формироваться регистры аналитического и синтетического учета (ведомости учета основных средств, материально-производственных запасов, заработной платы, финансово-расчетных операций и др.)

Формы получаемых с применением компьютеров регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несущественно отличаются от привычных для бухгалтера. Традиционные пронумерованные и прошнурованные рукописные книги заменяются напечатанными на компьютере ведомостями, которые в течение учетного периода комплектуются в накопительные регистры. В ведомостях по сравнению с типовыми регистрами бухгалтерского учета может изменяться в соответствии с возможностями устройств вывода информации размещение последней, несколько учетных регистров могут объединяться в одном печатном бланке.

К преимуществам автоматизированного учета относится возможность выдачи информации в регламентном режиме (например, ежедневно, еженедельно, ежемесячно, раз в год и т.п.) и по запросам пользователей. Ответы на запросы формируются и могут выводиться на экран терминала либо на печать в форме ведомостей, в виде схем, графиков в зависимости от технологического процесса обработки данных, запросов бухгалтера и персонала других служб организации.

В третьем варианте организации автоматизированного учета информационный фонд создается исходя из потребностей не одного, а Всех обслуживаемых компьютерной сетью пользователей с учетом организации обмена данными между комплексами задач учета и других функций управления как в пределах АРМ, так и между ними. Организация обмена данными по сети обеспечивает возможность одновременного доступа различных пользователей к любой разрешенной ин формации.

Принципиальная схема организации автоматизированного бухгалтерского учета на базе сети ЭВМ изображена на рис. 2

2.3 Выбор пакета прикладных программ (ППП) бухгалтерского учета

Для реализации автоматизированного учета используются пакеты прикладных программ. Отличаясь в деталях, автоматизированные формы бухгалтерского учета на базе ППП характеризуются общими принципами, среди которых достаточно указать такие, как:

минимизация ввода исходной информации;

возможность автоматизированного формирования первичных документов, регистров хронологического, аналитического, синтетического, сводного учета и отчетности (при необходимости в соответствии с требованиями не только отечественных, но и международных стандартов);

своевременность представления информации по регламенту и по запросам в виде ведомостей, видеограмм, графиков и других наглядных форм;

создание единого внутримашинного информационного фонда, обеспечение контроля доступа к данным, сохранности и целостности информации.

При выборе программных продуктов для решения задач бухгалтерского учета следует принимать во внимание экономические и организационные особенности предприятия, а также требования, предъявляемые к ППП.

Основные из них следующие:

прохождение тестирования и соответствующей сертификации;

наличие товарного вида и надежного сопровождения;

право на получение консультаций («горячая» линия)

модульный принцип построения системы, позволяющий выбирать ее конфигурацию в зависимости от размеров предприятия;

одновалютное и многовалютное исполнение;

органическое единство бухгалтерского учета и финансового анализа;

необходимый уровень детализации аналитического учета;

простота освоения и удобство системы в работе.