1.2 Документальное оформление начисления амортизации основных средств

На Молодечненском управлении буровых работ ОАО «Белтрансгаз» применяется журнально-ордерная форма бухгалтерского учета. В основе журнально-ордерной формы бухгалтерского учёта лежит принцип накапливания данных первичных документов путём использования накопительных ведомостей.

Применяется перечень типовых форм первичной документации, которыми оформляются операции по движению основных средств, прочих внеоборотных активов, а также учёту амортизации основных средств.

Основными регистрами бухгалтерского учета являются:

· главная книга;

· журналы-ордера;

· оборотные ведомости.

Хозяйственные операции отражаются в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группируются по соответствующим счетам бухгалтерского учета. Хозяйственные операции отражаются в бухгалтерском учете обособленных подразделений (филиалов) по месту их возникновения.

Соответствие данных аналитического и синтетического учета проверяется на 1-е число каждого месяца лицами, должностными обязанностями которых предусмотрено ведение соответствующих счетов. Указанные лица своей подписью подтверждают правильность оборотов за месяц и сальдо главной книги и несут ответственность за их достоверность.

Принятие объектов основных средств к бухгалтерскому учету при вводе в эксплуатацию осуществляется на основании утвержденного генеральным директором (его заместителем) или начальником обособленного подразделения (филиала) акта о приеме-передаче объекта основных средств формы ОС-1, который составляется Комиссией на каждый отдельный инвентарный объект, и иных документов, в частности подтверждающих их государственную регистрацию в установленных законодательством случаях. Один из экземпляров указанных актов передается в бухгалтерию, которая согласно этим документам, открывает соответствующую инвентарную карточку (форма ОС-6). Принятие обособленными подразделениями (филиалами) к учету объектов, завершенных строительством, реконструкцией, или модернизированных объектов производится на основании распоряжения заместителя генерального директора по капитальному строительству, авизо бухгалтерии аппарата Молодечненского управления буровых работ ОАО «Белтрансгаз», расшифровки с перечнем объектов основных средств и указанием их стоимости, за подписью начальника отдела по освоению инвестиций и статистической отчетности в строительстве.

Предварительно перечень формируется в обособленных подразделениях (филиалах) Комиссией на основании проектно-сметной документации и в соответствии с нормативными сроками службы основных средств. Подписанный заместителем начальника обособленного подразделения (филиала) по строительству, всеми заинтересованными специалистами и согласованный со службами эксплуатации аппарата по направлениям Перечень передается в отдел по освоению инвестиций и статистической отчетности в строительстве за месяц до запланированного ввода объекта.

По объектам, модернизированным собственными силами обособленных подразделений (филиалов) или по договорам обособленных подразделений (филиалов) порядок принятия к учету аналогичен. Ответственность за издание распоряжения и оформление расшифровки возлагается на заместителя начальника обособленного подразделения (филиала) по капитальному строительству.

Определение шифра амортизации, нормативного срока службы и срока полезного использования производится Комиссией.

Комиссии обособленных подразделений (филиалов) согласовывают с производственными отделами филиала шифры амортизации, нормативные сроки службы и сроки полезного использования (кроме мебели и хозяйственного инвентаря).

В акте формы ОС-1 указывается нормативный срок службы и срок полезного использования объекта. В случае совпадения этих сроков отдельный протокол не оформляется. При несовпадении срока полезного использования и нормативного срока службы объекта оформляется протокол заседания Комиссии с указанием причин отклонений.

Инвентарные номера присваиваются работником бухгалтерии в момент принятия объектов к бухгалтерскому учету с оформлением инвентарных карточек (форма № ОС-6), в которых на основании акта приемки-передачи основных средств (форма № ОС-1) приводится подробная техническая характеристика объектов с отметкой о содержании драгоценных металлов при их наличии и перечень технической документации.

На каждый принятый в эксплуатацию объект основных средств комиссией, назначенной приказом руководителя завода, составляется Акт приёмки-передачи (внутреннее перемещение) основных средств, в котором указывается первоначальная стоимость объекта, краткая техническая характеристика, место эксплуатации. К акту прилагается техническая документация относительно данного объекта. Акт составляется в одном экземпляре на каждый отдельный объект. При передаче основных средств другому предприятию акт составляется в двух экземплярах (для предприятия, которое получает, и предприятия, которое передает основные средства). При передаче в цех объекта основных средств, изготовленного собственными силами, к акту прилагается также приемо-сдаточный акт, свидетельствующий о передаче изготовленного основного средства цехом-изготовителем на склад, приказ председателя правления о передаче данного средства цеху - получателю, паспорт, калькуляция затрат на производство.

Каждому объекту присваивается инвентарный номер, который наносится на сам объект и в дальнейшем проставляется во всех документах, которые отражают движение объекта, а также в инвентарной карточке и инвентарных списках. Этим предупреждается путаница в учёте, обеспечивается контроль за сохранностью основных средств. Инвентарный номер присваивается на всё время эксплуатации объекта до списания. Нумерация инвентарных объектов строится по серийно-порядковой системе.

Инвентарные карточки сверяются с данными синтетического учёта. Для пообъектного учёта фондов в местах нахождения у материально ответственных лиц ведутся инвентарные списки основных средств (форма ОС-9).

Ежемесячные итоговые данные инвентарных карточек на поступившие объекты должны записываться в карточки учёта движения основных средств, которые ведутся в разрезе групп основных средств. Однако на Молодечненском управлении буровых работ ОАО «Белтрансгаз» эти карточки не ведут, а информация относительно групп основных средств заносится в компьютер и в конце каждого месяца составляется сводная ведомость учёта балансовой стоимости объектов, поступившим на предприятие, а также ведомость на вводимые в эксплуатацию основные фонды, где данные сгруппированы по группам - промышленно-производственные фонды, производственные основные фонды, непроизводственные основные фонды. В разрезе каждой группы основные фонды группируются по цехам. Балансовая стоимость по каждой группе основных фондов подсчитываются в разрезе 3 групп для получения информации о стоимости основных средств, на которую будет начисляться амортизация.

Для регистрации инвентарных карточек применяется опись инвентарных карточек. Эта форма составляется в одном экземпляре в бухгалтерии с целью контроля за сохранностью карточек. Так как на предприятии находится большое количество основных фондов, то данную форму не нашла своего применения.

Внутреннее перемещение основных средств (из цеха в цех) оформляется Актом приёмки-передачи на внутреннее перемещение основных средств, который составляется в двух экземплярах: первый сдаётся в бухгалтерию и служит основанием для записи в инвентарной карточке; на основании второго делается сдатчиком отметка в инвентарном списке о выбытии объекта. Акт на внутреннее перемещение составляется в двух экземплярах в том отделе, который сдает основные средства. Завершение работ по капитальному ремонту, реконструкции, модернизации основных средств оформляется актом о приемке-сдаче отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств (форма ОС-3). Определение срока полезного использования модернизированного (реконструированного) объекта (продление или сохранение на прежнем уровне) осуществляется Комиссией, продление срока полезного использования согласовывается с соответствующими производственными отделами.

Ответственным за представление в бухгалтерию акта о приемке-сдаче отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств (форма ОС-3) является лицо, у которого в подотчете находился ремонтируемый (модернизируемый) объект.

Сведения о капитальном ремонте отражаются в акте о приемке-сдаче отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств (форма ОС-3), который составляется обособленным подразделением (филиалом), за которым закреплено основное средство, и подписывается им совместно с обособленным подразделением (филиалом), проводившим ремонт, для внесения соответствующих записей в карточку учета основных средств (форма ОС-6).

Для начисления амортизации используется разработочная таблица формы №03-14 «Расчёт амортизации основных средств», данные которой служат обоснованием для отражения в учёте суммы начисленной амортизации и износа основных средств и нематериальных активов. Сумма начисленной амортизации включается в затраты тех участков производства, где находятся в эксплуатации основные средства На Молодечненском управлении буровых работ ОАО «Белтрансгаз» для расчёта амортизации применяется ведомость распределения балансовой стоимости, амортизационных отчислений и износа по участкам и балансовым счетам, где информация сгруппирована по каждому цеху. В данной ведомости указаны балансовые счета учёта объектов, на которые начисляется амортизация, первоначальная и балансовая стоимости объекта, сумма амортизации за месяц и квартал, общая сумма износа.

В рамках действующего законодательства предприятие имеет право безвозмездно передавать другим юридическим лицам, продавать основные средства, а также ликвидировать их в случае физического и морального износа.

Переданные основные средства оформляются актом приёмки-передачи основных средств, который затем передаётся получателю этих средств и является основанием для принятия на учёт данного основного фонда. Для учёта переданных и списанных основных средств с баланса предприятия ведётся справочная ведомость по списанным и переданным основным фондам, где имеются данные по каждому наименованию основных фондов - цех, причина списания, срок службы, первоначальная стоимость и сумма износа.

Выбытие основных средств оформляется Актом на списание основных средств по форме ОС-3, в котором показывается первоначальная стоимость выбывшего объекта, сумма износа, остаточная стоимость, причина выбытия объекта, расходы, связанные с выбытием объекта, сумма полученного дохода. Акт составляется в двух экземплярах комиссией, которая утверждена приказом руководителя. На основании акта делают в материальной бухгалтерии соответствующие записи в инвентарных карточках и инвентарных списках. На основании данных актов по результат каждого месяца составляется ведомость балансовой стоимости объектов, ликвидируемых по заводу, которая ведется в разрезе групп основных фондов с указанием балансовой стоимости ликвидируемых объектов.

На основании первичных документов по учёту основных средств, а также накопительных и группировочных ведомостей, которые были описаны ранее, составляется сводная ведомость наличия основных средств за квартал в разрезе групп основных фондов. В ней раскрыта информация относительно количества фондов, первоначальной и балансовой стоимостей, суммы износа, суммы амортизационных отчислений за месяц и квартал.

Согласно законодательству, переоценке подлежат все основные средства, числящиеся на балансе организации по состоянию на 1 января, как действующие (в том числе и самортизированные), так и находящиеся в запасе, на консервации, а также основные средства, сданные в аренду либо в безвозмездное пользование. Переоценку основных средств, сданных в аренду либо в безвозмездное пользование, осуществляет та организация, на балансе которой эти основные средства числятся.

Первичным документом по проведению переоценки основных средств является Ведомость переоценки основных средств по состоянию на 1 января, которая составляется на основании инвентаризационных описей, инвентарных карточек учета основных средств, технических паспортов и другой технической документации. Записи производятся отдельно по каждому объекту.