2.2. Методы унифицированного текста

Текст документа может быть представлен в виде анкеты, таблицы, связного текста (трафарета) или путём комбинации этих форм.

Анкета – это форма представления текста документа, построенная по принципу «вопрос - ответ».

Связный текст может быть составлен произвольно или на основе трафарета, содержащего постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации. При составлении писем, факсов, контрактов, справок, актов и других документов об однотипной информации широко используются трафаретные тексты (бланки).

Наличие трафаретного текста с пропусками для ввода переменной информации освобождает от необходимости каждый раз обдумывать, как составить документ, позволяет сосредоточиться на его фактическом содержании, т.е. не на том, как написать, а что написать, страхует от пропуска необходимой информации, значительно ускоряет подготовку самого документа и его восприятие. Практически составитель заполняет заранее составленный проект документа.

Лучшей формой для наглядности и удобства сопоставления информации является таблица. Оформление таблиц регламентирует ГОСТ Р-1.5-92. В нём приведены обязательные элементы таблицы и порядок их графического расположения (табл.2.1).

Таблица 2.1

Заголовок таблицы

Таблица может иметь заголовок (название), который кратко, но точно отражает её содержание. Он пишется над таблицей посередине с прописной буквы. После заголовка точка не ставится. Таблица помещается сразу под текстом, где она впервые упоминается, или на следующей странице. Можно дать таблицу и в приложениях к основному документу.

Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной буквы, а заголовки граф – со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. Заголовки и подзаголовки граф указывают в единственном числе. В конце заголовков и подзаголовков таблиц точки не ставятся.

При размещении таблицы на нескольких страницах вверху таблицы повторяются заголовки граф или, если графы пронумерованы – номера граф. Необходимо обратить внимание, что в стандарте теперь рекомендуется закрывать боковые части таблицы.

Таблицы с информацией текстового характера составляются непосредственно в текстовом редакторе MS Word. Если же таблицы содержат переменные цифровые величины и требуется пересчёт цифровых данных используется программа электронные таблицы MS Excel или база данных MS Access. Данные из этих приложений импортируются в MS Word с сохранением связей с соответствующей исходной программой, что даёт возможность обновлять и редактировать вставленные в документ данные.