logo search
Делопроизводство

2.5. Назначение, особенности и содержание организационно-распорядительной документации

Отношения, которые возникают в процессе деятельности предприятий и учреждений по выполнению управленческих функций, отражаются в различных организационно-распорядительных документах.

Устав – правовой акт, регулирующий деятельность организаций, предприятий, учреждений и граждан, их взаимоотношения с другими структурами и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления или хозяйственной деятельности. Уставы утверждаются вышестоящими организациями (министерствами, ведомствами).

Положение о структурном подразделении – правовой акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы органов структурного подразделения.

Инструкция по отдельным видам деятельности – правовой акт, издаваемый органом государственного управления в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, должностных лиц и граждан.

Должностная инструкция – нормативный документ, в котором определены функции, права и обязанности сотрудника организации (предприятия).

Постановление – правовой акт, принимаемый высшим и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм и правил поведения.

В реквизите «Название вида документа» пишется ПОСТАНОВЛЕНИЕ, а в тексте употребляется слово «ПОСТАНОВЛЯЕТ(Ю)». Во внешних постановлениях обязательно следует указывать юридический адрес предприятия, на внутренних документах он не указывается.

Решение – распорядительный документ, который является правовым актом, принимаемым коллегиальными органами - коллегиями министерств и ведомств, научных советов, советов директоров для оформления результатов деятельности. В реквизите «Название вида документа» пишется РЕШЕНИЕ, а в тексте употребляется слово «РЕШИЛ».

Распоряжение – акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разового случая. В реквизите «Название вида документа» пишется РАСПОРЯЖЕНИЕ, а в тексте употребляется слово «ОБЯЗЫВАЮ».

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов и управлений, местных исполкомов, руководителями объединений, организаций, предприятий, фирм, действующих на основе единоличия.

Подготовка приказа включает следующие стадии: изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовку проекта приказа; согласование проекта; подписание руководителем. Проекты приказов готовятся как отдельными специалистами, так и рабочими группами.

Приказы бывают двух видов - по основной деятельности и по личному составу.

Приказы по основной деятельности издаются для решения основных оперативных задач по организации работы предприятия, финансированию, планированию, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам. Они нумеруются и ведутся отдельно от приказов по личному составу. Приказ должен иметь заголовок, отвечающий на вопрос «О чём?», например, «О реорганизации предприятия», «Об изменении оплаты за выполняемые работы» и т.д.

Текст приказа состоит, как правило, из двух частей. В первой части, констатирующей, указываются основания издания приказа. Во второй части приказа, распорядительной, начинающейся со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», пишут кому (исполнителю или структурному подразделению), что сделать (указывают конкретную работу), до какого числа (сроки её окончания). Формулировка этой части приказа должна быть чёткой и ясной и состоять из отдельных пунктов. По каждому пункту указывается исполнитель, предписываемое действие и срок исполнения.

После составления приказа необходимо провести его согласование и подписание. Проекты приказов могут согласовываться с главным бухгалтером, юрисконсультом или другими должностными лицами предприятия. Такое согласование оформляется в виде визы. Подписывает приказ руководитель или его заместитель.

Секретарь-референт после издания приказа организует ознакомление сотрудников предприятия с его содержанием. Один экземпляр приказа вывешивается на доске объявлений, на другом экземпляре, который идёт в дело, фиксируется ознакомление с приказом сотрудников, ответственных за его исполнение. На нижнем поле документа или на обороте листа сотрудник пишет «ознакомлен», ставит подпись и дату ознакомления.

Аналогично происходит работа с такими управленческими документами, как решения и распоряжения.

Приказ по личному составу является важнейшим документом, составляемым в процессе документирования функций кадровой службы предприятия. Приказами оформляются: приём, перевод и увольнение работников; предоставление им отпусков и командирование; изменение условий и оплаты труда; присвоение разрядов, категорий; поощрения и наложение взысканий и др.

Приказы по личному составу оформляются и ведутся отдельно от приказов по основной деятельности. Они сразу начинаются с распорядительного действия: ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, ИЗМЕНИТЬ ФАМИЛИЮ, ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК, КОМАНДИРОВАТЬ и т.д.

Затем при приёме на работу указывается фамилия, имя и отчество полностью, должность и структурное подразделение, указывается установленный размер оплаты труда (оклад, надбавки, индексация), при необходимости условия приёма: временно (с… по…), с испытательным сроком (его продолжительность) и т.п.

При переводе на другую работу указываются новая должность и подразделение, вид перевода (для временных переводов – с указанием продолжительности), причина перевода, изменение оплаты труда (если оно возникнет).

При увольнении обязательно указывается причина увольнения.

При предоставлении отпуска обязательно указываются его вид, продолжительность, даты начала и окончания.

При командировании обязательно указываются дата и продолжительность командировок, место направления, наименование предприятия.

При поощрениях и наказаниях указываются причина и вид поощрения или взыскания.

Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия. В качестве основания могут выступать личное заявление работника, контракт, докладная записка руководителя структурного подразделения, служебное письмо другой организации с запросом на перевод работника, свидетельство о браке, отражающее факт изменения фамилии работника и др.

Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные) приказы по личному составу. В индивидуальных приказах содержится информация об одном сотруднике, в сводных – о нескольких сотрудниках, независимо от того, под какие управленческие действия они подпадают (приём, увольнение, перевод и др.). Следует выделять приказы о предоставлении отпусков и командировании сотрудников, которые имеют краткий (3 года) срок хранения в отличие от других кадровых приказов, хранящихся 75 лет.

Приказы по личному составу доводятся до сведения работников под расписку. Визы ознакомления работников могут располагаться либо непосредственно после текста каждого пункта приказа, либо после подписи руководителя предприятия.

Проект приказа по личному составу обычно согласовывается с главным бухгалтером, юрисконсультом, с руководителями структурных подразделений, работники которых упоминаются в приказе. Предусмотрено обязательное визирование приказов руководителем кадровой службы и ответственным работником за ведение кадровой документации.

Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на конференциях, собраниях и заседаниях коллегиальных органов. Протокол ведётся во время заседания секретарём, который стенографирует или записывает на диктофон выступление участников заседания.

Проведению совещания (заседания) любого уровня должна предшествовать подготовительная работа, в ходе которой составляется группа документов, сопровождающих протокол: повестка дня, список участников конференции, заседания, списки приглашённых лиц, доклады или тезисы основных выступлений, справки по обсуждаемым вопросам, проекты решений (или постановлений) по каждому вопросу.

По полноте освещения хода заседания протоколы могут быть полными или краткими. Полный протокол составляется на бланке для внутренних документов или на чистом листе бумаги формата А4, на котором указывается наименование предприятия. Далее указываются вид документа, дата, номер и заголовок.

Текст протокола состоит из двух частей - вводной и основной.

Вводная часть оформляется в такой последовательности:

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

После двоеточия на следующей строке с абзаца пишутся фамилия и инициалы выступивших и через тире - краткое изложение текста выступления.

Постановление (решение) указывается в протоколе полностью, т.к. является наиболее важной его частью.

В кратком протоколе указываются только рассмотренные вопросы, фамилии тех, кто участвовал в обсуждении, и принятые коллективные решения. Однако по усмотрению председателя особые мнения или важные выступления могут быть внесены в краткий протокол полностью.

Протокол подписывается председателем и секретарём. К нему подшиваются представленные материалы: справки, доклады, проекты и т.д.

Решения, принятые на заседаниях, доводятся до сотрудников предприятия в виде копии самого протокола или выписки постановляющей части из него, либо в виде распорядительных документов: приказов, решений, составленных на основании протокола.

Протоколы хранятся не менее 10 лет.

Акт – документ, составленный в коллегиальном порядке для удостоверения фактов, действий и событий, имеющих юридическое значение. Чаще всего акты составляются как постоянно действующими комиссиями, так и назначаемыми руководителями предприятий или по указанию вышестоящей организации. Акты составляются при проверке или ревизии финансово-хозяйственной деятельности, при смене руководителей, главных бухгалтеров и других ответственных работников, установлении фактов нарушения установленных правил, при несчастных случаях на производстве, стихийных бедствиях, хищениях, порче и т.д.

Обязательными для всех видов актов являются следующие реквизиты:

В конце текста могут быть указаны сведения о количестве экземпляров и о месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется в зависимости от их назначения, причём учитывают необходимость приобщения документа к бухгалтерским записям и представления в другие организации.

Акт подписывается председателем и членами комиссии. Отдельно подписывают документ лица, присутствовавшие при его составлении. Для ряда актов (по материальным, финансовым и другим важным вопросам) необходимо утверждение руководителем предприятия и заверение печатью, после чего они приобретают юридическую силу.

Члены комиссии несут ответственность за правильность удостоверяемых ими фактов, действий или событий. Если мнение члена комиссии не совпадает с содержанием акта, он перед своей подписью делает об этом оговорку и на отдельном листе, прилагаемом к акту, излагает своё мнение.

Деловые записки. В делопроизводственной практике различаются три вида деловых записок: докладные, служебные и объяснительные.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю предприятия (реже – вышестоящему органу) в связи с выполнением поручений, заданий, а также по вопросам, связанным с обычной работой: динамикой товарооборота, наличием товарных запасов, внедрением новых форм торговли и др.

Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий его содержание, должность и фамилию с инициалами лица, на имя которого передаётся записка, дату, текст с изложением выводов и обоснованных предложений, должность и подпись составителя записки с расшифровкой подписи.

Внутренние докладные записки должны быть подписаны составителем (автором), а внешние докладные записки, направляемые в вышестоящие организации, должны быть подписаны руководителем предприятия.

Служебная записка, в отличие от докладной, представляет собой обращение одного должностного лица к другому по поводу разрешения возникающих в процессе работы вопросов. Содержанием служебной записки может быть также какая-либо просьба, сообщение или указание.

Следует отметить, что служебные записки не должны подменять живой организационной работы. Их применение оправдано только в тех случаях, когда требуется наличие письменного документа.

Объяснительная записка дополняет или объясняет какой-либо основной документ. Она прилагается к смете, оперативному отчёту, бухгалтерскому балансу, докладным запискам и другим документам.

Справка – это документ, которым подтверждаются факты и свидетельства, либо сообщаются сведения, связанные с работой организации или с жизнью и деятельностью отдельных граждан.

Различают справки служебного и личного характера. Справка действительна для той цели или может быть принята той организацией, которая в ней указана.

Для удобства оформления можно подготовить справки формализованного вида на бланках формата А5, имеющих адресные данные предприятия и трафаретный текст. В правом верхнем углу указывается в именительном падеже наименование предприятия, организации, куда направляется справка.

Справки начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения, его должности, заработной платы.

На справке должна обязательно стоять дата её подписания и порядковый номер регистрации, а также подписи руководителя предприятия и главного бухгалтера, заверенные гербовой печатью предприятия. Такого рода справки составляют в одном экземпляре.

Справки служебного характера, предназначенные для руководителя предприятия и не выходящие за его пределы, составляет и подписывает исполнитель (составитель).

Справки, составляемые по запросу внешних организаций, должны быть подписаны руководителем предприятия. Такая справка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий её содержание и указывающий дату или период времени, к которому относятся сведения, изложенные в справке.

Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, а второй подшивается в дело. Справки финансового характера имеют вторую (после подписи руководителя) подпись главного бухгалтера и заверяются печатью.

Доверенность – документ, которым организация или отдельное лицо (доверитель) предоставляет право другому лицу (поверенному) получить деньги или товарно-материальные ценности или совершить какие-либо действия от лица доверителя, точно указанные в доверенности.

По способу оформления различают простые и нотариальные доверенности.

По срокам доверенности подразделяются на разовые и длительные. Разовые доверенности уполномочивают на совершение одного действия – получить товар, получить груз на станции железной дороги и т.д. Такие доверенности после совершения указанных в них действий организация забирает у поверенного лица.

Длительные доверенности содержат полномочия на совершение нескольких действий или одного действия в течение срока, указанного в доверенности, но не более трёх лет. Если срок доверенности не указан, она действует в течение одного года со дня её выдачи.

В зависимости от того, кем оформляются полномочия – организацией или отдельным лицом, различают служебные и личные доверенности.

Служебные (официальные) доверенности выдаются поверенному лицу предприятия для совершения сделок, получения денег, товара, материальных ценностей или других действий от имени предприятия. Такая доверенность должна иметь следующие реквизиты:

Личные доверенности выдаются от лица доверителя (гражданина) на получение заработной платы и других выплат, связанных с трудовыми отношениями, на получение пенсии, пособий, стипендий, доходов в банках и др. Перечисленные доверенности не требуют нотариального заверения. Такие доверенности выдаются на срок проведения действий, указанных в ней. Если срок действия в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение года со дня её выдачи. Доверенности хранятся 3 года.

Расписка – это документ, удостоверяющий факт получения от организации или граждан какого-либо документа, денег или иных ценностей.

В расписке указывается:

Расписка составляется в одном экземпляре и хранится у лица, передавшего документы или ценности. При утрате ценностей она является основанием к их взысканию. Распиской подтверждается не только факт предоставления документов, но и дата их сдачи.

Заявление - это письменное обращение граждан, работников предприятия, организации с просьбой, предложением, критическим замечанием или другими вопросами повседневной работы и жизни.

Заявления работников о приёме на работу, переводе или увольнении пишутся, как правило, от руки, в произвольной форме или на трафаретном бланке, разработанном на предприятии. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, должность, фамилия, имя, отчество заявителя, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя предприятия), текст, подпись заявителя. В дальнейшем на заявлении проставляется резолюция руководителя и отметка об исполнении документа и направлении его в дело.