21. Призначення документації з особового складу

Документація з особового складу – це та документація, яка утворюється в більшості своїй у результаті роботи з кадрами установ, підприємств і організацій з їхнього підбору, розстановці по посадах, просуванню, підготовці, перепідготовці, вихованню.

Документація з особового складу відображає діяльність установ, організацій і підприємств з питань прийому, переміщення, звільнення, обліку працівників, учнів, видачі їм заробітної плати, виплати стипендій, нагородження, атестації, підвищення їх кваліфікації. Ця документація виникає, які тільки людина з’являється на світ і супроводжує її все життя, утворюючись з різних причин, характеризуючи правові, трудові, службові та інші взаємовідносини окремих осіб з державними, суспільними, кооперативними установами, організаціями і підприємствами.

Службові документи з особового складу є підставою для видачі громадянам документів, що посвідчують їх особу, свідчать про їх посаду, які слугують часом підставою для отримання різних пільг, пенсій і т. п.

Документація з особового складу використовується насамперед з довідковою метою. Тисячі громадян, практично усі працівники не раз і не два звертаються за необхідними довідками, характеристиками. Особливо зростає цінність і значимість документації з особового складу в період виходу робітників і службовців на пенсію.

Звідси не складно зробити висновок про те, що ведення документації, її облік і порядок зберігання повинні бути поставлені зразково.

Очевидно, найбільш характерною рисою цієї документації є те, що вона завжди відображає діяльність конкретних осіб, тобто є іменною документацією. Не випадково документація з особового складу лежить в основі фондів особистого походження.