2.1. Цели и задачи унификации и стандартизации управленческой документации

Основными направлениями упорядочения и совершенствования документации становится её унификация и стандартизация.

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава реквизитов и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач. Унификация документов проводится в целях сокращения их количества, типизации форм, снижения трудоёмкости обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноимённым и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники и ПЭВМ.

Унифицированный документ должен иметь оптимальное число необходимых реквизитов, постоянное место расположения их на бумаге, а также определённый формат бумаги.

Основными принципами унификации являются: от общего к частному; единообразие документов и их сопоставимость; информативность; сокращение количества видов документов; стабильность требований; соотношение с действующими системами классификации и кодирования; экономичность и др.

Работы по унификации документов включают:

• установление номенклатуры действующих форм;

• построение единой модели документов для группы однородных задач с использованием формуляра-образца;

• разработка структур документов;

• создание общих синтаксических правил построения документа;

• определение методов контроля информации документа.

Совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположением на носителе информации в определённом порядке, представляют унифицированную форму документа (УФД). УФД должны соответствовать требованиям международных и межгосударственных документов, устанавливающих структуру, состав реквизитов, форм.

Стандартизация документов – форма юридического закрепления проведённой унификации и уровня её обязательности.

Внедрение стандартизации в управленческую документацию обусловлено неоправданным многообразием видов и форм документов, фиксирующих выполнение идентичных управленческих действий.