60, Організація документообігу в установі.

Організація роботи з документами - є створення умов, які забезпечують рух, пошук та збереження документів. Документообіг - рух документів в уставної з моменту створення до відправлення. Доцільно розробляти схеми проходження і опрацювання основних видів документів, що повинні ґрунтуватись на принципі однократності реєстрації і децентралізації відповідності при виконанні управлінських рішень. Повну централізацію діловодства рекомендується для застосування в установах з обсягом документообігу до 10 тис документів на рік (ІУ категорія) і невеликою кількістю структурних підрозділів. Децентралізована система діловодства має місце в установах з територіально роз'єднаними структурними підрозділами та кількістю документів понад 100 тис. одиниць на рік. Загальні правила організації документування управлінської діяльності викладені в Примірній інструкції з діловодства в міністерствах і відомствах Україні, місцевих органах держвлади, місцевого та регіонального самоврядування. За організацію роботи з документами в установах, підприємствах, організаціях відповідає служба діловодства. Діловодство визначається, як діяльність, що охоплює питання документування та організація роботи з документами у процесі виконання управлінських дій. Документи не просто передаються з одного структурного підрозділу в інший або від виконавця виконавцеві та постійно обліковуються, обробляються, з ними виконують певні діловодчі операції. Тому оперативність вирішення питань, які зафіксовані в док-тах, залежить від швидкості доставки та обробки док-тів, що у свою чергу обумовлено раціональною організацією документообігу в установі. Основні принципи з організації документообігу:- проходження документів в установі повинно бути оперативним. У практиці управління існують такі види служб діловодства: 1 .Управління справами. 2. Загальний відділ 3. Канцелярії Документи, що циркулюють в організації діляться на дві великі групи: І. Це док-ти з загальних адміністративних питань та питань загального керівництва організацією. 2. Це документи за функціями управління (фінансових органів і функціональних підрозділів). Організація роботи з документами в організації - це: 1).Прийом, реєстрація(облік), розподіл документів, доставка їх виконавцю; 2) оформлення вхідної крес-ції і відправка; 3)Друк та розмноження док-тів; 4) Контроль за виконання док-тів; 5)Формування справ, зберігання документів; 6) Підготовка та здача справ в архів; 7) 3абезпечення зберігання та використання д-тів; 8) Методичне керівництво документів в усіх структурних підрозділах. Основу правильної організації обігу документів становить чітке розмежування функцій і обов"язків між учасниками процесу. Точне знання обов'язків підвищує відповідальність кожного співробітника, в той же час виключає дублювання операцій при роботі з документами. Для встановлення єдиного порядку складання документів і організації роботи з ними на підприємстві розробляється інструкція з діловодства. До неї вводяться зразки правильного оформлення док-тів і правила роботи з ни(З інтернета) 1. В кожній установі, організації, на підприємстві документи перебувають в постійному обігу. Для цього потрібно створення оптимальних умов для всіх видів робіт з документами на всіх етапах опрацювання документів - від моменту створення чи одержання документа до його знищення або відправлення на архівне зберігання. Існує чітка система здійснення всіх послідовних операцій з документами: приймання і реєстрація, розгляд керівником, порядок проходження документів в організації, їх виконання, контроль виконання, формування справ, підготовка і передача справ до архіву. Обіг документів повинен бути прямоточним, тобто, виключати зворотні, зигзагоподібні та інші маршрути. Повинен діяти принцип одноразового перебування документа в одному структурному підрозділі або в одного виконавця. 2. Приймання і обробка вхідних документів здійснюється секретарем-референтом. Документи, одержані підприємством, проходять такі етапи: первинна обробка; попередній розгляд, розмітка; реєстрація; розгляд документів керівництвом; направлення на виконання; контроль виконання; виконання документів; підшивання документів до справи. Первинна обробка вхідних документів полягає в перевірці правильності доставки листів. Розкриваються всі конверти, за винятком особистої кореспонденції (з поміткою "особисто"). Потім необхідно перевірити правильність адресування вкладеного в конверт, кількість аркушів документа, наявність додатків. Конверти знищуються, крім тих випадків, коли лише з конверта можна визначити адресу відправника, дату відправлення і дату надходження, або коли на конверті є помітка "конфіденційно", "терміново".На документах, що реєструються, проставляється реквізит "відмітка про надходження", дату надходження, вхідний номер документа. Керівникові направляються на розгляд найважливіші і термінові документи, які надійшли. Ті документи, що не вимагають прийняття рішення на рівні керівника, можуть передаватися заступникові керівника підприємства, до структурного підрозділу або відразу виконавцям.Після реєстрації документи передаються на розгляд і прийняття рішення керівнику. Керівник, розглядаючи вхідний документ, повинен визначити виконавця, дати чіткі і конкретні вказівки стосовно виконання документа і визначити реальні строки. Ці вказівки оформляються у вигляді резолюції. З резолюцією керівника документ передається відповідальному виконавцю під розписку в журналі вхідної реєстрації з проставленням дати отримання. Коли робота з документом завершена (складено документ-відповідь), на документі проставляється відмітка про його виконання і направлення до справи. Після цього документ разом з копією відповіді передається секретареві-референтові для підшивання до справи. Обробка вихідних документів складається з таких операцій: складання проекту документа; погодження проекту документа; перевірка правильності оформлення проекту документа секретарем; підписання документа керівником ( у необхідних випадках - затвердження); реєстрація документа;відправлення документа адресатові; підшивка другого примірника (копії) документа до справи. Проект вихідного документа складається виконавцем, правильність його оформлення перевіряється секретарем-референтом. Вихідні документи оформляються в двох примірниках, крім факсів і телефонограм, що складаються в одному примірнику. Документи, що відправляються, реєструються в "Журналі реєстрації вихідних документів". Для реєстрації необхідні такі дані: індекс документа, що включає і номер справи; дата документа; адресат (кореспондент); короткий зміст чи заголовок; відмітка про виконання; виконавець; примітка. Після реєстрації і присвоєння вихідному документу номера це фіксується на обох примірниках. Другий примірник відісланого листа підшивають у справу з листування.