1. Загальна характеристика документознавчої термінології: джерела формування, сучасний стан, перспективи розвитку.

У 1983 році в СРСР було перероблено державний стандарт "Діловодство і архівна справа. Терміни і визначення". Формування розділу "Діловодство" стало завершенням термінологічних досліджень в означеній галузі. Це дозволило, якоюсь мірою, накреслити напрям подальшого формування терміносистеми діловодства як одного з практичних напрямів документознавства. пов'язаних зі сферою документування ділової інформації, яка є підвидом спеціальної інформа

Терміносистема — це система термінів у певній галузі, підгалузі наукового або технічного знання, що обслуговує наукову теорію або наукову концепцію.

Джерелами терміносистем слугують термінології. Але, на відміну від термінології, терміносистема формується не разом з формуванням певної науки, а відповідно до етапів формування теорії цієї науки. Проте в основі терміносистеми не обов'язково має бути наукова теорія. Іноді достатньо, щоб була лише концепція або узагальнені ідеї.

Терміноло́гія — це: 1. Сукупність термінів, тобто слів або словосполучень, що висловлюють специфічні поняття з певної галузі науки, техніки чи мистецтва, а також сукупність усіх термінів, наявних у тій чи іншій мові. Від звичайних слів терміни відрізняються точністю семантичних меж.

2. Розділ лексикології, який вивчає терміни різних галузей знань.

Документообіг - це рух документів від моменту їхнього складання або одержання від інших організацій до використання їх для бухгалтерських записів і наступної передачі в архів. Текст - основний реквізит документа, що повинен містити достовірну й об'єктивну інформацію, викладену ясно, точно, нейтральним тоном і по можливості коротко. Текст документа повинен бути бездоганним у юридичному відношенні й не допускати двоякого тлумачення. Носій інформації це матеріальний об’єкт, приназначений для запису, зберігання й передачі інформації.Функції документа це його суспільна роль, соціальне призначення, мета й завдання. Матеріальна складова документа це речовинна (фізична форма), що забезпечує здатність документа зберігати й передавати інформацію в просторі й часі. Матеріальна основа документа - це сукупність матеріалів використ. для запису повідомлень(тексту, звуку,зображення) і складовий носій інформації. Структура документа це відносно стійкий спосіб організації елементов документа як системи. Метод документування - це прийом фіксування інформації за допомогою знакових систем. Спосіб документування ця дія застосовуване при записі інформації. Засоби документування це предмет і пристосування за допомогою яких фіксують інформацію. Класифікувати документи значить проводити многостепенчатое розподіл їх на роди, види, підвиди, різновиди. Рід(клас) це сукупність документів що мають определеный загальну ознаку, що відрізняє цю сукупність від інших документів, це перший рівень розподілу. Вид - другий рівень розподілу, при цьому родове поняття документа ділитися на видове. Підвид-третій рівень розподілу, за цим треба розподіл на різновиді. Типологія документа це отношение його до определеному типу по сукупності ознак. Видання - це вид опубликуемого друкованого поліграфічного документа, це документ призназначен для распостранения утримуючої його інформації, що пройшов редакційно-видавничу обробку й отриманий друкованим або тесненым способом. Діловий документ це різновид не опублікованого, тобто предназначеного для однократного використання документа. Дані – інформація - знання (Data – Information - Knowledge) - Дані – факти, зареєстровані за допомогою різноманітних носіїв. Інформація – цей термін не має універсального визначення. Використовується і як синонім знань, і як синонім даних. Однак є специфіка, яку краще за все можна висловити через дієслово “інформувати”, тобто сповіщати щось нове. Одержати інформацію означає одержати відповідь на якесь питання. Можна одержати інформацію, не маючи питання, в такому разі повідомлення є інформацією, якщо воно змінює картину світу, що склалася в уяві споживача. Електронний обмін даними (ЕОД) (Electronic data interchange (EDI)) - Засіб, за допомогою якого компанії можуть використовувати мережі для ділової взаємодії. Якщо електронне листування між компаніями – явище звичайне, ЕОД має на увазі передачу великих об’ємів інформації, заміняючи великі паперові документи такі, як рахунки і контракти. Електронний цифровий підпис (ЕЦП) (Digital signature) - Аналог власноручного підпису фізичної особи, представленого як послідовність символів, одержаний в результаті криптографічного перетворення електронних даних з використанням зачиненого ключа ЕЦП, що дозволяє користувачеві відчиненого ключа встановити цілісність і незмінність цієї інформації, а також власника зачиненого ключа ЕЦП. Захист інформації (Data protection) - Сукупність методів і засобів, що забезпечують цілісність, конфіденційність і доступність інформації за умов впливу на неї загроз природного або штучного характеру, реалізація яких може призвести до завдання шкоди власникам і користувачам інформації. Поняття „документ” є центральним, фундаментальним в документознавстві. Воно відображає ознаки реально існуючих предметів, що є об`єктами практичної діяльності зі створення, збору, аналітико-синтетичної обробки, зберігання, пошуку, розповсюдження та використання документної інформації в суспільстві. Документ – формалізоване, узагальнююче поняття, що характеризує матеріальний об`єкт, в якому на конкретному матеріальному носії за допомогою різних знакових систем при застосуванні різних способів документування закріплюється соціально важлива інформація для передачі її в просторі і часі. Документознавство – наука про документ та документно-комунікаційну діяльність. Це наукова дисципліна, що вивчає закономірності створення та функціонування документів, що виробляє принципи побудови документно-комунікаційних систем методів їх діяльності. Об`єктом документознавства є комплексне вивчення документа як системного об`єкта, спеціально створеного для зберігання та розповсюдження (передачі) інформації в просторі і часі. Предмет документознавства – є створення наукового знання про документ в його єдності матеріальної та інформаційної складових, про закономірності його створення та функціонування в суспільстві. Систематизація документів – один з найдавніших і найпоширеніших методів їхньої аналітико-синтетичної обробки, оскільки вона відповідає потребам людей у поділі знань за галузевою ознакою, диференціації наукових знань. Під систематизацією розуміють визначення класифікаційного індексу документа відповідно до його змісту за таблицею певної системи класифіікації.

Перспективи розвитку термінології документознавства

Одним з найважливіших питань удосконалення і розроблення досліджуваної терміносистеми є створення класифікації термінів, яка дозволить визначити її межі, склад і структуру, а також виявити всю сукупність термінологічних новоутворень, синонімічних термінів, що в більшості своїй є термінологічними бар'єрами наукової дисципліни документознавства

Іншим питанням впорядкування терміносистеми документознавства є питання відмежування документознавчих термінів від термінів галузей знань, близьких до документознавства (історії, архівознавства, джерелознавства, інформатики тощо)

Перспективи науково-методичного забезпечення організації діловодства слід вбачати у:

а) вивченні й поширенні закордонного досвіду з керування документацією;

б) розробленні проблем уніфікації та стандартизації управлінських документів (зокрема, підготовці збірників форм ОРД, переробленні та подальшому веденні ДКУД, уніфікації текстів управлінських документів);

в) дослідженні нових видів службових документів;

г) дослідженні ролі служби діловодства в організації інформаційного забезпечення управління в установі.