1.2 Організація діловодства

Діловодство - діяльність, яка забезпечує документування і організацію

роботи з документами, тобто діловодство включає в себе сам процес від

початку створення документу і передачі його в архів.

Організація діловодства істотно впливає на оперативність, економічність і надійність функціонування апарату управління установи, культуру праці управлінського персоналу. Якщо процес діловодства в установі поставлений раціонально, фахівці й керівники звільняються від виконання невластивих їм функцій, підвищується результативність їх праці, скорочуються витрати, пов’язані з функціонуванням апарату уп-равління.

Діловодство в установі являє собою повний цикл оброблення та руху документів з моменту їх створення (або одержання) до завершення виконання і відправлення. Від правильної організації діловодства, його автоматизації залежить ефективність управління в цілому.

Організація роботи з документами — це створення умов, які забезпечують рух, пошук та збереження документів у діловодстві.

Повну централізацію діловодства рекомендується застосовувати в установах з обсягом документообігу до 10 тис. документів на рік (IV категорія) і невеликою кількістю структурних підрозділів.

Децентралізована система діловодства має місце в установах з територіально роз’єднаними структурними підрозділами та кiлькістю документів понад 100 тис. одиниць на рік.

Загальні правила документування управлінської діяльності викладені в Орієнтовній інструкції з діловодства в міністерствах і відомствах України, місцевих органах державної влади, місцевого та регіонального самоврядування. Вона регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі до архіву установи. Положення інструкції поширюються на всю службову документацію, що не має таємного характеру, у тому числі створену засобами обчислювальної техніки.

Правила і рекомендації про порядок здійснення діловодних процесів розробляються відповідно до законів України, що встановлюють порядок організації і діяльності органів державної влади, та актів органів державної виконавчої влади, місцевого і регіонального самоврядування.

Всі форми управлінської діяльності виражаються за допомогою відповідних документів За допомогою документів апарат управління реалізує покладені на нього функції. Створенням документа робота з ним не закінчується Його необхідно врахувати, зареєструвати, передати виконавцю, проконтролювати виконання, зберегти і т д.

Рух документів в організації з моменту їх створення чи отримання до

завершення виконання чи відправлення називають документообігом. Вся

документація організації поділяються на три документопотоки:

1 вхідні документи (поступаючи)

2 вихідні (ті, що відправляють)

3 внутрішні

Кожен із перелічених документопотоків має свої особливості по змісту,

обробці, кількості, руху тощо Кількість документів всіх потоків за рік

складає обсяг документообігу підприємства.

Величина документообігу впливає на чисельність діловодницького

персоналу, розрахунок при встановленні технічних засобів Крім того обсяг документообігу показує завантаженість робітників апарату управління.

Етапи обробки та руху документів

1. приймання і первинна обробка документів

2. попередній розгляд і розподіл документів

3. реєстрація

4. контроль за виконанням

5. постановка на контроль

6. перевірка своєчасності доведення документа до виконавця

7. попередня перевірка і регулювання ходу виконання

8. облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документу

Отримавши документ для відправлення, необхідно передусім перевірити

правильність його оформлення (наявність підпису, дати, заголовку, правильності адресування, наявність адреси).

При формуванні справ необхідно дотримуватись наступних правил:

1. розміщувати в справи тільки виконані і правильно оформлені документи;

2. об'єднувати разом всі документи, які стосуються одного питання чи групи однорідних питань;

3. додатки необхідно об’єднувати разом з документами;

4. групувати у справи документи одного року;

5. окремо групувати в справи документи постійного і тимчасового користування;

6. окремо групувати в справи накази по основній діяльності;

7. протоколи формуються в хронологічному порядку.

З метою оперативного пошуку справи розміщуються у відповідності з

Номенклатурою.

Опепрації з документами:

1. експертиза вагомості документу ( проводиться з метою визначення

термінів зберігання документів);

2. оформлення справ;

3. складання опису справи;

4. передача справ у відомчий архів.

Процес організації діловодства поділяється умовно на дві частини:

1. забезпечення своєчасного і грамотного створення документів

(документування),

2. організація роботи з документами (отримання, передача, обробка,

облік, реєстрація, контроль, зберігання, підготовка в архів (знищення))

рганізація роботи з документами полягає в створенні умов обробки

документів, контролю за їх виконанням і зберігання необхідної

інформації.

Розглянемо процес організації діловодства на прикладі ТОВ «Агроюніком».

На підприємстві ТОВ «Агроюніком», здійснюється виробництво сільськогосподарської продукції, її переробка і реалізація та інші види господарської діяльності підприємства для отримання прибутку та задоволення потреб підприємства на основі раціонального використання землі, інших природних ресурсів і виробничо-ресурсного потенціалу.

Структура компанії ТОВ «Агроюніком» включає у собі такі відділи: відділ виробництва, відділ переробки, відділ маркетингу і реклами, відділ ЭВТ, секретаріат та бухгалтерія, відділ контролю за якістю продукції, відділи постачання і збуту.

Діловодна служба Управління компанії представлена секретаріатом, який у своїй діяльності керується такими нормативними документами, як Інструкція з діловодства, посадові інструкції співробітників.

Отже, безпосереднє ведення діловодства у власність ТОВ «Агроюніком» доручається секретаріат. Він забезпечує облік і проходження документів мають у встановлених термінів, інформує керівництво про стан їхніх виконання, здійснює ознайомлення працівників із нормативними і методичними документами з діловодства.

Займає посаду – помічник секретаря керівника, передбачала як ознайомлення зі стадіями поточного діловодства і особливостями оформлення справ передачі для зберігання архів, і вивчення функцій секретаря по документному і бездокументному обслуговування керівника.

Прийом і відправка

Прийом і відправка документів мають у ТОВ «Агроюніком» здійснюється, зазвичай, засобами поштової, кур'єрської, факсимільного зв'язку й електронною поштою.

Прийом і первинна обробка документів здійснюється працівниками Управління справами. Перевіряється правильність доставки, конверти з документами розкриваються, перевіряється цілісність упаковки документів, наявність додатків. Документи, адресовані безпосередньо ТОВ «Агроюніком» (як будь-якому структурному підрозділу) чи із позначкою «особисто», передаються адресата без розтину конверта.