2. Основні документи кадрової діяльності.

Документація з кадрових питань — це документи, що містять інформацію про особовий склад підприємства, організації чи установи, зафіксованих у заявах про прийняття, звільнення, переведення на іншу роботу, в наказах по особовому складу, автобіографіях, характеристиках, контрактах, трудових угодах, особових справах, особових листках з обліку кадрів, трудових книжках.

Документація по кадрах ведеться з моменту зарахування працівника на підприємство. Вона може бути виділена в окрему групу, що обумовлено її винятковою можливістю і рядом особливостей документування і діловодства.

При вступі на роботу громадяни подіють письмову заяву, у якій викладають прохання про зарахування на підприємство, організацію чи установу, вказуючи свою професію, кваліфікацію, спеціальність, посаду.

Заява — це документ, який містить прохання особи особиста заява або установи службова заява щодо здійснення своїх прав або захисту інтересів.

Значну підгрупу документі по кадрах становлять накази.

Наказ — це документ, який видається керівником установи і стосується організаційних та кадрових питань.

Кадровими наказами щодо особового складу оформляють призначення, звільнення, переміщення працівників, відрядження, відпустки, заохочення, стягнення.

Трудова книжка — це основний документ, підтверджений трудовими діями та трудовим стажем працівника. Вони служать для встановлення загального, безперервного і спеціального стажу. Тому трудовим книжкам і точностям їх заповнення надається особливе значення.

Особова картка — це документ, який служить для аналізу складу і обліку кадрів. Особова картка заводиться після того, як відділ кадрів одержав наказ про прийняття працівника на роботу. Заводиться вона на кожного працівника. Заповнюється особова картка тільки на підставі поданих документів паспорта, військового квитка, трудової книжки, диплома. На підставі паспорта

Особовий листок з обліку кадрів — це обовязковий документ що заповнюється громадянином під час зарахування його на посаду, навчання. Він узагальнює автобіографічні відомості про громадянина шляхом фіксації їх у таблиці.

Трудова угода — це документ, яким регламентуються стосунки між установою і позаштатним працівником.

Трудова угода, укладені зі штатним працівником, визначає коло його доручень, які виходять за межі безпосередніх службових обовязків.

Контракт — це правовий документ, що засвідчує повну домовленість між підприємством, організацією чи установою і працівником про умови спільної виробничої і творчої діяльності. Згідно із Законами України Про підприємство, Про власність громадяни через контракт реалізують право розпоряджатися своїми здібностями до праці.

Автобіографія — це документ, в якому особа повідомляє основні факти своєї біографії.

Характеристика — це документ, у якому в офіційній формі висловлено громадську думку про працівника як члена колективу і який складається на його вимогу або письмовий запит іншої установи для подання до цієї установи.

Доручення — це документ, який організація чи окрема особа надає іншій особі право на певну діяльність або отримання матеріальних цінностей від її імені.

Особисте доручення юридично правомірне лише у тому випадку, коли підпис особи, що склала доручення, завірив керівник установи печаткою і своїм підписом.

Розписка — це письмове підтвердження певної дії, яка мала місце, — передачі і отримання документів, товарів, грошей.