3.1. Технология и организация документооборота

Организация документооборота включает полный цикл обработки и движения документов в учреждении с момента их создания или получения до завершения исполнения и передачи на архивное хранение.

Движение документов в организации образует документооборот, который должен отвечать следующим требованиям:

• оперативности и целесообразности;

• исключению лишних инстанций и действий, не обусловленных деловой необходимостью;

• соблюдению единой схемы движения, утверждённой руководством учреждения;

• использованию унифицированных и стандартизированных форм документов, обеспечивающих совместимость традиционной и автоматизированной обработки;

• доступности оперативного контроля исполнения.

Документооборот в учреждении осуществляется в виде трех потоков документов:

• входящих (поступающих в учреждение);

• исходящих (отправляемых в учреждение);

• внутренних (создаваемых в учреждении и не выходящих за его пределы).

При проектировании рациональных документопотоков в организации (на предприятии) составляют схемы движения основных групп и видов документов. Это позволяет установить наиболее рациональные маршруты движения документов и определить этапы их обработки.

Работа с входящими документами. Поступившие в организацию (на предприятие) документы проходят следующие этапы обработки (рис.3.1):

Рис.3.1. Блок-схема работы с входящими документами

Работа с исходящими документами (документами, поступающими из данной организации в другие) включает следующие операции (рис.3.2).

Рис.3.2. Блок-схема работы с исходящими документами

Работа с внутренними документами (рис.3.3). Они создаются и используются в данном учреждении, организации (предприятии). Обращение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в целом аналогично порядку прохождения исходящих документов, а на этапе исполнения (использования) – входящих документов.

Рис.3.3. Блок-схема работы с внутренними документами

Учёт объёма документооборота - означает учёт количества документов, полученных (входящих) и созданных (внутренних, исходящих) организацией за выбранный отрезок времени (год, месяц).

Результаты учёта документов обобщаются службой документационного обеспечения управления (ДОУ) и представляются руководству организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

Сведения об объёме документооборота необходимы при установлении структуры и штатной численности делопроизводственной службы, выборе технологии работы с документами и технических средств для механизации делопроизводственных процессов, определении степени загрузки службы и отдельных работников.

Регистрация документов – фиксация факта поступления или создания в организации (предприятия) документа путём проставления на нём регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах (в журналах, карточках или в памяти ПЭВМ).

Индекс входящего, исходящего или внутреннего документов, как правило, состоит из индекса дела по номенклатуре и регистрационного номера документа. Например, индекс входящего документа 02-12/240 (02-12-240) включает: индекс структурного подразделения (02); номер соответствующего дела по номенклатуре (12); порядковый номер входящего документа, присвоенный ему при регистрации (240).

Каждый документ должен регистрироваться только один раз. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания.

Каждое предприятие должно иметь перечень документов, не подлежащих регистрации. К таки документам относятся:

• рекламные материалы;

• прейскуранты;

• печатные издания (книги, журналы, газеты);

• телеграммы;

• научные отчеты по темам;

• поздравительные письма;

• пригласительные билеты;

• сообщения о совещаниях, конференциях и их программы.

Документы регистрируются на регистрационно-контрольных карточках или в журналах входящей (рис.3.4), исходящей и внутренней корреспонденции (рис.3.5). Гораздо чаще, особенно в небольших по объёму документооборота предприятиях, применяются журналы формата А4 (210х297мм).

Рис.3.4. Журнал регистрации входящих документов

Рис.3.5. Журнал регистрации исходящих и внутренних документов

Регистрация на регистрационно-контрольных карточках (рис.3.6) позволяет оперативно производить поиск при большом объёме документов, т.к. можно сразу разложить их по картотекам, используя различные признаки классификации.

Регистрационные графы в журнале и карточке существенных различий не имеют. Предприятие по своему усмотрению может выбрать оптимальный состав регистрационных граф.

Рис.3.6. Регистрационно-контрольная карточка: лицевая и оборотная сторона

Для регистрации документов с помощью персонального компьютера можно использовать те же графы регистрационного журнала или карточки. Поиск документа на ПЭВМ может осуществляться по основным реквизитам (автор, корреспондент, исполнитель, дата и т.д.).

Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документе. Контролю подлежат все зарегистрированные документы: входящие, исходящие и внутренние, которые по своему характеру требуют решения (ответа). На контроль могут быть поставлены также устные поручения руководства.

Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения управления (ДОУ) и ответственные исполнители.

Необходимость постановки документа на контроль, сроки исполнения, исполнители и должностные лица, ответственные за контроль, устанавливаются в резолюции руководителя или в тексте документов (приказ, распоряжение, протокол).

После указания руководителя о постановке документа на контроль секретарь-референт или другое лицо, ответственное за контроль исполнения документов, красным фломастером проставляет букву «К» или делает оттиск специальным штемпелем «Контроль» на левом поле документа напротив реквизита «Заголовок», а затем в регистрационном журнале или карточке делает отметку о контроле, сроках исполнения, ответственном исполнителе. Эти сведения берутся из резолюции руководителя на документе. Очень удобна для осуществления контрольных операций регистрационно-контрольная карточка. На её верхнем поле кружком обводят дату исполнения документа, взятую из резолюции. На нижнем поле есть графа для постановки срока фактического исполнения документа. Карточка помещается в контрольную картотеку.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения), а для поступивших документов – с даты поступления. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются нормативными актами органов государственной власти, а также центральных органов управления. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. Если срок исполнения документа не указан, он должен быть исполнен не более чем в 10-дневный срок.

Исполнение документа (поручения) может быть поручено нескольким исполнителям. Исполнитель, указанный первым, является ответственным и отвечает за своевременное и качественное исполнение задания в целом.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным лицам или организациям или другого документированного подтверждения исполнения.

На документах проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение, дата. Информация о результатах исполнения документов обобщается по состоянию на первое число каждого месяца и доводится до сведения руководства в форме сводки об исполнении документов и поручений.