3.2. Составление номенклатуры дел

Документы после их исполнения группируются (помещаются) в дела. Дело – это совокупность документов, относящихся к определённому вопросу деятельности учреждения и помещённых в отдельную обложку с соответствующим заголовком.

Основным видом работы, обеспечивающим систематизацию документов в делопроизводстве, является составление номенклатуры дел. Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, образующихся в процессе деятельности организации с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел необходима для правильного формирования документов в дела, учёта дел и их оперативного использования. Номенклатура дел является схемой построения справочной картотеки на использованные документы и основой для составления описей дел постоянного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел представляет собой таблицу из пяти граф, составленную по унифицированной форме. Номенклатура размещается на внешней стороне шкафа, в котором хранятся дела.

В графе 1 номенклатуры дел указываются индексы дел. Индекс дела состоит из условного обозначения (индекса) структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах подразделения (например, 02-1, 02-2, 02-3 и т.д.).

В графе 2 номенклатуры дел указываются наименования разделов номенклатуры, соответствующие наименованиям структурных подразделений, и наименования (заголовки) дел. Структурные подразделения располагаются по степени значимости. Вначале указываются наиболее важные производственные отделы, затем функциональные или вспомогательные службы с присвоением им индексов (01, 02, …).

В начале каждого раздела указываются наиболее важные для деятельности предприятия документы: приказы, протоколы. После них указываются переписка и другие информационно-справочные документы. В конце разделов приводятся журналы учёта или справочные картотеки.

Заголовки должны быть краткими и соответствовать смысловому содержанию документов, находящихся в данном деле. В состав заголовка входит название темы (содержание) дела с указанием рода заводимого дела (документы, переписка, дело) или разновидность документов (приказы, протоколы, акты, отчёты, и т.д.).

Внутри групп документов заголовки дел также располагаются по степени их важности. Так, в группе плановых документов первыми идут годовые планы, затем квартальные и месячные. В группе дел с перепиской вначале располагается переписка с вышестоящими органами, затем со сторонними организациями.

Графа 3 номенклатуры дел «Количество дел (томов)» заполняется в конце делопроизводственного года.

В графе 4 указываются сроки хранения, определяемые согласно действующим ведомственным и типовому перечням с указанием сроков хранения, и даются ссылки на соответствующие статьи перечней.

В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел и их уничтожении, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию.

По окончании календарного года службой документационного обеспечения управления (ДОУ) организации в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о категориях и количестве заведённых дел.

Различают три вида номенклатур: типовая; примерная; и конкретная (сводная).

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения управления (ДОУ) министерств для подведомственной сети и утверждаются их руководителями. Перед утверждением типовые и примерные номенклатуры дел согласовываются с центральной экспертной комиссией (ЦЭК) и Комитетом по архивам и делопроизводству Республики Беларусь.

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав и индексы для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.

Конкретная (сводная) номенклатура дел организации составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений каждой организацией самостоятельно, подписывается руководителем организации, согласовывается с экспертной комиссией (ЭК) организации и экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения, в которое поступают документы на хранение, а затем утверждается руководителем организации не позднее ноября-декабря текущего года.