1. Задачи компьютеризации сводного бухгалтерского учета на производственном предприятии. Арм главного бухгалтера на базе программы "1с:Предприятие"

Сводный бухгалтерский учет и отчетность являются завершающими этапами учетных работ. Их компьютеризация должна обеспечить свод всей накопленной бухгалтерской информации в единое целое и выдачу в автоматическом режиме итоговых данных о работе предприятия, о его экономическом и имущественном положении, финансовых результатах деятельности. Автоматизация сводного бухгалтерского учета и отчетности ставит своей задачей максимально приблизить учетную информацию к непосредственному использованию в управлении производством.

В условиях ручного учета многие бухгалтерские данные так и остаются не востребованными. Даже тогда, когда они есть, подсчитаны и записаны в бухгалтерские книги, журналы и отчеты. Это обусловлено как субъективными факторами (ужасный почерк бухгалтерских работников, неумение руководителей-менеджеров пользоваться бухгалтерскими регистрами, недоверие к учетным данным), так и объективными (неудобство бухгалтерской документации в использовании для нужд управления, сложность преобразования учетных данных из одной формы в другую, сложности компоновки данных в удобном виде, большие затраты времени на поиск данных и т.п.).

Перечисленные проблемы во многом разрешаются, если сводные бухгалтерские и отчетные показатели формализованы компьютерной системой в электронную базу данных. Доступ к этим данным облегчается всем заинтересованным пользователям, причем в том виде какой для них наиболее удобен. Электронный сервис в работе с бухгалтерскими данными — важное преимущество компьютерного учета перед ручным. Наличие на предприятии автоматизированной системы сбора, обработки и представления учетных сведений позволяет бухгалтерии получать сводные данные в виде бухгалтерских регистров и отчетов; руководству предприятия — в виде справок, выборок, таблиц, графиков, ситуационных моделей; налоговой инспекции — в виде налоговых отчетов установленной формы и т.д.

Однако компьютерная система сводного бухгалтерского учета и отчетности надлежащим образом выполняет свои функции только, если она опирается на тщательным образом систематизированную и упорядоченную методологию учета. Кроме этого, сама практика учета на предприятии должна быть четкой и дисциплинированной, устойчивой к разного рода "возмущениям". Само собой разумеется, компьютерная система сводного учета и отчетности должна быть хорошо продумана, рационально спроектирована, а также грамотно эксплуатироваться. Важное значение для такой системы имеют такие свойства как: способность развиваться; способность перенастраиваться на изменения в законодательстве; способность гибко реагировать на запросы пользователя.

В значительной степени на эффективности компьютерного сводного учета сказывается тот подход к информатизации бизнес-процессов, который выбран на предприятии ("кусочная" хаотичная автоматизация или комплексный интегрированный подход). Автоматизированная система сводного бухгалтерского учета и отчетности должна опираться на комплексный подход и создаваться в интересах всего предприятия в целом. Если автоматизация сводного бухгалтерского учета и отчетности осуществляется только для решения узкой задачи (выпуска главной книги и формирования основных форм финансовой отчетности), то такая система малоэффективна.

Основной целью компьютерного сводного бухгалтерского учета является создание информационного банка данных о всей хозяйственной деятельности предприятия. И организация широкого доступа к этой информации всем заинтересованным пользователям.

Для достижения этой главной цели необходимо обеспечить решение следующих задач:

• Моделирование всей системы бухгалтерских счетов, т.е. ведение информационной базы учетных показателей (сальдо и обороты по счетам) в разрезе синтетических счетов предприятия, а при необходимости и в аналитических разрезах;

• Обобщение бухгалтерских записей по всей системе счетов бухгалтерского учета в разрезе соответствующих отчетных периодов;

• Обобщение учетных данных в разрезе показателей периодической и налоговой бухгалтерской отчетности;

• Организация вывода сводной учетной информации в различных формах: в виде бухгалтерских регистров; в виде статистических, налоговых, финансовых отчетов; в виде аналитических справок и произвольных отчетов и др.;

• Организация системы экономических показателей для составления финансовой отчетности и проведения анализа хозяйственной деятельности.

В основе автоматизированной системы сводного бухгалтерского учета, как правило, лежит ведение электронной главной книги предприятия. Такая система предусматривает моделирование плана счетов, действующего на предприятии, и журнала регистрации хозяйственных операций (проводок), которые связываются алгоритмами основанными на принципе двойной записи. При этом компьютерная программа обеспечивает автоматическую обработку проводок, разноску сумм по счетам и выведение сальдового баланса на любой момент времени. В условиях комплексной автоматизации большая часть проводок поступает в компьютерный сводный учет в готовом виде из АРМ-ов первичного учета.

Тесным образом с задачей по ведению электронной главной книги связана автоматизированная система по составлению отчетности, как потребителя данных собранных в информационной базе сводного бухгалтерского учета. В условиях комплексной автоматизации функции по составлению отчетности выполняются компьютерной системой практически автоматически. Как правило, автоматизированная система по составлению отчетности представляет собой набор функций внутри компьютерного сводного учета по распечатке установленных форм бухгалтерской, статистической, налоговой и другой отчетности на основе данных собранных и подготовленных другими бухгалтерскими системами.

Функции по ведению сводного бухгалтерского учета и составлению отчетности, как правило, обосабливаются на рабочем месте главного бухгалтера (или его заместителя), поэтому автоматизация сводного учета — это организация АРМ главного бухгалтера.

Основные функции АРМ главного бухгалтера:

- ведение системы бухгалтерских счетов и обработка проводок;

- формирование главной книги предприятия;

- расчет экономических показателей для составления отчетности;

- формирование сводных бухгалтерских документов (главной книги) и форм отчетности.

Перечисленные функции могут быть реализованы на базе программы "1С:Предприятие". Программа "1С:Предприятие" изначально ориентирована на ведение главной книги предприятия по всей системе счетов. Кроме этого программа содержит систему генерирования форм отчетности, с возможностью её настройки при изменениях в законодательстве.

Сетевая версия программы "1С:Предприятие" предоставляет дополнительные возможности в автоматизации задач сводного учета. На базе сетевых технологий АРМ главного бухгалтера разрабатывается как центральный элемент комплексной автоматизированной системы учета. Автоматизированное рабочее место главного бухгалтера разворачивается на центральной ЭВМ (сервере), к которой как рабочие станции подключены АРМы бухгалтеров по участкам первичного учета. В этом случает свод учетных данных на центральной ЭВМ осуществляется автоматически. Задача главного бухгалтера — контролировать и проверять поступающую информацию, при необходимость — корректировать.

Схема функционирования АРМ главного бухгалтера на базе сетевой версии программы "1С:Предприятие" представлена на рисунке (рис. 9.1).