3.3. Формирование и оформление дел

Формирование дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в постоянно растущем документном массиве предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства.

Формированием дел в структурных подразделениях учреждений и предприятий занимаются лица, ответственные за делопроизводство.

Группировка документов в дела производится согласно отметкам исполнителей на исполненных документах «В дело №…» в строгом соответствии с номенклатурой дел. При этом проверяется правильность оформления документов, наличие подписей, даты, отметки об исполнении и других необходимых реквизитов документов.

Недооформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.

Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела, например, следует раздельно группировать оригиналы и копии документов, годовые, квартальные и месячные планы и отчёты, приказы вышестоящей и подчинённой организации, поскольку они имеют различные сроки хранения.

Не допускается включать в дела документы, подлежащие возврату, черновики, рабочие варианты документов, размноженные копии.

В деле формируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих и личных дел. Документы в деле могут располагаться в порядке разрешения вопросов, хронологии, алфавита, нумерации и др. Принципы группировки документов могут комбинироваться и варьироваться.

Дело с документами не должно превышать 250 листов (30-40 мм толщины). При большом объёме документов дело делят на самостоятельные тома. При формировании дел используются отечественные скоросшиватели, рассчитанные в среднем на 200 листов, и импортные, позволяющие подшивать в 2-3 раза больше.

Планы, рассчитанные на несколько лет, подшиваются в дело первого года, например, бизнес-план на 2005 - 2010гг. будет находиться в деле 2005г.

Дела организации, предприятия при их завершении по окончании года подлежат оформлению. Оформление дел включает комплекс работ по технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем ведомственного архива.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, длительного хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплёт дела в твердую обложку; нумерацию листов в деле чёрным (графитовым) карандашом или нумератором; составление заверительной надписи дела, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов дела, оформление обложки дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи и внутренние описи документов не составлять.

Обложки дел постоянного и временного хранения должны иметь следующие реквизиты: наименование вышестоящей организации, организации структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре дел и номер тома, заголовок дела, срок хранения, дата (год) или крайние даты начала и окончания дела, количество листов, номер фонда, описи и дела по описи.