Вопрос 27 Проверка наличия и состояния документов

Проверка наличия и состояния документов проводится в целях установления фактического наличия единиц хранения и соответствия их количеству, числящихся по учетным документам, выявления документов, подлежащих реставрации и профилактической обработке. В ходе проверки осуществляется: - установление физического наличия документов, находящихся на хранении в архиве; - выявление и устранение недостатков в учете документов; - выявление отсутствующих документов и организация их розыска; - выявление и учет документов, требующих реставрации, консервации, профилактической и технической обработки. Проверка наличия и состояния документов проводится не реже, чем один раз в 5 лет, а также перед передачей их на государственное хранение. Единовременные проверки наличия и состояния документов проводятся в архиве:

- после перемещения дел в другое помещение; - после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц; - при смене лица, ответственного за архив; - при реорганизации или ликвидации организации. Проверка наличия и состояния дел проводится путем сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках (шифра, названия фондообразователя и его структурных подразделений, делопроизводственных индексов дел, дат дел, количества листов).