1.3. Место и роль документов в управлении на современном этапе. Понятия: документ, делопроизводство

Система рыночных отношений обусловливает высокую значимость информации, необходимой для принятия управленческих решений. Важнейшим (носителем) источником информации является документ. В нём отражены факты, события, явления объективной действительности и мыслительной деятельности человека. ГОСТом документ определён как «материальный объект с информацией, закреплённой созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве».

Документ может быть изготовлен различными способами: посредством письма, рисунка, графики, фотографии, звукозаписи. Зафиксировав информацию, он тем самым обеспечивает её сохранность и накопление, возможность передачи другому лицу. Документ, регистрируя явление, выполняет функцию учёта, используется как доказательство чего-либо.

В документах находят отражение результаты работы различных предприятий, их органов управления, связанных тесным образом с изучением информации, проработкой и подготовкой необходимых решений, оформлением и выпуском соответствующих служебных документов.

Совокупность работ, связанных с созданием документов, их регистрацией, классификацией, движением, учётом и хранением, называется делопроизводством. Делопроизводство является составной частью управления и в общем объёме управленческого труда оно составляет 25 – 60% рабочего времени. Поэтому современный менеджер ставит задачу организовать делопроизводство так, чтобы на обработку и оформление документов затрачивался минимум времени.

Составные части делопроизводства – документирование и документооборот.

Документирование – это деятельность по созданию документов (операции по подготовке, составлению, согласованию, оформлению и изготовлению документа). Все операции документирования должны соответствовать установленным государственным и отраслевым нормативам.

Документооборот – это движение документов на предприятии с момента их создания или получения до окончания исполнения, отправки для сдачи в архив (операции приема, распределения, регистрации, контроля исполнения, выдачи справок, формирования дел, хранения и использования документов).