1. Архіви — специфічна інформаційна система

У сучасних умовах світового соціально-економічного розвитку інформаційні ресурси перетворились на: стратегічну основу економічного і науково-технологічного прогресу, життєдіяльності і розвитку соціальних систем; важливий фактор успішної внутрішньої і зовнішньої політики та національної безпеки; обєкт виробництва, товарних відносин і конкуренції.

Інформація сьогодні є одним з вирішальних ресурсів розвитку суспільства. Вона активно впливає на життєдіяльність не тільки окремих держав, а й всього світового співтовариства. Тому, архіви як складова системи інформаційних ресурсів повинні забезпечувати споживачів інформації надійною документною інформацією.

Вивчення потреб сучасного суспільства в архівній інформації є важливим завданням архівних установ. Тому виникає питання щодо класифікації таких потреб, що може дати важелі до розуміння шляхів і засобів своєчасного доведення до споживачів необхідної їм інформації , яка міститься у документах НАФ.

Сучасне архівознавство, крім звичайної та найпоширенішої класифікації потреб за предметно-тематичною ознакою, додатково використовує і такі :

хронологічний, або історичний принцип — потреба в інформації , що відноситься до певного історичного періоду і міститься у документах відповідної історичної епохи

географічний — потреба в інформації щодо певного регіону та з документів

конкретних адміністративно-територіальних одиниць

ієрархічний — потреба в інформації різних рівнів місцевих , регіональних та центральних органів, структур, угрупувань

галузевий — потреба в інформації, що відноситься до певних галузей державної, господарської, культурної, громадської діяльності

адресний — потреба в інформації, що відноситься до діяльності певного фондоутворювача чи кількох фондоутворювачів, наприклад, якщо мова йде про обєднаний або родинно-фамільний фонд

матеріальний — потреба в інформації, що міститься в документах залежно від способу закріплення в них інформації.

Вказані критерії класифікації потреб в архівній інформації можуть допомогти архівістам визначити, які саме державні архіви, фонди, колекції, окремі документи користуються найбільшим попитом у споживачів , а які або невідомі , або ще не на часі . А це, в свою чергу, допомагає архівістам не тільки враховувати наявні запити, але й втручатися в процес регулювання потреб у архівній інформації, краще організовувати користування тими або іншими документами НАФ, вдосконалювати облік довідкового апарату до них , приймати на державне зберігання тощо .

Цікавою є спроба запровадити класифікацію потреб у ретроспективній документній інформації за ознакою ефекту, очікуваного споживачами від її використання. Свого часу це питання досліджував російський архівознавець В .Автократов, який відділяв науково-історичний ефект від використання архівних документів, технічно — економічний, управлінський і соціально-правовий ефекти, ефект створення субєктивного світу людини, а також стратегічний та естетичний ефекти .

Існують очевидні та приховані потреби в архівній інформації Очевидні — чітко усвідомлені, достатньо повно сформульовані щодо ознайомлення з конкретною архівною інформацією. Приховані потреби — ті, які виявляються поступово, або раптово під час ознайомлення з певною інформацією. Архівісти зацікавлені у якомога повнішому переході прихованих потреб в очевидні, що відбувається під впливом загальних відомостей про склад і зміст архівних фондів, під час огляду документальних експозицій, радіо — і телепередач, екскурсій по архівах. Все це вимагає від архівістів більшої уваги до ініціативних форм використання документів, наполегливості у доведенні до споживачів інформації про потрібні їм архівні документи .