7. Класифікація і систематизація документів. Формування справ

Для класифікації і систематизації документів, формування справ у ТОВ «Агроюніком» складається номенклатура справ.

Номенклатура справ варта організації угруповання виконаних документів мають у справи, систематизації і врахування справ, визначення термінів їх збереження і є підвалинами складання описів справ постійного насилля і тимчасового (понад 10 років) зберігання, і навіть для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

Виконані документи мають у3-дневний термін здаватися секретарю на формування в справи. Номер справи, у якому може бути підшитий документ, визначається відповідність до номенклатурою справ.

При формуванні справ дотримуються такі загальні правила:

– до справи поміщаються лише виконані документи, відповідно до заголовками справ за номенклатурі;

– до справи групуються документи одного календарного чи учбового року, крім перехідних справ;

– роздільно групуються у справи документи постійного насилля і тимчасових термінів зберігання;

– до справи не поміщаються документи, підлягають поверненню, зайві екземпляри, чернетки;

– за обсягом справа звичайно перевищує 250 аркушів.

– за наявності у справі кількох томів (частин) індекс і заголовок справи проставляються кожному томі з додаванням «т. 1», «т. 2» тощо.