Понятие «документооборот». Основы организации документооборота

Движение документов в федеральных органах испол­нительной власти с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует доку­ментооборот.

В организации должен существовать только один ка­нал поступления входящих документов. Даже если при­ем документов построен по распределенной схеме, то это сделано только для повышения скорости обработки доку­ментов.

Канцелярия крупного предприятия является центром документооборота, но на ней документооборот не закан­чивается. Она тесно связана с документооборотом под­разделений предприятия, с системами поддержки приня­тия решений и с архивом предприятия.

Порядок прохождения документов и операции, дол­жен регламентироваться инструкцией по делопроизвод­ству предприятия, табелем унифицированных форм до­кументов, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями их работников.

На предприятиях, где применяется электронный доку­ментооборот, службой ДОУ совместно со службой автома­тизации разрабатываются маршруты движения докумен­тов. Использование маршрутов позволяет определить по­следовательность операций, производимых с документом, и путь его движения уже на начальном этапе подготовки проекта или при поступлении документа на предприятия, организации АО, концерны и т.п. В общем случае можно рассматривать систему автоматизации документооборота организации как центральную, осуществляющую коорди­нацию остальных подсистем документооборота.

Документы, поступающие на предприятие, в органи­зацию на бумажных носителях, проходят первичную об­работку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рас­смотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществ­ляется работниками службы документационного обеспе­чения управления (ДОУ). Конверты с документами вскры­ваются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаков­ки документов.

На полученном документе проставляется регистраци­онный штамп.

Документы, адресованные руководству предприятия — организации, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения, предварительно рассматри­ваются в службе ДОУ, а затем направляются руковод­ству или в подразделение.

Рассмотренные руководством документы возвращают­ся в службу ДОУ, где вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.

Подлинник документа, который исполняется несколь­кими структурными подразделениями, получает ответ­ственный исполнитель, остальным исполнителям переда­ются копии.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируют­ся по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

Текст поступившей телефонограммы записывается (пе­чатается) получателем на специальном бланке или в жур­нале и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала.

Основное назначение канцелярии заключается в прохождении по предприятию входных документов. Канцелярия отвечает за сроки исполнения входных и выход­ных документов — проверяет, кто и когда задержал выполнение документа. При этом существует два основных маршрута прохождения документа: непосредственно испол­нителю и на принятие решения в центральный аппарат.

Второй маршрут означает, что почти наверняка этот документ будет поставлен на контроль. В то же время не следует путать со вторым маршрутом документы, кото­рые поступают на исполнение в центральный аппарат предприятия (например, если на циркулярном письме стоит «Директорам предприятий...»). Такие документы характеризуются тем, что ответственным исполнителем для них является один из директоров предприятия (или их замов).

Значительная часть проблем канцелярии возникает из-за того, что она обязана контролировать только ответ­ственных исполнителей, а не полную цепочку обработки документа. Полная цепочка контролируется на уровне сис­тем организации документооборота отдела или на уровне специального делопроизводства. Только такой полный кон­троль обеспечивает устойчивое управление организацией. Создание системы сквозного контроля исполнительской дисциплины невозможно без использования средств авто­матизации обработки документов и контроля исполнения.

Тексты документов хранятся в архивном отделе кан­целярии до конца текущего года, далее они передаются в архив на долговременное хранение. Передача документов на архивное хранение может осуществляться и более мелкими порциями, несколько раз в год.

Организация работы с документами — это обеспечение рациональных условий для работы с документами с момента получения (создания) документа до сдачи его в архив.

На предприятии должен быть установлен единый по­рядок составления документов и работы с ними, за кото­рый несет персональную ответственность руководитель предприятия (учреждения).

В организации документооборота можно выделить три группы документов: поступающие (входящие), отправ­ляемые (исходящие) и внутренние документы. Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и про­хождения.

Инструкция по делопроизводству предприятия разраба­тывается для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на конкретном предприятии. В организации работы с документами и в ин­струкции по делопроизводству необходимо предусмотреть:

- образцы правильно оформленных документов с ука­занием имен файлов. При этом должны быть уста­новлены бланки различных документов предприя­тия с образцами их заполнения;

- номенклатуру (список) дел предприятия и порядок ее составления, утверждения и пересмотра;

- правила хранения файлов (на каком компьютере, в какой папке следует хранить файлы конкретных до­кументов);

- сроки хранения документов и файлов;

- порядок регистрации документов;

- правила работы с версиями документа, по которо­му все файлы с предыдущими версиями уничтожались бы и оставлялся на хранение файл с после­дним подписанным (утвержденным) вариантом до­кумента;

- сроки, порядок и ответственных за исполнение и рассылку документов;

- правила формирования и оформления дел;

- порядок временного изъятия из дела и вставка вме­сто изъятого документа карточки-заменителя с ука­занием № документа, Ф.И.О. сотрудника, даты изъя­тия и срока возврата;

- правила проведения научно-технической обработки документов для передачи их на архивное хранение;

- порядок уничтожения документов после рассмотре­ния их экспертной комиссией;

- порядок уничтожения файлов;

- методическое руководство работой с документами, информирование руководства о состоянии исполне­ния документов.

На одном уровне с канцелярией стоит архив предпри­ятия, который служит для накопления документов дол­говременного хранения и их поиска.

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ ПО НАПИСАНИЮ РЕФЕРАТОВ

Реферат— краткое изложение в письменном виде или в форме публикации доклада, содержания научного труда (трудов), литературы по теме. Работа над рефератом условно разделяется на выбор темы, подбор литературы, подготовку и защиту плана; написание теоретической части и всего текста с указанием библиографических данных используемых источников, подготовку доклада, выступление с ним.

Тематика рефератов полностью связана с основными вопросами изучаемого курса.

Тему реферата студенты выбирают самостоятельно, но если на одну тему претендует несколько студентов, на помощь приходит преподаватель. Список литературы к темам не дается, и студенты самостоятельно ведут библиографический поиск, причем им не рекомендуется ограничиваться университетской библиотекой.

Важно учитывать, что написание реферата требует от студентов определенных усилий и они нуждаются в постоянной помощи.

Особое внимание следует уделить подбору литературы, методике ее изучения с целью отбора и обработки собранного материала, обоснованию актуальности темы и теоретического уровня обоснованности используемых в качестве примеров фактов какой-либо деятельности.

Выбрав тему реферата, начав работу над литературой, необходимо составить план. Изучая литературу, продолжается обдумывание темы, осмысливание прочитанного, делаются выписки, сопоставляются точки зрения разных авторов и т.д.

Реферативная работа сводится к тому, чтобы в ней выделились две взаимосвязанные стороны: во-первых, ее следует рассматривать как учебное задание, которое должен выполнить обучаемый, а во-вторых, как форму научной работы, творческого воображения при выполнении учебного задания. Наличие плана реферата позволяет контролировать ход работы, избежать формального переписывания текстов из первоисточников.

Оформление реферата включает титульный лист, оглавление и краткий список использованной литературы. Список использованной литературы размещается на последней странице рукописи или печатной форме реферата.

Реферат выполняется в письменной или печатной форме на белых листах формата А4 (210x297 мм). Шрифт Times New Roman, кегель 14, через 1,5 интервала при соблюдении следующих размеров текста: верхнее поле — 25 мм, нижнее — 20 мм, левое — 30 мм, правое — 15 мм. Нумерация страниц производится вверху листа, по центру. Титульный лист нумерации не подлежит.

Рефераты должны быть написаны простым, ясным языком, без претензий на наукообразность. Следует избегать сложных грамматических оборотов, непривычных терминов и символов. Если же такие термины и символы все-таки приводятся, то необходимо разъяснять их значение при первом упоминании в тексте реферата. Это правило касается и дипломных работ.

Объем реферата предполагает тщательный отбор информации, необходимой ддя краткого изложения вопроса.

Важнейший этап — редактирование готового текста реферата и подготовка к обсуждению. Обсуждение требует хорошей ориентации в материале темы, умения выделить главное, поставить дискуссионный вопрос, привлечь внимание слушателей к интересной литературе, логично и убедительно изложить свои мысли.

Рефераты обязательно подлежат защите. Процедура защиты начинается с определения оппонентов защищающего свою работу. Они стремятся дать основательный анализ работы студента, обращают внимание на положительные моменты и недостатки реферата, дают общую оценку содержанию, форме преподнесения материала, характеру использованной литературы. Иногда они дополняют тот или иной раздел реферата. Последнее особенно ценно, ибо говорит о глубоком знании студентом-оппонентом изучаемой проблемы. Обсуждение не ограничивается выслушиванием оппонентов. Другие студенты имеют право уточнить или опровергнуть какое-либо утверждение. Преподаватель предлагает любому студенту задать вопрос по существу доклада или попытаться подвести итог обсуждению.

Доклад — публичное сообщение, представляющее собой развернутое изложение на определенную тему. Это работа, требующая навыков работы с литературой. Студент должен не только выбрать тему доклада, исходя из своих интересов, но и суметь подобрать литературу, выбрать из нее наиболее существенное, переложить своими словами и изложить в определенной последовательности. Доклад должен быть с научным обоснованием, доказуем, связан с конкретными жизненными фактами, иметь иллюстративный материал. Количество привлекаемой литературы для доклада намного больше, чем в реферате, и сам объем работы гораздо шире и глубже.

Необходимо, чтобы студент мог выступить на заседании кружка, на семинарском занятии. Написание доклада является достаточно сложной работой и требует уже сформировавшихся умений и навыков работы с литературой, особой мыслительной деятельности, знаний правил оформления.

Доклад требует плана, по которому он выполняется. План должен быть предпослан самому содержанию и отражать его. Кроме того, студент, приступая к составлению доклада, должен иметь конспекты литературных источников по изучаемой проблеме. При оценке доклада учитываются его содержание, форма, а также и культура речи докладчика.