2. Хранение электронных документов

Система хранения электронных документов должна обеспечить эффективное хранение и актуализацию документов во внешней памяти компьютеров, а также их эффективный поиск и конфиденциальный доступ к ним. Действительно, хранить информацию в компьютере значительно удобнее, чем на бумаге: в любой момент данные можно изменить, дополнить и напечатать нужное количество копий. Переписав информацию на дискету, можно ехать в любой город или страну, не побаиваясь за чемодан с бумажной документацией, а хранить ее во внутреннем кармане пиджака (например, 3,5-дюймок| дискета DVD| умещает около 1 млн. страниц текста).

Хранилища информации, в том числе и электронных документов во внешней памяти называются базами данных. Организация и программное обеспечение создания и обслуживания баз данных - прерогатива программных продуктов, объединенных по названию системы управления базами данных. Наиболее популярными программными средствами этой группы в настоящий момент является D Ваsе, Сlиррег, Рагаdох, Orakl|, Access| и др.

Наиболее известной системой среди интегрированных систем является система Microsoft| Offise| of| Windows|, которая включает в себя текстовый редактор MS| Word|, табличный процессор MS| Exel|, СУБД MS| Access|, электронную почту MS| Mail| и ее расширение MS| Form| Designer|, программу электронного секретаря Schedule|, программы обслуживания факсмодемов| MS| At| Work| PC| Fax|, техники для презентаций MS| Power| Point| и др.

Манипулирование электронными документами это специфическая подсистема, которая больше всех ориентирована на управленческую деятельность.

Основными функциями этой подсистемы являются:

• организация работы с электронными документами;

• контроль выполнения документов;

• печать и тиражирование документов;

• электронное распространение документов.

Используя программные средства Microsoft| Office|, можно обеспечить:

• обработку входящей и исходящей информации;

• создание и редактирование электронных документов;

• сбор и анализ данных (например, отчетность) с наглядным представлением результатов в виде как графиков так и диаграмм;

• сохранение электронных документов в базах данных с удобным поиском и доступом;

• маршрутизацию и рассылку электронных документов по электронной почте и факсимильной связи;

• функции электронного секретаря и диспетчеризации прохождения документов;

• удобное форматирование и печать электронных документов.