3.5 Автоматизация учёта денежных средств

ООО «Острожанский» учёт денежных средств не автоматизирован. Поэтому мы присоединяемся к мнению Мироненко Л. А и рекомендуем организации изыскать денежные средства на приобретение современной качественной вычислительной техники и программного обеспечения , а также денежные средства для обучения квалифицированных специалистов, которые смогут овладеть новейшими информационными технологиями, что существенно позволит упростить и ускорить обработку и передачу информации. Мы предлагаем внедрить программу «1С: Бухгалтерия». «1С: Бухгалтерия» – это универсальная бухгалтерская программа, которая настраивается самим бухгалтером на особенности бухгалтерского учёта своего предприятия, на любые изменения законодательства и форм отчётности. Бухгалтер, освоив универсальные возможности программы, самостоятельно может автоматизировать различные разделы учёта : кассу, банки т.д. Основные возможности программы 1С: Бухгалтерии:

-ведение синтетического и аналитического учёта применительно к особенностям организации;

-ведение количественного и валютного учёта;

-изменение и дополнение плана счетов, системы проводок, настройки аналитического учёта, форм отчётности;

-формирование и печать учётных регистров по синтетическому и аналитическому учёту, первичных документов и всей необходимой отчётности.

Программа отличается удобством в работе, быстротой проведения операций и лёгкостью освоения.

Автоматизация учета денежных средств может производиться на одном либо на нескольких взаимосвязанных местах с использованием одного либо нескольких отдельных программных модулей. Большинство программ автоматизации кассовых и банковских операций предполагает работу «от документа » т.е ввод данных осуществляется в экранных формах банковских и кассовых первичных документов с последующей автоматической разноской информации по бухгалтерским счетам .

Рассмотрим процесс автоматизации бухгалтерского учета денежных средств на примере программного продукта созданного на типовой платформе системы «1С: Предприятия 7.7 », которая называется 1С: Бухгалтерия.

На этапе настройки подсистемы вводится наименование основной кассы, которые в дальнейшем автоматически проставляется во всех кассовых документах. По счёту 50 предусмотрено использование субсчетов, а также объектов аналитического учёта (субконто), соответствующих справочникам «кассы организации» и «целевое использование средств по кассе».

Ввод вступительного сольдо производится в журнал операций один раз – при внедрении системы.

Движение наличных денежных средств обусловливается электронными документами, которые отражаются и обрабатываются в журналах « Рублёвые кассовые операции» и «Валютные кассовые операции ». В разделе «Учёт кассовых операций в рублях» вводятся следующие первичные документы: приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, платёжная ведомость . В окне журнала « Касса рублёвая» каждому документу соответствует отдельная строка , записи располагаются в хронологическом порядке.

При оформлении кассовых ордеров система автоматически контролирует уникальность номера документа, правильность ввода даты, наличие в полях ввода и правильность введенных кодов счетов. Корректный ввод обеспечивается функцией выбора из справочников счетов. В зависимости от выбранного кода счёта система предложит соответствующие поля ввода объектов аналитического учёта и состав граф. Табличная часть документа заполняется данными по каждому виду целевого использования сумм. В нижней строке окна автоматически отражается итоговая сумма документа. Разнос суммы документов по корреспондирующим счетам производится автоматически после их сохранения и проведения.

В результате автоматизирования обработки информации по учёту денежных средств можно получить следующие выходные документы : отчёт кассира , анализ целевого использования средств по кассе ; оборотно-сальдовая ведомость по счету 50; журнал – ордер и карточка счёта 50; анализ счета и др.

Автоматизация учёта банковских операций рассматривается во взаимосвязи с реализацией компьютерного учёта расчётов. Настройка автоматизированной системы предусматривает ввод банковских реквизитов организации, юридического адреса, общегосударственных кодов. Эти данные впоследствии автоматически проставляются в платёжных документах. В системе не предусмотрено использование субъектов по счетам 51и 52; аналитический учёт ведется в разрезе расчётных и валютных счетов.

Основным справочником подсистемы является справочник «контрагенты».

В окне ввода и редактирования сведений пользователь выбирает из списка вид контрагенты: «Организация», «Частное лицо», «Индивидуальный предприниматель», «Сотрудник». От его выбора зависит форма диалога. Для контрагента «Организация» система предложит ввести соответствующие банковские реквизиты, юридический и почтовый адрес. В справочнике « Контрагенты» можно выполнить ряд действий: сформировать акт сверки взаимных расчётов за любой период; проконтролировать поступление от поставщиков и оплату ТМЦ; проконтролировать отгрузку и оплату ТМЦ покупателями; распечатать справочник контрагентов.

В процессе формирования платёжных документов используются также справочники «Основание», «Договоры», « Код платежа», «Страна», «Ставки НДС», «Поступление и оплата ТМЦ», «Отгрузка и оплата продукции».

Документы по обработке банковских операций с белорусскими рублями вводятся в разделе «Учёт банковских операций в рублях», они доступны для обработки через журналы «Банк». Пользователь может формировать следующие виды электронных документов: платёжное поручение; платёжное требование, списание с расчётного счёта, поступление на расчётный счёт; объявление на взнос наличными; реестр чеков; оплата кредитной картой.

Для удобства просмотра и обработки некоторых видов документов предусмотрены отдельные журналы: «Картотека», «Платёжное поручение» «Платёжное требование», «Кредитные карты».

По платежным поручениям, требованиям записи по счетам не формируются автоматически, так как требуется подтверждение прохождения денег по расчетному счёту. Только на основании полученной в банке выписки для расходных операций пользователя оформляет документ «Списание с расчётного счёта». Записи в него можно вводить вручную, оформляя списание на основании платёжных требований, мемориальных ордеров и т.д. При сохранении документа система выставляет запрос и автоматически формирует корреспонденции по отражению в бухгалтерском учёте фактом оплаты.

В конфигурации «Главный бухгалтер» зачисление денежных средств, поступающих на расчётный счёт от одного контрагента, выполняет электронный документ «Приход на расчётный счёт», и от нескольких контрагентов «Поступление на расчётный счёт».

Выходные документы формируются в пункте меню «Отчёты». Следует обратить внимание установку таких параметров формирования отчётов, как период вывода оборотов по кредиту (для журнала-ордера), выбор вида субконто из списка ( для карточки субконто).

В конце отчётного периода бухгалтера формируют и выводит на печать следующие документы: оборотно – сальдовая ведомость по счёту 51; журнал – ордер и ведомость по счёту 51 (документ можно подготовить за любой отчётный период и нарастающим итогом с начала года – с любой детализацией записей; форма задаётся параметрически).