3. Керування документацій ними процесами: сфера практичної діяльності та наукових знань

Керування документацією (далі - КД) є невід'ємною частиноюзагальної системи керування підприємством, установою, організацією (далі - установою) і, зокрема, складовою інформаційного менеджменту. Інформація належить до основних ресурсів, які використовує установа, поряд з людськими ресурсами, капіталом, матеріалами й технологією. В свою чергу до 85 відсотків інформаційних ресурсів установ складають службові документи, звідси і випливає значення КД для їх успішної діяльності. В усіх країнах з високим рівнем розвитку економіки із середини 1990-х рр. приділяється значна увага методам керування документованою інформацією з огляду на зростання її значущості як економічного чинника та засобу правового регулювання. Як наслідок, актуальними є дослідження вчених та експерименти практиків у сфері КД, спрямовані на перегляд технології традиційного діловодства і перехід до створення високоефективних систем керування всім комплексом документаційно-інформаційних ресурсів. Україна не залишилися осторонь цих процесів. У її інформаційній інфраструктурі відбуваються суттєві зміни, зумовлені інтеграцією України до світового інформаційного простору, впровадженням прогресивних інформаційних технологій (нових носіїв інформації, способів запису даних, відтворення, зберігання та пошуку інформації), автоматизацією канцелярської праці, що вплинуло на характер документів та діловодства в цілому. У зарубіжній традиції керування документацією охоплює весь життєвий цикл документа з моменту його створення, функціонування, тобто перебування в динамічному стані, до вилучення для знищення чи передавання в архів. Під "створенням документів" розуміють проектування та складання форм документів, їх назв, переліку (згідно з практичними потребами діяльності установи), окреслення функційного призначення, моніторинг їх користування, застосування новітніх інформаційних технологій. Формування справ, створення систем пошуку документної інформації, документів, розвиток систем транслювання інформації, копіювання та тиражування документів, передавання їх до архівів для зберігання становлять ще один "життєвий" цикл документів, який так само є об'єктом пізнання керування документацією.

Білет 29