1.Основні вимоги до складання та оформлення управлінських документів

До кожного з документів ставляться певні вимоги: відповідність своєму призначенню, достовірність і юридична сила, чітка структура та зручність в обробці. Таким чином, щоб документ відповідав своєму призначенню, він повинен бути складений у відповідності до форми, яка прийнята для даної категорії документів. Від повноти і якості оформлення документів залежить їх юридична сила, оскільки вони є свідоцтвом, підтвердженням конкретних фактів, явищ, подій.існує формуляр-зразок (службового документа) — це модель побудови формуляра службового документа, що встановлює сферу його застосування, формат, розміри полів, вимоги до побудови кострукційної сітки та основні реквізити. Формуляр являє собою єдині, науково обґрунтовані правила підготовки та оформлення документів. Введення таких правил створює необхідні передумови для більш детальної уніфікації документів, що сприяє використанню їх в автоматизованих системах управління. Стандарти встановлюють найбільш загальні правила складання документів, а також регламентують машинописне оформлення його окремих реквізитів.

Реквізити — це елементи, з яких складаються документи, без яких він не може бути підставою для обліку та не має юридичної сили.

Кількість ознак, тобто реквізитів, різна і визначається документом, його видом, змістом. встановлює максимальний склад реквізитів і порядок їхнього розташування.

Датою створення документа вважається:день підписання та реєстрації листа або наказу;день затвердження плану, звіту, інструкції;день фіксації вчинків у протоколах, актах;день набрання чинності розпорядчого документу після одержання адресатом.

Індексація документів — це присвоєння документу умовного позначення, що надається йому під час реєстрації і вказує на місце складання, виконання та зберігання документа. У кожній організації повинна бути єдина і стабільна система індексації документів і простійне розташування складових частин індексу.В основі індексації лежить номенклатура справ організації.

Проекти документів погоджуються установами, організаціями, структурними підрозділами, посадовими особами, компетентними у питаннях, що містяться у проекті документа. Існує внутрішнє та зовнішнє погодження.Внутрішнє погодження здійснюється шляхом візування документа. Оформлення копій документів. Копії документів виготовляються та видаються тільки з дозволу керівника підприємства, організації або структурного підрозділу. Установа має право засвідчувати копії лише тих документів, які створені в ній. Це правило не поширюється на архівні установи, нотаріальні контори та приватних нотаріусів. Також установа може вирішити питання про копіювання документів про освіту, свідоцтв про народження та одруження працівників своєї установи.Нумерація сторінок. Номери сторінок проставляються починаючи з другого аркуша, угорі праворуч, на відстані не менше 10 мм від країв.