2.Організація документообігу в установі

Документообіг – рух документів організації з моменту їх створення або отримання до закінчення їх виконання або відправки.

Організація документообігу – це правило, у відповідності з якими відбувається обіг документів в організації. Організація документообігу передбачає раціональний рух документів, включаючи як операції з документами, так і їх переміщення в апараті управління, їх отримання, розгляд, оформлення і відправка. Документообіг являється важливою ланкою діловодства, так як визначає не тільки інстанцію руху документів, але і швидкість цього руху.

Головне правило документообігу – оперативний рух документів по найбільш короткому шляху з мінімальними витратами часу і роботи. Реалізувати це правило в конкретних організаціях можна шляхом чіткої регламентації шляхів проходження документів, в ході якої перевіряється обслуговування всіх операцій, цілеспрямованість всіх переміщень.

Організація роботи з документами залежить від об’єму документообігу, організаційної структури і форми роботи з документами, прийнятої технології обробки документів. Робота з документами складається з ряду поступових операцій: прийом документів, їх розподілення і направлення на виконання, виконання і відправка.

Незалежно від об’єму діяльності організації, операції по прийнятті і відправки документів зазвичай проводять централізовано. В структурі служби діловодства великих організацій для цього передбачають створення спеціалізованого дільниці – експедиції, як одного їх структурних підрозділів служби. В канцеляріях і загальних відділах організаціях створюється дільниця по прийнятті і обробки документів з тими ж функціями. В організаціях, котрі не створюють свою службу діловодства, прийняття і обробка документів, операції по їх відправки виконуються централізовано секретарем.

Про правила відправлення документів говорилося вище, тож зупинимося на правилах обробки вхідних документів. В нормативних документах регламентування правила первинної обробки вхідних документів. Вони зводяться до наступного:

Перевіряється правильність доставки. Помилково доставлена документація повертається на пошту для пересиланню адресату.

Перевіряється цілісність конверта, збереження печаток. Конверти відкриваються, перевіряється комплектність і збереженість вкладеного.

При поступленні електронних документів обробляється тільки супроводжувана документація, машинні носії в упаковці передаються за призначенням.