5.3. Способы автоматизации делопроизводства

При стандартизации разработки и внедрения автоматизированных систем документационного обеспечения управления (АСДОУ) применяется международный стандарт ИСО 15489—2001 «Информация и документация. Управление документами».

Способами автоматизации делопроизводства являются: разработка оригинальной системы автоматизации делопроизводства; инсталляция типовой системы автоматизации делопроизводства; настройка инструментальных средств автоматизации делопроизводства.

К инструментальным средствам автоматизации делопроизводства относятся:

• средства создания документов – текстовый процессор Microsoft Word (предназначен для создания, просмотра, модификации и печати текстовых документов), текстовый редактор Word for Windows или Win Word (облегает такую рутинную и трудоемкую часть делопроизводства, как документирование), электронные таблицы Microsoft Excel (позволяет выполнять вычисления, анализировать данные и работать со списками в таблицах и веб-страницах), электронная презентация Microsoft Point (позволяет готовить доклады для собраний и совещаний и создавать веб-страницы);

• системы управления базами данных – Microsoft Access (позволяет создавать базы данных и программы для работы с данными, управления и контроля за ними);

• система обеспечения групповой работы - Internet Explorer (поиск и отображение информации и веб-узлов в Интернете), технология Group Ware (объединяет в подсистеме компьютерные рабочие места сотрудников, наиболее тесно связанных информационно);

• системы управления документами - персональный архив Euphrates 96;

• системы электронной почты - персональный организатор Microsoft Outlook (позволяет получать и отправлять почту, работать с расписанием, контактами и задачами и вести запись своих действий), Outlook Express (отправка и получение сообщений по электронной почте и из групп новостей);

• системы управления деловыми процессами.