Бухгалтерский учет денежных средств на предприятии
3.3 Учет расчетов с подотчетными лицами
Подотчетными лицами являются работники ООО "Строй-Реставратор", получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы.
Список лиц, имеющих право получать в кассе наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, утверждается руководителем ООО "Строй-Реставратор" - Исмаиловым Ч.К.. Размер этих сумм ограничен, выдача наличных денежных средств на хозяйственные нужды предусмотрена сметой предприятия.
Сумма выдачи на расходы, связанные со служебными командировками, зависит от срока командировки и ее места назначения. Командированному работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда (в оба конца), суточных и расходов по найму жилого помещения.
Указанные суммы на командировочные расходы называются нормированными и включаются в себестоимость работ. В случае превышения фактических расходов над нормой разрешается их оплата за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия с одновременным суммированием выплаченного превышения с суммой начисленной командируемому заработной платы для определения подоходного налога.
Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 ”Расчеты с подотчетными лицами”. Это - активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму невозмещенного перерасхода.
По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные).
При учете расчетов с подотчетными лицами в ООО "Строй-Реставратор" делаются следующие проводки:
Дебет 71 Кредит 50 - 49 110 - выдано из кассы Анникову А.В. в подотчет на приобретение материалов
Дебет 71 Кредит 50 - 2400 - выдано из кассы Мамедову Ф.М. на командировочные расходы
Дебет 71 Кредит 50 - 3227,50 - выдано из кассы Кузнецовой Т.В. на командировочные расходы
Дебет 50 Кредит 71 - 2800 - возращен остаток неиспользованной суммы в кассу Гасановым Ф.И.
Дебет 10/8 Кредит 71 -49 110 - приобретены строительные материалы Анниковым А.В.
Если работник истратил не всю выданную сумму или истратил больше, то в учете будут сделаны следующие проводки:
Дебет 50 Кредит 71 - 750 -.внесен остаток неиспользованных сумм Гамидли Р.А.
Выдано из кассы в возмещение перерасхода.
Дебет 71 кредит 50 - 1020 - возращено Аскерову Ш.Г
Есть случаи, когда работник организации закупает товар за счет собственных средств, а затем организация возмещает работнику расходы. Выдача из кассы организации средств производится на основании авансового отчета с приложением к нему необходимых первичных документов, подтверждающих данную покупку.
В этом случае операции отражаются:
Оприходован приобретенный Исмаиловым Э.Ч. приобретенный хозяйственный инвентарь
Дебет 10/9 Кредит 60 - 2 700
Отражена сумма НДС по приобретенным товарно-материальным ценностям.
Дебет 19 Кредит 60 - 486
Отражена задолженность ООО "Строй-Реставратор" перед работникомИсмаиловым Э.Ч. на основании авансового отчета
Дебет 60 Кредит 71 - 2700
Погашена задолженность перед физическим лицом по приобретенным хозяйственному инвентарю
Дебет 71 Кредит 50 -2700
Дебет 10/9 Кредит 71 - 2700
Удержаны из заработной платы подотчетные суммы, не возращенные своевременно.
Дебет 70 Кредит 73 - 300 рублей - удержано из заработной платы Лисичкина А.В.
Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер №7 - комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи.
Каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка (линейка) и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке.
Основанием для заполнения журнала-ордера №7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты - на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера - на расхождения в суммах полученных и израсходованных.
К учету принимаются авансовые отчеты, проверенные арифметически, по существу (в отношении целесообразности и необходимости расходов, соответствия их назначению аванса) и утвержденные руководителем предприятия. Бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, проставляя на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода.
Согласно журналу-ордеру ООО "Строй-Реставратор" за октябрь:
Сальдо на начало
Дебет - 2700
Кредит - 243 908,28
Обороты за месяц
Дебет - 631 991, 00
Кредит 145 273, 40
Сальдо на конец
Дебет - 245 509,32
Кредит - 0