1.1 Определения учета основных средств

Я рассмотрю, какими свойствами должны обладать основные средства организации. Имущество, используемое организацией больше 12 месяцев, называется основным средством.

Признаки основных средств:

1) объект используется в производстве для производства товара продукции, услуги;

2) объект используется длительное время, т.е. срок использования продолжительности свыше 12 месяцев;

3) объект приносит экономическую прибыль организации.

Учет основных средств написан в п. 4 Положения по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/01 которое утверждено приказом Минфина России от 30. 03. 2001 г. № 26 н.

Организации бывают коммерческие но бывают и не коммерческие то следовательно рассмотрю, а что является основными средствами у них.

Основные средства в некоммерческой организации:

1) используется объект для достижения цели, созданной этой организации;

2) для управленческих нужд некоммерческой организации;

В соответствии с п. 5 ПБУ 6/01 к основным средствам относиться: здание, сооружение, рабочие и силовые машины оборудование, измерительные и регулирующие приборы, устройства, вычислительная техника, транспорт инструмент, производственный и инвентарный инвентарь, племенной скот, многолетние насаждения и прочее имущество.

В состав основных средств входит: капитальное вложение на коренное улучшение земли - это осушение оросительные и другие работы; капитальное вложение в арендованные объекты основных средств; земельные участки и другие природные ресурсы.

Имущество в отношении которых выполняется условие выше предусмотрено в п. 4 ПБУ 6/01 и стоимостью в пределах лимита. Лимит устанавливается в учетной политике предприятия, организации, фирмы, но не более 45 000 т.р. за штуку, а остальное отражается в бухгалтерском учете в составе материально-производственных запасов.

Бухгалтерский учет основных средств оформляется документами, которые называются первоначальная документация.

Автоматизация бухгалтерского учета - это применение программ для подготовки финансовой отчетности.

Автоматизация бухгалтерского учета представляет собой процесс, при котором данные первичной документации переводиться (набирается, вбивается) на компьютере в специализированную программу. Данные обрабатываются в специализированной программе и информация выданная помогает принимать управленческие решения руководителю.

Отсутствие достоверных и оперативных данных может привести к искажению бухгалтерской отчетности, а иногда делается это специально (мошенничество).

Основные условия ошибок бухгалтерского учета:

1) специальные противоправные действия бухгалтера;

2) арифметические ошибки - или невнимательность бухгалтера;

3) незнание ведение бухгалтерского учета в России

Каким должен быть автоматизированный учет бухгалтерского учета на предприятии.

Требование к автоматизированной системе бухгалтерского учета:

1) качественное ведение учета;

2) быть надежным и удобным в эксплуатации;

3) правильные арифметические расчеты;

4) обеспечить подготовку заполнение проверку и распечатывание первичной документации;

5) осуществлять безошибочный перенос данных из одной версии программы в другую;

6) производить итоги накопленных данных за определенный период времени (обработка данных);

7) обеспечить обращение к данным и отчетам за прошлые периоды, а точнее вести архив;

8) должны соответствовать структуре плана счетов;

9) применяться нормативы для отрасли применяемой организации;

10) должны быть защищены от сбоев и умышленного искажения данных.

История автоматизации бухгалтерского учета в России.

В настоящий момент существует очень много программ для введения бухгалтерского учета но в основном популярна программа 1 С Бухгалтерия.

Общество с ограниченной ответственностью «Вербилово» было основано в 2007 году. Основная деятельность продажа натуральных продуктов питания: розница, оптовая продажа.

Внимание уделяется оптовым клиентам. Для каждого оптового клиента есть выгодные схемы работы, подбираются специальные акции, процент скидки, подбираются специальные цены под крупные партии, обеспечивается информационная и техническая поддержка, оптовыми клиентами ООО «Вербилово» стали многие оптовые склады Липецкой области.

Свою деятельность ООО «Вербилово» осуществляет с помощью торговых отделов, которые состоят из представителей. Ежедневно собираются заявки от клиентов и с помощью компьютеров они передаются в отдел продаж, а затем, обработав заявки, передают информацию на склад. На складе формируется партия, которая с помощью машины осуществляет доставку товара в торговые точки города Липецкой области. Контроль правильности оформления товарно-транспортных накладных и расчеты оформляются отделом службы безопасности и бухгалтерского отдела. Когда происходит расхождение, то назначается сверка взаиморасчетов между складом и бухгалтерским отделом. Рассмотрю структуру управления ООО «Вербилово».

Рисунок № 1 Структура управления ООО «Вербилово»

Здесь видно, что бухгалтерский отдел является структурным подразделением ООО «Вербилово». Бухгалтерский учет осуществляется бухгалтерией, которую возглавляет главный бухгалтер. В своем подчинении непосредственно имеет 2 - х бухгалтеров и работников кассового отдела. Следовательно, главный бухгалтер подчиняется генеральному директору ООО «Вербилово».

Автоматизация учета основных средств является:

1) правильное отражение наличие и движение основных средств;

2) продукция н складе, холодильнике и других местах хранении товара (продукции);

3) выполнять контроль за выполнением плана по продажам ассортименту и так далее;

4) контроль за правильностью хранения товара и соблюдением норм;

5) контроль и выявление рентабельности товара и отдельного вида товара.

Классификация основных средств по положению бухгалтерского учета «Учет основных средств» от 3 Сентября 1997 г. № 65 н объект основных средств имеет следующую «Типовая классификация».

Типовая классификация: 1. Здание: 2. Сооружение; 3. Передаточные устройства; 4 Машины и оборудование; 5. Транспортные средства; 6. Инструмент; 7. Производственный инвентарь; 8. Хозяйственный инвентарь; 9. Продуктивный скот.

По принадлежности основные средства делятся на собственные и арендованные. Собственные принадлежат предприятию, а арендованные принадлежат на временное пользование за определенную плату.

По характеру участия в производстве различают основные средства делятся: производственные и непроизводственные. Производственные - это основные средства, которые участвуют в процессе производства для переработки сырья, производства готовой продукции и извлекается прибыль.

Непроизводственные - это основные средства, которые числиться на балансе предприятия и не связаны с осуществлением уставной деятельности.

Оценка основных средств осуществляется в соответствии с приказом Минфина от 26 декабря 1994 года. Объекты основные средств, а точнее оценка осуществляется и учет по первоначальной стоимости. Я рассмотрю определения основных средств по классификации.

Определение основных средств:

1) здания и сооружения - это основные средства в форме объекта, который обладает следующем:

- затраты на строительство и монтаж по возведению сооружения, здания объекта; Пример: здание для бухгалтерского отдела, здание для осуществления хозяйственной деятельности. Другие затраты, которые подлежат в установленном порядке в инвентарную стоимость объекта.

2) оборудование - это основные средства, которые участвуют в процессе хозяйственной деятельности. Пример: ванна для производства творога. Все затраты связанные с приобретением, расходы по консультационным услугам, расходы на доставку и установку оборудования, а так же монтаж оборудования. Поскольку оборудование может состоять из нескольких деталей, частей и каждая часть может иметь отдельный срок эксплуатации. При поступлении объекта основных средств в качестве вклада в Уставный капитал осуществляется в размере согласном по размеру вложения каждого учредителя, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации. Рассмотрю первичную документация при поступлении, перемещению выбытию основных средств.

Первичная документация учета «Основных средств»:

1) форма № ОС - 1 - акт о приеме-передаче объекта основных средств, кроме зданий сооружений.

2) форма ОС-1а - акт о приеме-передаче здания (сооружения);

3) форма № ОС-1б - акт о приеме-сдаче групп объектов основных средств (кроме зданий и сооружений);

4) форма ОС-2 - накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств; Форма применяется при зачислении в состав основных средств, а так же отдельных объектов для учета ввода их в эксплуатацию. Так же применяется форма для внутреннего перемещения из одного подразделения - цех, участок в другое, а так же передача основных средств со склада в эксплуатацию.

5) форма ОС-3 - акт о приеме-сдаче отремонтированных модернизированных объекта основных средств; Эта форма служит для оформления ремонта.

6) форма ОС-4 - это акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспорта). Эта форма служит для выбытия основных средств при полной или частичной их ликвидации.

7) форма ОС -4а - это акт о списании автотранспортных средств. Этим документом оформляют списание грузового или легкового транспорта.

8) форма № ОС -4б - это акт о списании групп объектов основных средств.

9) форма № ОС-6 - это инвентарная карточка учета объекта основных средств.

10) форма № О - 6 - это инвентарная карточка группового учета объектов основных средств.

11) форма № ОС-6б - это инвентарная книга учета объектов основных средств.

12) форма № ОС -14 - акт о приеме (поступлении) оборудования.

13) форма № ОС - 15 акт о приемке-передаче оборудования в монтаж.

14) форма № ОС - 16 - это акт о выявленных дефектах оборудования.

Аналитический учет основных средств в организации видеться бухгалтерским отделом по классификационным группам, а внутри групп по инвентарным объектам - это форма ОС и месту нахождения на предприятии - это эксплуатация объектов. Назначается материально ответственное лицо за основные средства. Рассмотрю в таблице формы первичной учетной документации.

Таблица № 1 Формы первичной учетной документации

1.2 Технические средства автоматизации учета основных средств

Общая информация:

1) внедрение на организации программу 1 С. Бухгалтерия уже имеет большой опыт сотрудничества. Программа предлагает обрабатывать первичную документацию по учету основных средств. Проводя проводки в Журнале хозяйственных операций.

Журнал хозяйственных операций:

1) Д 01, К 08 - программа предлагает заполнить унифицированную форму документа, а также инвентарную карточку.

Благодаря автоматизации бухгалтерского учета можно:

- автоматическое заполнение программой инвентарных карточек;

- автоматическое начисление амортизации (износа) основных средств;

- облегчение и ускорение переоценки основных средств.

Вывод: с помощью программы можно от многих недостатков учета основных средств.

2) автоматизация в 1 С: Бухгалтерия служит для учета основных средств на ООО «Вербилово».

3) Объект автоматизации в программе 1С. Бухгалтерия учет основных средств формирование поступление перемещения начисления амортизации, ликвидация основных средств. Рассмотрю требования к автоматизации для 1С Бухгалтерия.

Требование к системе автоматизации программы:

1) программа должна включать в себя полный цикл ведения учета основных средств;

2) иметь возможность настройки системы под особенности организации;

3) использование возможности Windows, обмен данными в Excel;

4) требование к численности и квалификации персонала в правильности внесения данных в программу.

Вывод: пользователь (персонал) должен иметь элементарные навыки работы на персональном компьютере, а так же с операционной системой.

В качестве надежности необходимо проводить проверку рабочего состояния раз в 3 месяца, а так же обновлять антивирусные базы.

4) состав работы по созданию автоматизированной системы:

- покупка программы.

5) проверка обновление работоспособности системы и устранение неполадок.

6) проведения контроля программы и введенных данных в систему:

7) осуществлять требования для учета основных средств;

Для правильного функционирования программы необходимо создать условия функционирования объекта автоматизации к вводу системы в действия.

8) требования к документированию - это применение рекомендованной формы, которые предназначены для определённой отрасли организации.

Вывод: в результате уточнения и систематизации комплекса решаемых задач, которые подлежат автоматизации и классификации потоков входной и выходной информации, которую можно использовать программный комплекс (конфигурация).

Анализ входной и выходной информации

Анализ вносимой входящей информации:

1) акты выполненных работ;

2) накладные;

3) счет-фактура;

4) платежные поручения;

5) ведомость - это обычно по заработной плате;

6) акты сверок;

7) акт о приеме товара; (основных средств);

8) анализ входящей информации;

9) форма Ф1 - основные средства;

10) форма - сведения о затратах;

11) налоги;

12) амортизация;

13) отчеты;

14) итоговые ведомости;

15) отчисления во внебюджетные фонды.

Всю обрабатываемую информация можно разделить - это документы, справки, акты можно классифицировать по следующему виду.

Классификация обрабатываемой информации:

1) по отношению входа и выходу - ввод данных;

а) входные данные - это внесение данных по приходу поступлению основных средств;

б) выходные - это все отчеты по внесенными данными за определенный период времени.

2) по срокам:

а) ежемесячные - это вносимые данные за выполнения хозяйственной деятельности;

б) ежедневные - выполняемые каждый день. Пример: акт о недостаче.

3) выходная информация -

а) информация для статистического управления;

б) информация для администрации организации (внутренние пользователи);

в) информация для внешнего пользователя (налоговая);

4) по функциональному значению:

а) отчетная информация

б) другие виды документов.

Унификация документооборота выполняется путем введения единых форм документов в результате синтетической и семантической документации. Следовательно, вводимая информация в форе наименований показателей, единиц измерения номеров, а следовательно получается унифицированная система документации.

Унифицированная система документации - это рациональное организованный комплекс взаимосвязанных документов, который отвечает единым правилам и требованиям и содержит информацию, которая необходима для управления организацией. По уровням управления унифицированная система документооборота делиться.

Уровни унифицированной системы документооборота:

1) межотраслевые системы документации, используемые на всех организациях;

2) отраслевые системы документации, применяемые только на предприятии конкретной области, а так же отрасли, то есть для определённого предприятия организации или фирмы.

Информационное обеспечение представляет собой сумму проектных решений о объему хозяйственных операций, масштабу организации.

1.3 Синтетический учет поступления и выбытия основных средств

Для синтетического учета основных средств используются следующие счета.

Синтетический учет (журнал-ордер № 13) основных средств.

ь 01 «Основные средства» - это учет основных средств, можно открыть субсчета 01/01 - Собственные основные средства, 01/02 - Аренда основных средств.

ь 03 «Доходные вложения в материальные ценности» - субсчета открываются следующие 03/01 - Имущество для сдачи в аренду.

ь 02 «Амортизация основных средств» - это износ основных средств. Субсчета открываются к этому счету:

02/01 - «Износ собственных основных средств», 02/02 Износ имущества, сданного в аренду.

Забалансовые счета:

ь 001 - Арендованные основные средства;

ь 014 «Износ жилищного фонда»;

ь 015 «Износ объектов внешнего благоустройства и других аналогичных объектов»;

ь 021 «Основные средства, которые сданы в аренду».

Отражение учет основных средств поступление основных средств в основном происходит следующем образом:

- покупка у поставщика;

- строительство самой организацией, или подрядным способом.

В проводках сразу видно, как происходит поступление основных средств.

Журнал хозяйственных операций:

1) при приобретении основных средств за плату у поставщика, или вклад в Уставный капитал:

- Дебет 08 Кредит 60 (75,79) - это поступление основных средств (без учета НДС);

- Дебет 19 Кредит 60 - отражена стоимость НДС по приобретённым основным счетам:

- Дебет 08 Кредит 60 (76,23 ) - это отражение всех расходов, которые связаны с приобретением основных средств и доведение до состояния для эксплуатации.

- Дебет 19 кредит 60 (76) - отражена сумма НДС, которая подлежит перечислению при оплате услуг, которые связаны с монтажом.

- Дебет 08 Кредит 19 - списание на увеличение затрат на капитальное вложение НДС по приобретённым основным средствам.

Бывают случаи, когда основные средства организация получает безвозмездно в этом случае:

Дебет 08 Кредит 98/02 - это отражена стоимость безвозмездно полученных основных средств организацией.

Дебет 08 Кредит 60 (76, 23) - отражена сумма расходов, которые связаны по доставке, монтажу консультации основных средств полученных даром.

Дебет 19 Кредит 60 - отражена сумма НДС;

Дебет 08 Кредит 19 списание на увеличение затрат на капитальные вложения НДС по приобретённому оборудованию.

Регулируется поступление основных средств «Положением по бухгалтерскому учету долгосрочных инвестиций» утверждено Минфином России от 30 Декабря 1993 г. № 160.

В положении под долгосрочными инвестициями понимается расходы на создание, при увеличении приобретении внеоборотных активов организации, которые не предназначены для продажи. В плане счетов это счёт 08 «Капитальные вложения». В дебет счета собираются все затраты связанные с приобретением основных средств:

- покупка - это стоимость основных средств;

- консультация по приобретению основных средств;

- доставка транспортом основных средств в организацию;

- монтаж основных средств.

Для отражения затрат по конкретным видам капитального вложения в основные средства на счет 08 открываются следующие субсчета:

ь 08/01 - Приобретение земельных участков;

ь 08/02 - Приобретение объектов природопользования;

ь 08/03 - Строительство объектов основных средств;

ь 08/04 - Приобретение отдельных объектов основных средств;

ь 08/05 - Затраты, которые не увеличивают стоимость основных средств;

ь 08/11 - Приобретение отдельных объектов основных средств по договору лизинга.

Все расходы собираются на дебет счета 08 «Капитальные вложения», а еще можно назвать первоначальная стоимость основных средств. Затраты не включенные в первоначальную стоимость основных средств делятся на

- предусмотренные;

- не предусмотренные.

Предусмотренные расходы это:

ь расходы на подготовку основных средств к персоналу, а вернее эксплуатация - повышение и обучение персонала;

ь затраты связанные со строительством объекта;

ь средства, которые передадутся на строительство основного средства в порядке долевого участия, если основные средства будут приняты в эксплуатацию другой организацией;

ь затраты связанные с возмещением стоимости строений и посадок, которые относиться при отводе земельных участков под строительство.

Не предусмотренные затраты это:

ь затраты по оплате процентов по кредиту в банке сверх учетных ставок, которые установлены Центральным банком РФ;

ь затраты по сносу, демонтажу и охране объектов, прекращенных строительством;

ь затраты по уплате штрафов, санкций, пений, неустоек.

Все затраты на счете 08 «Капитальные вложения» ведутся на аналитическом счете в разрезе объектов и видов работ.

Основные средства (оборудование) предназначенные для монтажа, первоначально учитываются на счете 07 «Оборудование к установке».

Готовое оборудование после монтажа передается, а точнее списывается на счет 08 «Капитальное вложение». Документально это выглядит так: для ввода объект в эксплуатацию составляется акт (накладная) по форме № ОС -1, а первоначальная стоимость объекта отражается в бухгалтерском учете проводкой - Д 01 «Основные средства» или 03 «Доходные вложения в материальные ценности» с кредита счета 08 «Капитальные вложения».

Иногда, когда основные средства поступают не в результате капитальных вложений, то 08 «Капитальные вложения» не используется.

Поступление основных средств может быть в форме увеличения «Уставного капитала», это отражается следующим образом:

Дебет 01 «Основные средства» с кредита 75/01 «Расчеты по вкладу в уставный капитал (складчатый), 87/03 «Безвозмездно полученные ценности», 88/04 - «Фонд социальной сферы» и так далее.

Износ, а точнее все затраты, расходы по приобретена, монтажу, ремонту возмещается через амортизационные отчисления и отражается на счете 02 «Амортизация основных средств», этот счет имеет два субсчета:

02/01 - амортизация собственных основных средств;

02/02 - амортизация основных средств сданных в аренду.

Проводки по начислению амортизации основных средств:

1) кредит 02 «Амортизация основных средств»;

2) 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Издержки обращения», 80 «прибыль и убытки», 88 «Нераспределенная прибыль» (непокрытый убыток) и так далее. основной средство автоматизация бухгалтерский

Стоимость объекта основных средств, который выбывает у организации подлежит списанию, когда полностью стал не годен. В таких случаях обычно продают как металлолом.

Списание может быть следующих видов:

ь продажа;

ь списание при физическом, или моральном износе основных средств;

ь безвозмездной передачи основных средств;

ь ликвидация при природных катастроф - это пожар, наводнение, а пример показывает так же и падение метеорита в Челябинске.

ь передача в форме вклада в «Уставный капитал» другой организации

Списание объекта основных средств, то выручка при реализации принимается к бухгалтерскому учету в сумме, которая оговорена в купле-продаже по договору.

При продаже лома, или починенного объекта основных средств может быть прибыль, а так же и убыток, но отражение осуществляется в отчетном периоде, к которому они относятся. Прибыль, или затраты от списания объекта основных средств отражаются естественно в прибыль, или убытки организации за отчетный период.

Во всех случаях списание объекта основных средств осуществляется по счету Дебет 47 «Реализация и прочее выбытие основных средств» с кредита субсчета 01/01 «Собственные основные средства» на балансовую стоимость основного средства и по дебету счета 02/01 «Амортизация основных средств» с кредита счета 47 на сумму начисленной амортизации (износа) основных средств.

Для того чтобы имеющееся в наличие объекты основных средств так же числились и документально, то тогда проводиться инвентаризация основных средств. Инвентаризация проводиться один раз в три года за исключением обязательного проведения инвентаризации. Обязательная инвентаризация может проводиться в следующих случаях:

ь смена материально ответственного лица основных средств;

ь природные явления - это наводнение, пожар, падение метеорита;

ь ликвидация организации.

Инвентаризация основных средств проводиться с методическими указаниями по инвентаризации имущества, финансовых обязательствах, которые утверждены приказом Минфина Российской Федерации от 13 июня 1995 г. № 49.

Инвентаризация основных средств:

1) необходимо проверить наличия правильного оформленных документов - унифицированной формы (первичная документация);

ь наличие инвентарных карточек;

ь наличие паспортов технических;

ь первичные документы, а так же документы, если основные средства получены или сданы в аренду;

2) для проведения инвентаризации создается постоянная комиссия, состав утверждается руководителем организации;

3) после проверки фактического наличия инвентаризационная комиссия составляет опись по форме инвентаризации 1 (код ОКУД 0309001) в разрезе видов и объектов основных средств, а так же где находиться основные средства. Если происходит расхождение, при выявлении инвентаризации (излишки, недостачи), оформляются составлением сличительных ведомостей по форме № инвентаризации 18 (код по ОКУД 0309017) и оцениваются по рыночным ценам с определением степени изношенности (амортизации) объекта основных средств.

Объекты основных средств, которые окажутся в излишке/, не учтенные подлежат оприходованию на баланс а следовательно потом на финансовый результат. Если выявлена недостача объекта основных средств, то списание происходит с кредита субсчета 01/01 «Собственные основные средства» в дебет счета 02/01 «Амортизация основных средств» на сумму начисленного износа основных средств, а потом 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей» на сумму разницы между балансовой стоимостью основных средств и суммой амортизации. Недостача основных средств от природных катастроф относиться на финансовый результат - это дебет 90 «Прибыль и убытки».

Недостача относиться на материально ответственное лицо - это дебет субсчета 73/03 «Расчеты по возмещению материального ущерба» с кредита счета 84 «недостачи и потери от порчи ценностей».

2. Автоматизация ОС