Внутренний аудит
6. Практическая часть
База данных «Внутренний аудит» была создана для удобства использования и хранения комплекта документов по внутренним аудитам, которые проводятся в Саратовском Государственном Университете.
Электронная база данных внутренних аудитов создана на основе электронной таблицы Excel, которая часто используется для ведения простейших баз данных. Таблица, используемая в качестве базы данных, состоит из нескольких столбцов, являющихся полями базы данных. Каждая строка представляет отдельную запись.
Таблица состоит из следующих столбцов:
структурное подразделение-
Указывается название подразделения (факультет, управление и др.);
наименование подразделения
Указывается название подразделениё (нано и био-мед.технологий);
номер аудита-
Указывается порядковый номер аудита;
проверяемый элемент-
Указываются пункты, по которым проводится проверка;
приказ-
Указывается номер приказа и дата подписания приказа;
номер плана-
Указывается номер плана;
программа аудита-
Указывается дата проведения аудита;
номер отчёта-
Указывается номер отчёта о проведении аудита.
Основная работа любой базы данных заключается в поиске информации по определенным критериям. С увеличением количества записи поиск информации затрудняется. Поэтому для облегчения поиска производится сортировка данных по различным признакам.
Для облегчения поиска документов различной категории в базе они выделены различными цветами.
Особенностью электронной базы данных внутренних аудитов является то, что в ней используется команда гиперссылки. Эта команда дает возможность вставлять ссылку в исходную программу (ячейку таблицы Excel), которая позволяет перейти в определенное место конечного документа (в документ Word). При нажатии на ссылку в исходной ячейке таблицы конечный документ открывается на нужном месте в соответствующей программе (Word).