Документирование управленческой деятельности

учебное пособие

1.2 Из истории письменных коммуникаций в России

Отечественное делопроизводство имеет богатую историю, традиции; суть его не изменилась за сотни лет существования нашего государства. Для примера приведем сравнение процедур, связанных с «приказным» делопроизводством времен царя Алексея Михайловича1, и современного делопроизводства (табл. 1.1).

В приказном делопроизводстве все документы по общему делу подклеивались «друг под друга», склейка «заверялась» подписью дьяка через всю страницу непосредственно на склейке (чтобы не подменили документы или порядок их поступления). Чем дольше велось дело, тем длиннее становился «столп», или свиток; да и государственные документы бывали длинными: Соборное уложение 1649 г. -- 309 метров. Документы наматывались на стержень или просто хранились в рулоне на полках или в сундуках; для наиболее важных изготавливались специальные футляры. При переносе рулоны документов разматывались и «волочились» за тем, кто их переносил; отсюда разговорное слово «волокита» -- необоснованное затягивание дела.

Да и как было не затягивать дело, особенно состоятельного клиента, если «молодшие подьячие» служили «неверстанно», т. е. без жалованья, только на подношения «челобитчиков»! Составление каждого нового документа подразумевало вознаграждение подьячего, а сколько и каких документов нужно -- они же и определяли, зачастую, по критерию собственной выгоды. Отсюда, наверное, на Руси вековая тяга чиновников к мздоимству.

«Из центра» (от царя, боярской думы, приказов) на места шли указы, грамоты, приговоры, наказы, а снизу вверх поступали отписки, челобитные, доклады. Знакомое слово -- отписка? Приказы писали друг другу «памяти».

Интересна и система коллежского делопроизводства, в частности, Петр I ввел вместо столбцовой формы документов тетрадную и значительно улучшил «порядок в делах».

С начала XIX века в России осуществляется министерское делопроизводство. Так, «Общим учреждением министерств» вводилось единообразие в систему делопроизводства министерств: от создания документа до его хранения в архиве.

Современное делопроизводство -- это результат многовекового исторического процесса. Но если бы у России были документационные источники или солидные артефакты, свидетельствующие об ее историческом прошлом (которое, в действительности, уходит не на одну тысячу лет в глубь веков), мы бы и больше уважали себя как народ, и могли бы чувствовать себя на равных с великими древними цивилизациями, а не (по Маяковскому) «страной-подростком».

О древности истории России можно судить, например, по мифологии различных народов (в которой, как известно, зачастую отражаются реальные исторические события). Так, сохранилось описание царства, куда направились за золотым руном древнегреческие герои: царство, в котором жила мифологическая Медея, было на юге России, имело выход к Черному морю. Кто был Аттила, захвативший в V веке почти всю Европу, в том числе Рим? Предводитель гуннов, волжских племен. Итиль -- древнее название Волги; «Аттила» -- говорят, это искаженное «Эт Итиль» (т. е. «человек с Волги», «волжанин»). Недавно на территории Южного Урала был обнаружен древний город, которому не менее трех тысяч лет: оказывается, и мы являемся потомками древнейших цивилизаций, и у нас есть основания этим гордиться. Будь больше документов, а не только берестяные грамоты древнего Новгорода и Пскова, может быть, и наш менталитет был бы иным, а тяга к потрясениям меньше. Кстати, период в истории Европы, определяемый как Средневековье, у нас, согласно учебникам истории, совпадает с периодом Древней Руси.

Справедливо сделать следующий вывод: исторические источники, документальные свидетельства -- это еще и «менталитетообразующий» фактор.

Таблица 1.1 Сравнение процедур делопроизводства

Вид документации

Приказное делопроизводство

Современное делопроизводство

Этап

Исполнитель

Этап

Исполнитель

Регистрация (дата, автор)

Приказной работник

Получение, первичная обработка, регистрация

Экспедиция, канцелярия, секретарь

Входящая

Наложение резолюции («выписать» справку)

Дьяк

Наложение резолюции

Руководитель организации

Исполнение

Приказные работники

Исполнение

Исполнители

Контроль

Дьяк, старый подьячий

Контроль

Секретарь, делопроизводитель, зав. канцелярией

Направление на хранение («вклеить в столп»)

Дьяк

Направление на хранение («в дело»)

Те же

Указание на подготовку документа

Дьяк

Указание на подготовку документа

Руководитель

Исходящая

Подготовка документа

Подьячий средней руки

Подготовка документа

Специалист, исполнитель

Исправление («чернение»)

Дьяк

Исправление

Руководитель

Беление (переписка «набело»)

Молодший подьячий

Подготовка «чистовика»

Секретарь-машинист, исполнитель

Справление (сверка) и удостоверение соответствия беловика черновику

Старый подьячий

Сверка

Ответственный исполнитель

Подписание (через всю страницу)

Дьяк

Визирование, подписание

Руководители разного ранга

Отправление

Приказной работник

Отправление

Канцелярия, экспедиция, секретарь

Делись добром ;)