Документооборот и организационная деятельность секретаря на примере предприятия ООО "Набаз"

отчет по практике

-организация приема посетителей;

-прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка документов к сдаче в архив фирмы;

-техническое и канцелярское обеспечение рабочего места руководителя;

-телефонное обеспечение;

-стенографирование;

-ведение табеля рабочего времени.

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) - это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении.

От того насколько правильно составлен и оформлен документ зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия, поэтому ведение документов предписано законами. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы, в которых зафиксирована деятельность организации или фирмы.

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения, до отправки или сдачи в дело. Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации. Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда.

Целью работы является - изучение документооборота и организационной деятельности секретаря на предприятии.

Задачи работы:

-описание бездокументарной деятельности секретаря на предприятии;

-описание и порядок работы с входящими, исходящими и внутренними документами.

Для написания письменной экзаменационной работы мною было выбрано предприятие ООО «Набаз», являющееся складом временного хранения промышленных и продовольственных товаров ввозимых на территорию России из КНР.

Обязанности СВХ ООО «Набаз» заключаются в:

-обеспечении размещении товаров и транспортных средств на территории, являющейся зоной таможенного контроля;

-обеспечении сохранности товаров и транспортных средств, находящихся на складе или территории таможенного контроля;

-обеспечить нахождение товара в неизменном состоянии до завершения процедуры таможенного оформления;

-исключить доступ посторонних лиц к товару до завершения процедуры оформления.

ООО «Набаз» имеет лицензию таможенного перевозчика.

Учредителем ООО «Набаз» является Ерош Сергей Геннадьевич.

Генеральный директор ООО «Набаз» Попов Олег Владленович.

Юридический адрес ООО «Набаз»: Приморский край, г. Уссурийск, ул. Лимичевская, 21А

Телефон: 8(4234)350-341.

1. Документооборот предприятия ООО «Набаз»

Документооборот - это движение документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, ГСДОУ (Государственной системой документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения) установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях.

Основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами.

Под объемом документооборота понимается количество документов, полученных и созданных предприятием за определенный период времени.

Анализируя документооборот предприятия ООО «Набаз» за последний год, была выявлена тенденция к его росту. Документооборот ООО «Набаз» включает в себя три потока документов:

- входящие (поступающие);

- исходящие (отправляемые);

- внутренние.

1.1 Прохождение и порядок исполнения входящих документов на предприятии ООО «Набаз»

Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в ООО «Набаз» осуществляется секретарем.

При первичной обработке корреспонденция мною проверялась, по адресу ли она доставлена, целостность конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно приходилось возвращать.

Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрывались, при этом проверялась правильность доставки. На полученном документе мною проставлялся регистрационный штамп (учетный номер и дата поступления) в правом нижнем углу документа с лицевой стороны. Документы с надписью «Лично» не вскрывая передавала адресату.

Отметку при поступлении документа я проставляла только на регистрируемых документах, в нее входили входящий номер документа и дату поступления. Регистрируемыми документами являются документы, которые требуют ответа и исполнения. Такие документы регистрируют на компьютере в специальной форме. В мои обязанности так же входило заполнение такой формы. Именно регистрируемые документы передаются руководителю. Документы, не требующие ответа и исполнения, создаваемые только для сведения не регистрируются. На предприятии ООО «Набаз» разработан список документов не подлежащий регистрации:

-письма справочно - информационного характера;

-рекламные письма;

-поздравительные письма;

-печатные издания (брошюры, журналы);

-пакеты с пометкой «Лично»;

-информационный материал.

После первичной обработки нерегистрируемые документы отправляются к исполнителям. Эти документы руководителю не передаются.

Основными моими функциями в работе с входящими документами являлось:

-первичная обработка и прием документов;

-проверка целостности конверта, правильность доставки;

-вскрытие конвертов, за исключением с надписью «Лично»;

-учет и регистрация входящей корреспонденции.

(Приложение А).

1.2 Прохождение и порядок исполнения исходящих документов на предприятии ООО «Набаз»

Отправляемые предприятием документы называются - исходящими. В них входят: приказы, постановления, поручения, письма.

Основная работа секретаря с отправляемыми документами заключается в их:

-регистрации;

-обработке;

-отправке.

Документы, поступающие от исполнителей к секретарю, должны быть полностью оформлены, напечатаны на соответствующем бланке, со всеми реквизитами.

В мои обязанности при обработке исходящих документов входило:

-проверка правильности оформления, составленного документа;

-проверка удостоверяющих реквизитов;

-проставление исходящего регистрационного индекса;

-подготовка документа к отправке.

Обработка документов включала в себя:

- сортировку;

- вложение в конверт (упаковку);

- адресование (отправку);

- сдачу в отделение связи.

На предприятии ООО «Набаз» исходящие документы оформлялись мною в двух экземплярах, кроме факса.

После регистрации и присвоения номера документу, я проставляла его номер и дату рукописным способом на обоих экземплярах.

Письма отправлялись в конвертах установленного образца. Бандероли, упаковывались в специальную упаковку, обеспечивающую сохранность вложения. Заказные письма, и письма направляемые более чем четырем адресатам отправлялись только после того как составлялся расчет рассылки.

Документы, подготовленные к отправке в течении дня, подлежали сортировке: часть из них отправлялись мною обычным способом, через узел связи, а более важные и срочные направлялись адресатам с курьером.

Передача за пределы предприятия информации, в виде факсограмм и электронных сообщений, осуществлялась мною с помощью факса и персонального компьютера.

Документы, поступившие секретарю для обработки, отправлялись адресатам в тот же день, второй экземпляр подшивался в папку с «исходящими документами

(Приложение Б).

1.3 Прохождение и порядок работы с внутренними документами на предприятии ООО «Набаз»

Внутренние документы обеспечивают решение задач в пределах данной организации в виде протоколов, актов, докладных записок и т.д. Их готовят, оформляют и исполняют в пределах самого учреждения

Прохождение внутренних документов на этапах подготовки и оформления организуют в соответствии с общим правилом обращения исходящих документов.

Основные этапы подготовки и оформления внутренних документов:

- составление проекта документа исполнителем;

- согласование;

- проверка правильности оформления;

- подписание руководителем;

- регистрация в журнале.

Внутренние документы организации создавались по такой же схеме, что и исходящие: сначала исполнителем составлялся проект текста документа, затем проводилось его согласование с заинтересованными должностными лицами и доработка по замечаниям; и только после этого распечатывался окончательный вариант документа и отправлялся секретарем на подпись руководителю.

После регистрации документа в папке с «внутренними документами» я производила размножение в нужном количестве (по числу исполнителей). Копии документа заверялись передавались на исполнение ответственным исполнителям. Оригинал документа я подшивала в дело.

Документы внутри организации передавались исполнителям под расписку.

Секретарем систематически ведется учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры, то есть учитывается объем документооборота. Сведения о количестве документов вносятся в соответствующую учетную форму, разработанную самой организацией и заполняемую ежедневно, ежемесячно, ежеквартально и ежегодно в структурных подразделениях и секретарем.

2. Координационная деятельность секретаря на предприятии ООО «Набаз»

Секретарь - это первый помощник руководителя, сотрудник, владеющий оперативной информацией.

В бездокументарные функции секретаря на предприятии ООО «Набаз» входит:

- прием телефонных звонков, факса;

Делись добром ;)