Документооборот и организационная деятельность секретаря на примере предприятия ООО "Набаз"

отчет по практике

- организация приема посетителей;

- подготовка и организация заседаний, деловых встреч;

- подготовка деловых поездок, командировок.

Помощником руководителя является - секретарь. Секретарь всегда на виду и в курсе многих дел. Через секретаря осуществляется связь руководителя с внешним миром и подчиненными. Секретарь всегда тщательно и продуманно одет, опрятен, спокойно, быстро и с достоинством решает вопросы в рамках своей компетенции, что немаловажно при работе с посетителями и гостями.

2.1 Организация рабочего места секретаря на предприятии ООО «Набаз»

Рабочее место секретаря на предприятии ООО «Набаз» оснащено современными техническими средствами. Программное обеспечение поддерживается на высшем уровне, что позволяет секретарю с наименьшими затратами рабочего времени организовать делопроизводственное обслуживание, сочетая его с выполнением прочих обязанностей.

Приемная - это центр работы предприятия. Общая площадь приемной составляет - 18 кв. м., достаточно просторная, с хорошо организованным интерьером. Визуально, приемная, разделена на две зоны:

- рабочая зона секретаря;

- зона для посетителей.

В рабочую зону входит:

- рабочая мебель;

- рабочая организационная техника секретаря.

В зону для посетителей входит:

- кресло для ожидания;

- журнальный столик;

- вешалка.

Рабочее место секретаря расположено рядом с кабинетом директора. Стол секретаря имеет угловую форму, что позволяет разместить на рабочей поверхности используемое оборудование:

- персональный компьютер;

- факс;

- телефон.

Множество выдвижных ящиков в столе позволяет разместить необходимые в работе документы, чистую бумагу, папки, файлы, справочники.

Рабочая поверхность делится на две части. С правой стороны расположен компьютер, факс, телефон, блокнот - органайзер. На выдвижной полке находится клавиатура и мышь с ковриком. Так же с права расположены системные блоки, сканер, МФУ (много - функциональное устройство), урна.

Слева рабочая поверхность свободна. Здесь складываются папки с документами для срочного рассмотрения руководителем, почта для отправки.

Рабочий стул секретаря очень удобный. Поворотно - откидная конструкция позволяет занять рабочую позу без какого - либо напряжения, так как основную часть времени секретарь проводит в сидячем положении, а конструкция стула позволяет изменять позу для снижения напряжения мышц шеи и спины. Так же в кабинете есть специальный шкаф для хранения папок с документами. Он тоже расположен в рабочей зоне секретаря. Сейф для хранения ценных документов, печатей расположен в углу, у окна. Окно в кабинете большое, пластиковое, обеспечивает хорошую шумоизоляцию. Жалюзи спасают от палящего солнца. Так же в кабинете есть живые цветы.

Так как окно расположено позади секретаря, монитор развернут таким образом, чтобы скрыть конфиденциальную информацию от неожиданных посетителей.

Зона для посетителей расположена в противоположной стороне приемной, что позволяет секретарю ООО «Набаз» хорошо просматривать входящих. В данной зоне расположено уютное и удобное кресло и журнальный столик.

Гардеробная находится рядом с приемной. Отделка кабинета создает домашнюю обстановку. Уборка и проветривание кабинета проводится два раза в день.

2.2 Телефонное обслуживание

Значительное время при прохождении практики в ООО «Набаз» мне приходилось отвечать на телефонные звонки.

Этот процесс включал в себя:

- прием вызовов;

- соединение с директором;

- в случае, если директора нет на месте запись информации.

При разговоре я придерживалась некоторых этических требований, это:

- сдержанность;

- вежливость;

- краткость.

При приеме входящего звонка, я не сразу брала трубку, я выдерживала третьего - четвертого. Взяв трубку я представлялась:

- «Добрый день, секретарь ООО «Набаз», у телефона Олеся Анатольевна, я Вас слушаю».

Голос при беседе не должен был дрожать, я наоборот должна звучать заинтересованность.

Трубку поднимала левой рукой, потому - что в правой я держала ручку для возможной записи. В основном поступали звонки директору, и мне приходилось соединять абонента с руководителем. Но бывали случаи, когда его не было на месте и мне приходилось записывать в блокнот дату, время поступившего звонка, фамилию имя и отчество позвонившего, суть сообщения, и номер телефона, по которому можно будет перезвонить.

Например: - «Что ему передать?» или - «Продиктуйте, пожалуйста, я запишу».

В случае отъезда директора в командировку, мне приходилось информировать некоторых абонентов о времени прибытия начальника и часах приема.

В конце общения я заканчивала разговор одной из фраз:

- «Спасибо, что позвонили»;

- «Рада была Вас слышать»;

- «Успехов Вам»;

- «До свидания».

2.3 Подготовка и проведение совещаний, деловых встреч, подготовка деловых поездок

Большинство совещаний проводятся в организации по плану, который является для секретаря обязательным и дает возможность заранее продумать комплекс мер по их подготовке.

Совместно с директором мы оговаривали дату, время и место проведения совещания, его повестку и состав участников.

Затем я готовила кабинет для встречи:

- производила уборку помещения;

- поливала цветы;

- накрывала на стол;

- подготавливала необходимые принадлежности (ручки, бумагу, цветные маркеры и т. д.).

После этого я готовила документы и материалы, необходимые для совещания.

Так как ООО «Набаз» является зоной таможенного контроля, посторонним вход строго воспрещен, в мои обязанности так же входило оформление пропусков.

Когда я присутствовала на совещании, в мои обязанности входило ведение протокола. Но в большинстве случаев не было необходимости в моем присутствии и мне приходилось выполнять свои основные функции. Во время совещания я ни в коем случае не должна была отлучаться из приемной, так как в любой момент участникам могла понадобиться моя помощь. Основную часть времени я отвечала на телефонные звонки.

Так же в обязанности секретаря входила подготовка руководителя к выездным деловым встречам. За несколько дней до совещания по факсу было получено приглашение на имя директора, о предстоящем событии, с указанием характера совещания, даты, времени, места, продолжительности, рассматриваемые вопросы, а так же инициалы и должность инициатора. Секретарю необходимо было подготовить необходимые документы, канцелярские принадлежности. А по возвращению руководителя составлялся отчет о встрече. Кроме этого в обязанности секретаря входит подготовка деловых поездок руководителя.

Для этого мне необходимо было:

- подобрать всю необходимую для командировки руководителя информацию;

- подготовить и подобрать материалы и документы, которые могли бы понадобиться руководителю в поездке;

- обеспечить директора канцелярскими принадлежностями (блокнот, авторучки, карандаши, бланки учреждения, папки и т.д.);

- напечатать программу командировки в двух экземплярах, в которых указывала (название организации, содержание намеченных мероприятий, место и время их проведения, удобный маршрут проезда к гостинице и организации).

Если командировка внеплановая, я обязана была оповестить всех записавшихся на отменяемый прием, и затем согласовать время, на которое он будет перенесен.

Во время отсутствия руководителя в мои обязанности входило:

- выполнение своих обычных обязанностей;

- формирование дел;

- переадресация телефонных вызовов заместителю руководителя.

По возвращению руководителя из командировки я проинформировала его о выполненных поручениях, а так же вопросах, возникших в период его отсутствия, и о ходе их решения.

Далее мною обрабатывались материалы командировки - печать, размножение, передача в структурные подразделения исполнителям, и оформление отчетных о командировке документов.

Делись добром ;)