Касса организации
3.3 Отражение операций, совершенных по кассе на счёте 50 «Касса»
Движение денег кассир учитывает в кассовой книге. В ней ежедневно регистрируются все операции по поступлению и расходованию денег. По окончании работы кассир подсчитывает итоги и выводит остаток на следующий день.
Движение денег по кассе в системе бухгалтерских счетов учитывается на активном счете 50 «касса» и на субсчетах:
50.1 «Касса организации» учитываются наличные деньги в кассе предприятия. При работе с иностранной валютой должны открываться соответствующие субсчета.
50.2 «Операционная касса» касса при розничной торговле в магазине.
50.3 «Денежные документы» учитываются другие денежные документы: марки, купленные авиабилеты и т.п.
Далее в таблице 2 приведено отражение операций по счёту 50.
Таблица 2. Типовые бухгалтерские записи по счёту 50 «Касса».
№ |
Содержание операции |
Дебет |
Кредит |
|
1 |
Сданы наличные деньги из операционной кассы в основную |
50-1 |
50-2 |
|
2 |
Оприходованы в кассу наличные денежные средства, снятые с расчётного счёта |
50 |
51 |
|
3 |
Оприходована в кассу наличная иностранная валюта, снятая с валютного счёта |
50 |
52 |
|
4 |
Оприходованы в кассу наличные денежные средства, излишне уплаченные поставщику |
50 |
60 |
|
5 |
Оприходованы в кассу наличные денежные средства, поступившие от покупателей |
50 |
62 |
|
6 |
Оприходованы в кассу наличные денежные средства, внесённые покупателем в виде аванса за предстоящую поставку готовой продукции |
50 |
62 («Авансы полученные») |
|
7 |
Оприходованы в кассу наличные денежные средства, полученные по договору кредита и займа |
50 |
71 |
|
8 |
Оприходованы в кассу наличные денежные средства, полученные от сотрудников в возмещение материального ущерба |
50 |
73-2 |
|
9 |
Оприходованы в кассу наличные денежные средства, внесённые в качестве вклада в уставной капитал |
50 |
75-1 |
|
10 |
Поступили в кассу наличные денежные средства по признанной претензии |
50 |
76-2 |
|
11 |
Поступили в кассу наличные денежные средства за проданные товары в организациях розничной торговли и сферы услуг |
50 |
90-1 |
|
12 |
Поступили в кассу наличные денежные средства от продажи прочего имущества организации, а также операционные и внереализационные доходы |
50 |
91-1 |
|
13 |
Оприходованы в кассу наличные денежные средства, полученные безвозмездно |
50 |
91-1 |
|
14 |
Оприходован излишек наличных денег, выявленный при инвентаризации |
50 |
91-1 |
|
15 |
Сданы наличные денежные средства из кассы на расчётный счёт |
51 |
50 |
|
16 |
Предоставлен заём другой организации наличными денежными средствами |
58-3 |
50 |
|
17 |
Произведена оплата поставщику наличными денежными средствами |
60 |
50 |
|
18 |
Выдан поставщику аванс наличными денежными средствами |
60 («Авансы выданные») |
50 |
|
19 |
Возвращены излишне уплаченные покупателем наличные денежные средства |
62 |
50 |
|
20 |
Возвращены из кассы авансы, ранее полученные от покупателей |
62 («Авансы получ.») |
50 |
|
21 |
Выданы работникам путёвки, оплаченные за счёт средств социального страхования |
69-1 |
50-3 |
|
22 |
Выплачена работникам из кассы заработная плата |
70 |
50 |
|
23 |
Выданы под отчёт наличные денежные средства |
71 |
50 |
|
24 |
Выплачены из кассы дивиденды учредителю организации, который не является её работником |
75-2 |
50 |
|
25 |
Выплачена из кассы депонированная заработная плата работникам |
76-4 |
50 |
|
26 |
Отражена недостача наличных денег в кассе, выявленная при инвентаризации |
94 |
50 |
|
27 |
Списаны на убытки наличные деньги и денежные документы, утраченные в связи с чрезвычайными обстоятельствами |
99 |
50 |
|
28 |
Сданы наличные денежные средства инкассатору |
57 |
50 |
3.4 Порядок проведения инвентаризации кассовых операций и
отражение результатов в учёте
Порядок проведения инвентаризации кассы дополнительно регулируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22.09.93 г. № 40 и сообщенным Письмом Банка России от 04.10.93 г. № 18.
Сроки и порядок проведения инвентаризации кассы и денежных средств, хранящихся на расчетных и других счетах в банке, устанавливаются руководителем организации и закрепляются в приказе об учетной политике.
Инвентаризация кассовой наличности проводится на основании приказа (распоряжения) руководителя организации комиссией в составе представителя администрации, главного бухгалтера, кассира (как материально-ответственного лица).
До начала проверки наличия денежных средств и других ценностей в кассе кассир составляет последний кассовый отчет. В отчет включаются все приходные и расходные документы, имеющиеся в кассе, которые должны соответствовать типовым унифицированным формам первичных учетных документов.
Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные кассовые ордера, приложенные к отчету кассира, с указанием "до инвентаризации на "____" (дата)". Этот отчет, составленный на момент инвентаризации, служит бухгалтерии организации основанием для определения учетных остатков денежных средств и документов.
В процессе инвентаризации кассы осуществляется проверка кассовой книги по следующим основным направлениям: правильность ведения кассовой книги; арифметический контроль сумм по приходу и расходу и правильности подсчета итогов страниц книги, а также переноса сумм остатков наличных денег с одной страницы на другую; своевременность и документальная обоснованность записей в кассовой книге.
При инвентаризации кассы также необходимо проконтролировать: соблюдение лимита остатка наличных денежных средств в кассе; целевое использование полученных из банка денежных средств по назначению, указанному в чеке; наличие фактов не соответствия даты совершения операции и отражения ее в расходном кассовом ордере; обоснованность записей в кассовых ордерах; своевременность возврата в банк на расчетный счет остатков денежных средств по не выданной заработной плате; правильность документального оформления кассовых документов и их соответствие типовым унифицированным формам; наличие фактов подписи руководителем и главным бухгалтером незаполненных чеков и их самостоятельного заполнения при получении денег в банке; наличие фактов хранения чековой книжки вне кассового помещения; законность произведенных операций наличными денежными средствами в пределах одной сделки; соответствие корреспонденции счетов типовым проводкам по учету кассовых операций.
Фактическое наличие денежных средств и документов в кассе подтверждается их полным полистным пересчетом.
При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе к учету принимаются наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы.
Деньги и другие ценности кассир пересчитывает в присутствии членов инвентаризационной комиссии.
Путем сопоставления фактических и учетных остатков выявляется результат инвентаризации: излишек или недостача.
В бухгалтерском учете фактические излишки денежных средств и документов приходуются следующей записью:
Дебет 50 "Касса" субсчета 1 "Касса организации" или 3 "Денежные документы"
Кредит 91 "Прочие доходы и расходы" субсчет 1"Прочие доходы".
При выявлении излишков бланков документов строгой отчетности они отражаются по дебету счета 006 "Бланки строгой отчетности" в условной (номинальной) оценке.
В случае выявления недостачи денежных средств записи производятся по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". По недостающим денежным средствам и документам по дебету счета 94 отражается их фактическая стоимость.
На сумму выявленной при инвентаризации недостачи денежных средств и документов в учете осуществляется запись:
Дебет94
Кредит 50 Субсчета 1 или 3.
Сумма недостающих бланков строгой отчетности отражается по кредиту счета 006 "Бланки строгой отчетности". Если недостача денежных средств и документов допущена по вине материально-ответственного лица - кассира, то ее сумма списывается в учете проводкой:
Дебет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" субсчет 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба"
Кредит 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".
Возмещение суммы недостачи возможно из заработной платы кассира, что отражается следующей записью:
Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"
Кредит счета 73/2 "Расчеты по возмещению материального ущерба".
Если недостача возмещается в кассу организации, то в бухгалтерском учете производится запись:
Дебет 50/1"Касса организации"
Кредит 73/2 "Расчеты по возмещению материального ущерба".
При отсутствии конкретного виновного лица сумма недостачи денежных средств, ранее отраженная по дебету счета 94, включается в состав внереализационных расходов организации и списывается корреспонденцией счетов:
Дебет91/2 "Прочие расходы"
Кредит счет 94
Результаты инвентаризации наличных денежных средств и документов в кассе оформляются актом инвентаризации наличных денежных средств по форме № ИНВ-15, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18.08.98г.№ 88, в котором приводятся объяснения кассира о выявленных нарушениях и резолюция руководителя о дальнейшем решении по результатам инвентаризации. Акт инвентаризации кассы составляется в двух экземплярах (при смене кассира - в трех экземплярах), подписывается инвентаризационной комиссией и материально-ответственным лицом и доводится до сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, а второй остается у материально-ответственного лица.
Для отражения результатов инвентаризации фактического наличия ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности и выявления количественных расхождений их с учетными данными составляется инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности по форме № ИНВ-16.
Пример. В результате инвентаризации наличных денежных средств в кассе организации обнаружена недостача в сумме 4500 руб., которая возникла по вине кассира. В соответствии с приказом руководителя организации недостача отнесена на виновное лицо (кассира), который погасил недостачу путем внесения денежных средств в кассу. Отражение результатов в учёте:
Д сч.94 К сч.50 4500 Отражена недостача денежных средств в кассе
Д сч.73-2 К сч. 94 4500 Недостача отнесена на виновное лицо
Д сч. 50 К сч. 73-2 4500 Отражено внесение виновным лицом в кассу организации причитающейся к возмещению суммы.
3.5 Использование и правила ведения синтетических
бухгалтерских регистров--ведомости №1, журнала-ордера №1 для
осуществления синтетического и аналитического учёта операций
по кассе
Журнал - ордер № 1 и Ведомость к журналу ордеру №1 предназначены для учета операций с наличностью в кассу (счет 50).
Записи в журнале - ордере №1 в ведомости к журналу ордеру №1 производятся на основании кассовых отчетов, подтвержденных приложенных к ним документам.
При незначительном количестве кассовых операций допускается составлять кассовый отчет не за день, а в целом за несколько дней. В журнале - ордере №1 и в ведомости к журналу ордеру №1 в этом случае в графе «Дата» указываются начальные и конечные, за которые был составлен кассовый отчет.
Данные из кассового отчета в бухгалтерии переносят в журнал - ордер №1 по кредиту 50 счета, а по дебету счета в ведомость №1. Для каждого отчета в журнале и в ведомости предназначена одна строка. По истечению месяца подсчитываются обороты, выводится новый остаток на конец месяца. Итоговые данные переносятся в главную книгу.
Все кассовые документы обязательно содержат следующие реквизиты:
1. Подпись директора
2. Подпись главного бухгалтера
3. Сумма
4. Корреспондирующий счет
5. Дата
6. Назначение операции
7. Подпись кассира (расходном ордере)