1.1 Принципы автоматизации бухгалтерского учета

Цель, задачи и функции бухгалтерского учета реализуются посредством его метода. Последний, представляющий собой совокупность элементов (способов) учета, одинаков на различных этапах его функционирования.

Роль бухгалтерского учета постоянно возрастает в связи с созданием мощных производственных комплексов и объединений, руководителям и специалистам которых требуется достоверная информация, глубоко и всесторонне характеризующая производственные процессы и хозяйственные операции, для принятия своевременных оптимальных решений. В современных условиях хозяйствования наиболее эффективна децентрализованная обработка информации на базе использования персональных компьютеров, установленных непосредственно на предприятиях. Организационной основой ее должны стать системы автоматизированных рабочих мест (АРМ) бухгалтера

В общем виде АРМ бухгалтера можно рассматривать как проблемно-ориентированную (специализированную) диалоговую человеко-машинную систему, которая поддерживает деятельность учетных работников на всех технологических этапах решения задач. Есть и другие определения АРМ бухгалтера.

Это массовые средства автоматизации труда персонала бухгалтерской службы, которые эксплуатируются работниками этой службы и представляют собой функционально независимые, специализированные диалоговые системы.

АРМ бухгалтера - рабочее место персонала автоматизированной системы управления, оборудованное средствами, обеспечивающими участие человека в реализации автоматизированных функций управления.

АРМ бухгалтера организуется по функциональному признаку и охватывает участки учета основных средств, производственных запасов, труда и заработной платы, денежных средств и расчетных операций, затрат на производство и реализацию продукции, обеспечивает сводный учет, отчетность и т.п.

Благодаря внедрению АРМ бухгалтерская работа становится более привлекательной, учетные работники в этих условиях оказывают активное влияние на результаты производственно-финансовой деятельности предприятия.

Технология создания и ведения базы данных в АРМ бухгалтера включает следующие этапы

- создание нормативных файлов расхода ресурсов;

- создание справочных файлов наименований и характеристик объекта учета и контроля;

- запись нормативно-справочных данных в файлы лицевых счетов работающих, в файлы учета производственных запасов, готовой продукции, незавершенного производства, а также в файлы синтетических счетов, то есть создание базы данных основных средств, денежных средств, расчетных операций, сводного учета и отчетности;

- запись фактических учетных данных за отчетный период осуществляется в момент автоматизированной выписки (оформления) первичных документов;

- корректировка данных в файлах;

- запись данных в архивные файлы.

Первые три этапа выполняются один раз при внедрении системы автоматизированного учета. Наиболее трудоемкой и сложной является запись фактических данных за учитываемый период, то есть собственно загрузка базы данных. Важнейшее значение при этом имеет достоверность загружаемых данных, что должно обеспечиваться надежной системой контроля.

Технологические операции обработки данных, по содержанию и последовательности преобразования информации подразделяются на следующие типовые операции: сбор и регистрацию данных, передачу и прием данных, перенос на машинные носители, ввод, компоновку и контроль информации, накопление, сортировку, обработку по заданным алгоритмам, корректировку, вывод данных, формирование выходных форм и передачу их заказчику. Заключительная операция технологического процесса - организация и ведение архива данных (Приложение 1).

Технологические операции обычно выполняются совокупностями, образуя этапы. Такое подразделение операций достаточно условно, и комплексы операций, составляющих тот или иной этап, могут варьироваться.

Этапом технологического процесса называется его укрупненная, относительно самостоятельная часть, характеризующаяся логической завершенностью, а также пространственной или временной обособленностью.

Принято выделять три основных этапа:

- первый, связанный со сбором, регистрацией учетных данных и передачей их для обработки;

- подготовительный, осуществляющий перенос собранных данных на машинные носители с контролем правильности переноса;

- основной, обеспечивающий обработку данных по заданным алгоритмам, контроль и выдачу результатной информации пользователям.

Проектирование технологического процесса начинается с разработки укрупненных этапов обработки информации, которые затем детализируются на отдельные операции. Их состав зависит от качественных и количественных характеристик решаемых задач и временных ограничений, предъявляемых к ним. В целях наглядности и четкого представления составляется схема технологического процесса.