Организация делопроизводства в Цивильском аграрно-технологическом техникуме Минобразования Чувашии
1.2 Структура и функции службы ДОУ
Службой кадров в заочном отделении ЦААТ Минообразования Чувашии занимается секретарь.
Структура и штат кадровой службы утверждается руководителем организации - директором, в пределах установленной штатной численности и фонда заработной платы.
Служба кадров в заочном отделении ЦААТ Минообразования Чувашии выполняет и контролирует заведующий заочным отделением ЦААТ.
В подчинении заведующего заочным отделением техникума входит секретарь учебной части, заведующие лабораториями и мастерами, который является структурным подразделением ЦААТ Минообразования Чувашии, и образован постановлением Минообразования Чувашии в установленном порядке в соответствии с законами РФ, ЧР и Уставом Цивильского аграрно-технологического техникума. Который был образован для повышения эффективности деятельности и организации делопроизводства, контроль за функционированием структурных подразделений техникума в заочном отделении техникума, оказания правовой помощи отделам и студентам техникума, материально-технического и хозяйственного обслуживания ЦААТ Минобразования Чувашии1 Инструкция по делопроизводству в РГОУ СПО «Цивильский аграрно-технологический техникум» Минообразования Чувашии от 27.01.2011.№ 17..
Непосредственное руководство службой кадров ЦААТ Минообразования Чувашии осуществляет директор ЦААТ Минообразования Чувашии, а в его отсутствие - заместитель директора. Отдел, являясь структурным подразделением ЦААТ Минообразования Чувашии, работает в тесном взаимодействии с другими структурными подразделениями техникума.
В своей деятельности отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, Конституцией ЧР, законами РФ и ЧР, указами Президентов РФ и ЧР, Уставом ЦААТ Минообразования Чувашии, решениями Цивильского районного Собрания депутатов, постановлениями, распоряжениями и указаниями директора ЦААТ Минообразования Чувашии с соответствующими органами государственной власти, учреждениями, организациями и предприятиями ЧР и Цивильского районаДолжностная инструкция секретаря учебной части АУ ЧР СПО «ЦААТ» Минообразования Чувашии от 04 апреля 2012 . №78-ОД..
Основными функциями секретаря учебной части заочного отделения Цивильского аграрно-технологического техникума Минообразования Чувашии является:
1.Ведение делопроизводства на отделении.
2.Представление установленной отчетности.
3.Организует и ведет делопроизводство на отделении:
- готовит зачетные и экзаменационные ведомости по каждому предмету и сводные ведомости по группам на период зимней и весенней сессий;
- ведет личные дела обучающихся за весь период обучения;
- оформляет сводную ведомость оценок обучающихся, необходимую для оформления дипломов установленной формы;
- ведет поименную книгу (очное отделение);
- ведет шифровальную, алфавитную книгу (заочное отделение);
- составляет списки обучающихся по группам;
- оформляет студенческие билеты, билеты учащихся и зачетные книжки и ведет книгу их учета;
- обеспечивает подготовку журналов учебных занятий к новому учебному году;
- готовит, регистрирует и обеспечивает подписание академических справок бывшим обучающимся, отчисленным с отделения;
- оформляет и осуществляет выдачу дипломов и дубликатов дипломов и обеспечивает сохранность до выдачи;
- готовит и обрабатывает приказы по обучающимся отделения и обеспечивает их сохранность;
- грамотно организует размещение и хранение документации на ПК, знает требования к оформлению документов, обеспечивает сохранность информации, путём периодического его архивирования;
- готовит необходимую документацию к заседаниям государственной аттестационной комиссии;
- оформляет протоколы заседаний стипендиальной комиссии, экзаменационных комиссий по курсам дополнительного профессионального образования и профессиональной подготовке;
- оформляет дипломы: заполняет, регистрирует в книге выдачи дипломов и собирает подписи выпускников при получении диплома;
- готовит справки об обучении в техникуме;
- ведет воинский учёт обучающихся (очное отделение);
- осуществляет подготовку приказов по зачислению, отчислению, восстановлению обучающихся, назначению им стипендии;
- готовит приказы об утверждении тем и руководителей дипломных проектов (работ), о переводе и выпуске студентов;
- следит за состоянием учебных журналов, обеспечивает их сохранность в течении года и передачи в архив;
- оформляет текстовые документы;
- обеспечивает сохранность документации;
- обеспечивает подготовку и передачу документации в архив;
- участвует в работе приемной комиссии.
- представляет установленную отчетность: готовит материалы для отчетной документации и статистических форм по отделению, составляет отчеты по различным вопросам учебно-воспитательной работы на отделении согласно установленной периодичности, ведет учет и отчетность отделения.
Для выполнения задач и возложенных функций секретарь учебной части наделен функциональными правами Должностная инструкция секретаря учебной части АУ ЧР СПО «ЦААТ» Минообразования Чувашии от 04 апреля 2012 . №78-ОД:
- вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией;
- осуществлять взаимодействие с руководителями структурных подразделений техникума, преподавателями и производственного обучения, получать информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей;
- вести переписку с организациями по вопросам, входящим в его компетенцию;
Трудовыми правами:
- требовать обеспечения организационно-технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей;
- проходить переподготовку (переквалификацию) и повышение квалификации;
- пользоваться услугами библиотек, столовых и здравпункта техникума.
За невыполнение своих функций секретарь учебной части в лице директора несет установленную ответственность.
Решение проблем кадрового делопроизводства в значительной степени зависит от количества и профессионального мастерства штатных работников. Их работа должна быть хорошо организована.
Изучив задачи и функции службы кадров техникума, надо отметить, все работники службы ДОУ техникума имеют стаж работы по своим специальностям до 3 лет, и управляющие имеют стаж работы свыше 5 лет, все сотрудники имеют высшее образование.
Служба кадров заочного отделения ЦААТ Минобразования Чувашии представлена:
Секретарь учебной части. В численном составе служба кадров ЦААТ Минообразования Чувашии составляет 1 сотрудник:
- 1 специалист 1 категории.
К должности секретаря учебной части устанавливаются следующие квалификационные требования:
1.К уровню профессионального образования: средне профессиональное образование в области делопроизводства или среднее (полное) общее образование и профессиональная подготовка в области делопроизводства без предъявления требования к стажу работы.
2.Требования к профессиональным знаниям и навыкам, необходимым для исполнения должностных обязанностей.
Секретарь учебной части должен знать:
1)Конвенцию ООН о правах ребенка;
2)Конституции Российской Федерации, Чувашской Республики;
3)основные нормативно-правовые акты, регламентирующие работу секретаря учебной части:
- законы Российской Федерации и Чувашской Республики « Об образовании»;
- Типовые положение об образовательном учреждении среднего профессионального образования (среднем специальном учебном заведении);
- Типовое положение об образовательном учреждении начального профессионального образования;
4)иные нормативные правовые акты Российской Федерации и нормативные правовые акты Чувашской Республики применительно к исполнению должностных обязанностей секретаря учебной части;
5)локальные нормативные акты техникума применительно к исполнению должностных обязанностей секретаря учебной части;
6)Устав техникума;
7)Правила внутреннего трудового распорядка;
8)правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты;
9)положения и инструкции по ведению делопроизводства;
Навыки:
- эффективного планирования рабочего времени;
- разработки проектов локальных нормативных актов и организационно-распорядительных документов, деловых писем, относящихся к учебной воспитательной работе;
- владение компьютерной и другой оргтехникой, а также необходимым программным обеспечением;
- работы со служебной информацией;
- делового общения;
- работы в условиях ограниченного времени исполнения поставленной задачи.
Изучив функции и численный состав сотрудников службы кадров техникума имеют стаж работы по своим специальностям до 3-х лет, все сотрудники отдела имеют высшее образование. Должностная инструкция секретаря учебной части АУ ЧР СПО «ЦААТ» Минообразования Чувашии от 04 апреля 2012 . №78-ОД
Задачи, функции, права, ответственность, взаимоотношения данного структурного подразделения закреплены в Должностной инструкции секретаря учебной части АУ ЧР СПО «ЦААТ» Минообразования Чувашии от 04 апреля 2012 №78-ОД. Квалификация работников соответствует установленным требованиям.