Организация делопроизводства в Цивильском аграрно-технологическом техникуме Минобразования Чувашии

отчет по практике

1.2 Структура и функции службы ДОУ

Службой кадров в заочном отделении ЦААТ Минообразования Чувашии занимается секретарь.

Структура и штат кадровой службы утверждается руководителем организации - директором, в пределах установленной штатной численности и фонда заработной платы.

Служба кадров в заочном отделении ЦААТ Минообразования Чувашии выполняет и контролирует заведующий заочным отделением ЦААТ.

В подчинении заведующего заочным отделением техникума входит секретарь учебной части, заведующие лабораториями и мастерами, который является структурным подразделением ЦААТ Минообразования Чувашии, и образован постановлением Минообразования Чувашии в установленном порядке в соответствии с законами РФ, ЧР и Уставом Цивильского аграрно-технологического техникума. Который был образован для повышения эффективности деятельности и организации делопроизводства, контроль за функционированием структурных подразделений техникума в заочном отделении техникума, оказания правовой помощи отделам и студентам техникума, материально-технического и хозяйственного обслуживания ЦААТ Минобразования Чувашии1 Инструкция по делопроизводству в РГОУ СПО «Цивильский аграрно-технологический техникум» Минообразования Чувашии от 27.01.2011.№ 17..

Непосредственное руководство службой кадров ЦААТ Минообразования Чувашии осуществляет директор ЦААТ Минообразования Чувашии, а в его отсутствие - заместитель директора. Отдел, являясь структурным подразделением ЦААТ Минообразования Чувашии, работает в тесном взаимодействии с другими структурными подразделениями техникума.

В своей деятельности отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, Конституцией ЧР, законами РФ и ЧР, указами Президентов РФ и ЧР, Уставом ЦААТ Минообразования Чувашии, решениями Цивильского районного Собрания депутатов, постановлениями, распоряжениями и указаниями директора ЦААТ Минообразования Чувашии с соответствующими органами государственной власти, учреждениями, организациями и предприятиями ЧР и Цивильского районаДолжностная инструкция секретаря учебной части АУ ЧР СПО «ЦААТ» Минообразования Чувашии от 04 апреля 2012 . №78-ОД..

Основными функциями секретаря учебной части заочного отделения Цивильского аграрно-технологического техникума Минообразования Чувашии является:

1.Ведение делопроизводства на отделении.

2.Представление установленной отчетности.

3.Организует и ведет делопроизводство на отделении:

- готовит зачетные и экзаменационные ведомости по каждому предмету и сводные ведомости по группам на период зимней и весенней сессий;

- ведет личные дела обучающихся за весь период обучения;

- оформляет сводную ведомость оценок обучающихся, необходимую для оформления дипломов установленной формы;

- ведет поименную книгу (очное отделение);

- ведет шифровальную, алфавитную книгу (заочное отделение);

- составляет списки обучающихся по группам;

- оформляет студенческие билеты, билеты учащихся и зачетные книжки и ведет книгу их учета;

- обеспечивает подготовку журналов учебных занятий к новому учебному году;

- готовит, регистрирует и обеспечивает подписание академических справок бывшим обучающимся, отчисленным с отделения;

- оформляет и осуществляет выдачу дипломов и дубликатов дипломов и обеспечивает сохранность до выдачи;

- готовит и обрабатывает приказы по обучающимся отделения и обеспечивает их сохранность;

- грамотно организует размещение и хранение документации на ПК, знает требования к оформлению документов, обеспечивает сохранность информации, путём периодического его архивирования;

- готовит необходимую документацию к заседаниям государственной аттестационной комиссии;

- оформляет протоколы заседаний стипендиальной комиссии, экзаменационных комиссий по курсам дополнительного профессионального образования и профессиональной подготовке;

- оформляет дипломы: заполняет, регистрирует в книге выдачи дипломов и собирает подписи выпускников при получении диплома;

- готовит справки об обучении в техникуме;

- ведет воинский учёт обучающихся (очное отделение);

- осуществляет подготовку приказов по зачислению, отчислению, восстановлению обучающихся, назначению им стипендии;

- готовит приказы об утверждении тем и руководителей дипломных проектов (работ), о переводе и выпуске студентов;

- следит за состоянием учебных журналов, обеспечивает их сохранность в течении года и передачи в архив;

- оформляет текстовые документы;

- обеспечивает сохранность документации;

- обеспечивает подготовку и передачу документации в архив;

- участвует в работе приемной комиссии.

- представляет установленную отчетность: готовит материалы для отчетной документации и статистических форм по отделению, составляет отчеты по различным вопросам учебно-воспитательной работы на отделении согласно установленной периодичности, ведет учет и отчетность отделения.

Для выполнения задач и возложенных функций секретарь учебной части наделен функциональными правами Должностная инструкция секретаря учебной части АУ ЧР СПО «ЦААТ» Минообразования Чувашии от 04 апреля 2012 . №78-ОД:

- вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией;

- осуществлять взаимодействие с руководителями структурных подразделений техникума, преподавателями и производственного обучения, получать информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей;

- вести переписку с организациями по вопросам, входящим в его компетенцию;

Трудовыми правами:

- требовать обеспечения организационно-технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей;

- проходить переподготовку (переквалификацию) и повышение квалификации;

- пользоваться услугами библиотек, столовых и здравпункта техникума.

За невыполнение своих функций секретарь учебной части в лице директора несет установленную ответственность.

Решение проблем кадрового делопроизводства в значительной степени зависит от количества и профессионального мастерства штатных работников. Их работа должна быть хорошо организована.

Изучив задачи и функции службы кадров техникума, надо отметить, все работники службы ДОУ техникума имеют стаж работы по своим специальностям до 3 лет, и управляющие имеют стаж работы свыше 5 лет, все сотрудники имеют высшее образование.

Служба кадров заочного отделения ЦААТ Минобразования Чувашии представлена:

Секретарь учебной части. В численном составе служба кадров ЦААТ Минообразования Чувашии составляет 1 сотрудник:

- 1 специалист 1 категории.

К должности секретаря учебной части устанавливаются следующие квалификационные требования:

1.К уровню профессионального образования: средне профессиональное образование в области делопроизводства или среднее (полное) общее образование и профессиональная подготовка в области делопроизводства без предъявления требования к стажу работы.

2.Требования к профессиональным знаниям и навыкам, необходимым для исполнения должностных обязанностей.

Секретарь учебной части должен знать:

1)Конвенцию ООН о правах ребенка;

2)Конституции Российской Федерации, Чувашской Республики;

3)основные нормативно-правовые акты, регламентирующие работу секретаря учебной части:

- законы Российской Федерации и Чувашской Республики « Об образовании»;

- Типовые положение об образовательном учреждении среднего профессионального образования (среднем специальном учебном заведении);

- Типовое положение об образовательном учреждении начального профессионального образования;

4)иные нормативные правовые акты Российской Федерации и нормативные правовые акты Чувашской Республики применительно к исполнению должностных обязанностей секретаря учебной части;

5)локальные нормативные акты техникума применительно к исполнению должностных обязанностей секретаря учебной части;

6)Устав техникума;

7)Правила внутреннего трудового распорядка;

8)правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты;

9)положения и инструкции по ведению делопроизводства;

Навыки:

- эффективного планирования рабочего времени;

- разработки проектов локальных нормативных актов и организационно-распорядительных документов, деловых писем, относящихся к учебной воспитательной работе;

- владение компьютерной и другой оргтехникой, а также необходимым программным обеспечением;

- работы со служебной информацией;

- делового общения;

- работы в условиях ограниченного времени исполнения поставленной задачи.

Изучив функции и численный состав сотрудников службы кадров техникума имеют стаж работы по своим специальностям до 3-х лет, все сотрудники отдела имеют высшее образование. Должностная инструкция секретаря учебной части АУ ЧР СПО «ЦААТ» Минообразования Чувашии от 04 апреля 2012 . №78-ОД

Задачи, функции, права, ответственность, взаимоотношения данного структурного подразделения закреплены в Должностной инструкции секретаря учебной части АУ ЧР СПО «ЦААТ» Минообразования Чувашии от 04 апреля 2012 №78-ОД. Квалификация работников соответствует установленным требованиям.

Делись добром ;)