Организация деятельности ночного аудитора в гостинице "Оксана"

дипломная работа

2.2 Методы осуществления ночного аудита

В зависимости от технической оснащенности отеля, аудит может быть автоматизированным, полуавтоматизированный или автоматизированным. Вполне автоматизированный процесс аудита на Западе называют system update.

Функции ночного аудита могут выполняться вручную, с помощью механической и электронной техники. Рассмотрим их каждый в отдельности.

Ручной

При неавтоматизированной (ручной) системе аудитор в основном пользуется следующей документацией:

бухгалтерской книгой;

ведомостями учета наличных средств;

суточными и дополнительными стенограммами;

итоговыми аудиторскими ведомостями.

При ручной системе, ночной аудитор составляет суточные и дополнительные стенограммы путем перенесения данных с каждого расчетного листа на соответствующую линию на стенограмме, определяя таким образом общие операции по счетам за каждый день. Информацию из стенограмм и ведомостей учета наличных переносят в итоговую ведомость, которая отражает все дневные операции.

Многие большие гостиницы полагаются на ручной процесс аудита. Ночной аудит, проводимый вручную и полуавтоматический, очень утомительный. С появлением множества относительно недорогой учетной техники такие методы аудита стали неэффективными.

Сейчас многие полагают, что ручной аудит - это великолепное средство для изучения концепции аудита.

Полуавтоматический

Важным шагом в развитии учетных операций в гостиницах стало внедрение учетных машин. Учетные машины (кассовые аппараты) записывают гостевые операции на кассовых лентах, и одновременно выполняют множество других действий, которые упрощают работу бухгалтеров и аудитора.

Ранее учетные машины выпускались электромеханические, а сейчас - электронные.

Формы, используемые в полуавтоматической системе, включают данные о наличности - эквивалент ведомостей наличности в ручном аудите, и отчет аудитора, иногда называемый "Д" - картой.

Полностью автоматизированный

Эта форма учета является самой простой для выполнения. Автоматические машины могут быть связаны с другими приборами и оборудованием гостиницы и использоваться для быстрых и точных автоматических записей непосредственно в электронные счета.

Эти и многие другие задачи могут быть выполнены гораздо быстрее, чем другим способом. Компьютеризированные системы позволяют аудитору больше времени уделять проверке операций и анализу работы гостиницы. Если в конце аудиторской проверки баланс не сходится, то это означает, что неправильно введена в компьютер информация или имеются сбои в самой компьютерной системе.

Компьютер, прежде чем усвоить информацию, проводит различные проверки, чтобы удостовериться в ее правильности. Например, он может обнаружить записи неправильного размера, если вместо цены 15 руб. записано 1500 руб. Компьютер сохраняет отметку каждой записи по времени, расписанию, работнику, номеру счета, ведомству, что является очень удобным для учетных действий аудитора. Таблица 3.4 показывает страницу из дневного операционного отчета по учету телефонных переговоров.

Преимущество компьютерных систем состоит еще и в том, что они могут составлять и считать записи намного быстрее, чем вручную. В случае аудита, компьютер может намного больше обрабатывать информации, выполнять множество вычислений и подводить мгновенно итоги.

Компьютерные системы также дают возможность частого доступа к информации, что позволяет руководству полностью контролировать операции. Отчеты о доходе, данные о заполняемости, прибытиях, статусе номеров и др. оперативная информация может быть получена и отражена в отчете или как часть регулярного аудита.

Делись добром ;)