2.5 Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения, утвержденный в сутановленном порядке. Номенклатура дел является простейшим классификатором, позволяющим распределить исполненные документы в дела.

Систематизация документов - одна из важнейших задач в документационном обеспечения управления. Поэтому такой документ как номенклатура дел ООО "Кравт" является основным классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы в компании.

Ответственность за разработку номенклатуры дел возлагается на службу ДОУ, в небольших компаниях - на секретаря. [8, C. 59]

Т.к. ООО "Кравт" является достаточно большой компанией, то номенклатуру дел в ней разрабатывает соответственно служба ДОУ.

Номенклатура дел компании является типовой. Схема сводной номенклатуры дел ООО "Кравт" строится по структурному принципу. Названиями разделов и подразделов являются названия структурных подразделений в соответствии со штатным расписанием.

В качестве первого раздела указывается служба ДОУ (или подразделение, ведущее учет и хранение распорядительных документов, издаваемых в подразделении, вне зависимости от места, занимаемого им в штатном расписании).

В номенклатуру дел включаются дела (документы) с постоянным, временным (свыше 10 лет) и временным (до 10 лет включительно) сроками хранения.

Не включаются в номенклатуру дел печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы, экспресс-информации и другие), алфавиты, указатели и другие вспомогательные документы, не отражающие основную деятельность подразделения.

Номенклатура дел в ООО "Кравт" оформляется на бумаге формата А4. В графе 1 номенклатуры дел указываются индексы дел. Индекс дела состоит из условного обозначения (индекса) структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах подразделения.

Индексы некоторых дел номенклатуры службы ДОУ:

06-01, 06-02, 06-03.

В номенклатуре дел каждого структурного подразделения оставляют несколько резервных номеров для дополнительно заведенных дел, которые по тем или иным причинам не могли быть учтены при составлении номенклатуры.

В графе 2 номенклатуры дел указываются наименования разделов номенклатуры, соответствующие наименованиям структурных подразделений и наименования (заголовки) дел, включая переходящие дела, справочные картотеки к документам или журналы учета.

Заголовок дела должен быть кратким, четким и соответствующим смысловому содержанию документов, группируемых в деле. При составлении заголовков дел в номенклатуре дел компании используется номинальный и предметно-вопросный признаки. В состав заголовков дел номенклатуры дел ООО "Кравт" входят названия тем (содержаний) дел с указанием рода заводимого дела (документы, переписка, дело) или разновидностями документов (приказы, планы, протоколы, отчеты, акты и другие).

Графа 3 номенклатуры дел "Количество дел (томов)" заполняется в конце делопроизводственного года.

В графе 4 указываются сроки хранения дел, определяемые согласно действующему перечню типовых документов, и делаются ссылки на соответствующие статьи перечней.

В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о незаведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и другое.

По окончании календарного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел, подписываемая помощником руководителя компании.