2.6 Формирование дел
Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. [8, C. 69]
Документы в ООО "Кравт" формируются в дела лицами, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. Формированием дел в службе ДОУ занимаются секретари. Контроль за правильным формированием дел осуществляется начальником службы ДОУ.
Группировка документов в дела производится в строгом соответствии с номенклатурой дел. При этом проверяется правильность оформления документов, наличие подписей, даты, отметки об исполнении и других необходимых реквизитов документов. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку. Каждому делу присваивается индекс в соответствии с номенклатурой дел.
В дела подшиваются документы одного делопроизводственного года (за исключением переходящих дел).
Документы подшиваются в дело только в одном экземпляре.
В дела не включаются документы, подлежащие возврату, черновики, рабочие варианты (проекты) документов, размноженные копии.
Приложения к документам при их значительном объеме группируются в отдельные тома, небольшие по объему приложения - вместе с документами, к которым они относятся.
Документы в деле располагаются в порядке разрешения вопросов, хронологии, алфавита, нумерации, а также на основании других принципов. Принципы группировки документов могут комбинироваться и видоизменяться. Документы в делах располагаются по разделам, а внутри в логической последовательности и хронологическом порядке. Документы в делах ООО "Кравт" документы располагаются в порядке хронологии.
Распорядительные документы (приказы, распоряжения) группируются в дела по видам и хронологии вместе с относящимися к ним приложениями.
Приказы по основной деятельности, приказы по личному составу с разными сроками хранения группируются и формируются в дела раздельно.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Дело с документами не должно превышать 250 листов (30-40 мм толщины). При большом объеме документов дело делят на самостоятельные тома; документы каждого нового тома являются продолжением следующего.
Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся в службе ДОУ в течение 1 года до передачи их в архив. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения в архив не передаются. Они хранятся в службе ДОУ и по истечении сроков их хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
Секретари и начальникслужбы ДОУ несут ответственность за сохранность находящихся у них документов и дел.
В структурных подразделениях ООО "Кравт" дела хранятся в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
Выдача документов и дел сторонним организациям производится с разрешения руководства. На выданное дело заводится карта-заместитель дела, а на место изъятого из дела документа помещается листок-заместитель. Сторонним организациям дела выдаются по письменному запросу с оформлением акта. [10, С. 15]
- ВВЕДЕНИЕ
- ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ООО "КРАВТ"
- 1.1 Общие требования к организации документационного обеспечения управления ООО "КРАВТ"
- 1.2 Подготовка документов. Требования к оформлению документов в ООО "Кравт"
- Глава 2. Анализ системы документационного обеспечения ООО "КРАВТ"
- 2.1 Порядок работы с входящими документами в компании
- 2.2 Порядок работы в компании с исходящими документам
- 2.3 Особенности подготовки, оформления и учета отдельных видов документов в ООО "Кравт"
- 2.4 Организация контроля исполнения документов
- 2.5 Составление номенклатуры дел
- 2.6 Формирование дел
- 2.7 Оформление и передача дел в архив
- ЗАКЛЮЧЕНИЕ