Организация работы с документами в ООО "Кравт"

курсовая работа

2.7 Оформление и передача дел в архив

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат передаче в архив ООО "Кравт".

Из структурных подразделений дела передаются в архив по описям, составляемым ответственным работником, при методической помощи секретаря канцелярии (работника, ответственного за архив). Опись составляется в двух экземплярах.

При передаче дел в архив на обоих экземплярах описей указывается дата и количество принятых дел. Описи подписываются работником, ответственным за архив, и работником структурного подразделения, передающего дела. Один экземпляр описи возвращается в структурное подразделение, второй остается в архиве.

Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации не передаются и по истечении сроков временного хранения подлежат уничтожению.

Дела передаются в архив Организации по графику. График составляется лицом, ответственным за архив, согласовывается с руководителями структурных подразделений и утверждается руководителем организации.

При приеме-передаче дел в архиве проверяется правильность формирования и оформления дел, соответствие количества дел, внесенных в опись дел структурного подразделения, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Выявленные при проверке недостатки устраняются работниками структурных подразделений.

Дела передаются в архив ООО "Кравт" в присутствии работника структурного подразделения. В обоих экземплярах описи в графе примечание каждого заголовка дела проставляются отметки о наличии дел. В конце каждого экземпляра описи цифрами и прописью указываются количество фактически принятых в архив дел, дата приема-передачи дел, наименования должностей, подписи, расшифровки подписей лица, передавшего дела, и работника архива (лица, ответственного за архив), принявшего дела.

Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров в описи на обе стороны. Дела доставляются в архив работниками структурных подразделений.

На дела с истекшими сроками хранения составляется акт о выделении их к уничтожению. Отбор дел к уничтожению производится только после подготовки описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения за этот же период.

Непосредственный отбор документов к уничтожению в структурных подразделениях осуществляется руководителем подразделения. Ответственность за организацию уничтожения документов несет служба ДОУ.

Акт на уничтожение подписывается лицом, которое назначено приказом организации ответственным за уничтожение, и утверждается руководителем организации. Дела, подлежащие уничтожению, после утверждения акта на уничтожение сдаются на переработку. [10, C.19]

Делись добром ;)