1.2 Учет, инвентаризация задолженности и формирование информации в бухгалтерской финансовой отчетности

К основным кредиторам предприятия можно отнести поставщиков и подрядчиков, персонал, бюджет. К основным дебиторам относятся покупатели и заказчики, персонал предприятия.

Для бухгалтерского учета расчетов с поставщиками и подрядчиками используется счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», на котором отражаются следующие сведения:

- о полученных товарно-материальных ценностей, принятых, выполненных работах и потребленных услугах, расчетные документы на которые акцептованы;

- о товарно-материальных ценностях, работах и услугах, на которые расчетные документы не поступили (неотфактурованные поставки);

- об излишках товарно-материальных ценностях выявленных при их приемке;

- об выданных поставщикам и подрядчикам авансах;

- об курсовых и суммовых ризницах [8;с.60].

По кредиту счета 60 в корреспонденции со счетами производственных запасов, товаров, издержек производства и обращения отражается задолженность организации поставщику (подрядчику) за фактически поступившие товарно-материальные ценности, принятые работы и услуги, за услуги по доставке товарно-материальных ценностей. В задолженность поставщикам (подрядчикам) по кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» включается также налог на добавленную стоимость [11; с.446].

Счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» дебетуется на суммы исполнения обязательств включая авансы и предварительную оплату в корреспонденции со счетами учета денежных средств, расчетов с покупателями и заказчиками, иными организациями. Возвращение поставщиком неиспользованной суммы авансов отражают по дебету счетов учета денежных средств и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

На суммы предъявленных на оплату счетов поставщиков за поставленные ценности, оказанные услуги (работы) или фактически поступившие товары и материалы, потребленные услуги и работы составляется бухгалтерская запись:

Дебет 10 «Материалы», 41 «Товары», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы» и т.д.

Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Сумма налога на добавленную стоимость включается поставщиками и подрядчиками в счета на оплату и отражается у покупателя записью:

Дебет 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально - производственным запасам»

Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» [23; с.101].

По действующему законодательству налог на добавленную стоимость по приобретенным товарно-материальным ценностям или услугам, стоимость которых списывается на затраты организации (или издержки обращения), после погашения обязательств перед поставщиками предъявляется бюджету, т.е. на сумму налога, уплаченного поставщикам, уменьшаются обязательства организации перед бюджетом по уплате НДС.

Это отражается записью:

Дебет 68 «Расчеты с бюджетом»

Кредит 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным по материально-производственным запасам» [24;с.81].

Если счет поставщика был акцептован и оплачен до поступления товарно-материальных ценностей, а при приемке их на склад обнаружилась недостача, или при последующей проверке счета было обнаружено несоответствие цен условиям договора или арифметические ошибки, до выяснения их причин делают следующие бухгалтерские записи:

Дебет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 2 «Расчеты по претензиям»

Кредит 60 « Расчеты с поставщиками и подрядчиками ».

Оплата счетов поставщиков, т.е. погашение задолженности перед ними, отражается на счетах следующей записью:

Дебет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

Кредит 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55«Специальные счета в банках», 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

При поступлении товарно-материальных ценностей, на которые не получены расчетные документы поставщиков (неотфактурованные поставки), по кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» отражается стоимость ценностей, исходя из цены и других условий, предусмотренных договором. Если цена не указана и не может быть установлена исходя их условий договора, то для определения величины кредиторской задолженности принимается цена, по которой в сравнимых обстоятельствах организация обычно определяет цену в отношении аналогичных ценностей.

Счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» дебетуется на суммы исполнения обязательств, в корреспонденции со счетами учета денежных средств. Возвращенные поставщиком неиспользованные суммы аванса отражают по дебету счетов Счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» дебетуется на суммы исполнения обязательств, включая авансы и предварительную оплату, в корреспонденции со счетами учета денежных средств, расчетов с покупателями и заказчиками, иными организациями. Возвращенные поставщиком неиспользованные суммы аванса отражают по дебету счетов учета денежных средств и кредиту счета 60. Ранее выданные, но не востребованные авансы списываются на убытки организации.

Схемы бухгалтерских записей при погашении задолженности перед поставщиками и подрядчиками зависят от применяемых форм расчетов.

Если задолженность погашается кредитами банка, то делается запись:

Дебет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

Кредит 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам», 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам [24; с.95].

В аналитическом учете по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» ведется учет по каждому поставщику и подрядчику по отдельным договорам поставки с целью обобщения и группировки информации в разрезе:

- акцептованных расчетных документов

- неоплаченных в срок расчетных документов

- неотфатурованных поставок

-авансов выданных

- выданных векселей срок оплаты которых не наступил

- просроченных оплатой векселей

- полученных коммерческих кредитов

- других признаков [19; с.86].

К кредиторской задолженности так же относится задолженность по оплате труда. Для учета расчетов по оплате труда используется счет 70. По кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в корреспонденции со счетами затрат происходит начисление заработной платы. По дебету в корреспонденции со счетами 68 «Расчеты по налогам и сборам» 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», производится удержание из заработной платы.

Для учета с сумм, выданных в под отчет используется 71 счет «Расчеты с под отчетными лицами». На выдачу денежных средств делается проводка:

Дебет 71 «Расчеты с под отчетными лицами»

Кредит 50 «Касса организации».

После получения денежных средств под отчетное лицо должно отчитаться или вернуть остаток неиспользованной суммы.

Дебет 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы», 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

Кредит 71 «Расчеты с под отчетными лицами»

Учет расчетов с покупателями и заказчиками ведется на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». На сумму оплаты за отгруженную продукцию, оказанные услуги, выполненные работы организация предъявляет расчетные документы покупателю или заказчику и производит следующие бухгалтерские записи:

Дебет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» Кредит90.1 «Выручка»

При погашении покупателем или заказчиком своей задолженности они списывают ее с кредита 62«Расчеты с покупателями и заказчиками» в дебет счетов денежных средств.

При продаже амортизируемого имущества, т.е основных средств и нематериальных активов стоимость имущества по цене продажи списывается в дебет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» с кредита 91. поступление платежей за проданное имущество отражают по дебиту счетов учета денежных средств и кредиту 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» счета.

Аналитический учет по счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» ведут по каждому предъявленному покупателем или заказчиком счету. Построение аналитического учета должно обеспечивать получение данных по покупателям и заказчикам по расчетным документам, срок оплаты которых не наступил, покупателям и заказчикам по неоплаченным в срок расчетным документам; авансам полученным; векселям срок поступления денежных средств по которым не наступил; векселям денежные средства по которым не поступили в срок [16; с.335-336].

В настоящее время организации могут создавать резервы по сомнительным долгам по расчетам с другими организациями и гражданами. Сомнительным долгом признается дебиторская задолженность организации, не погашенная в установленные договором сроки и необеспеченная соответствующими гарантиями. Резервы по сомнительным долгам создаются на основе проведенной инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности. На сумму создаваемого резерва дается проводка:

Дебет 91 «Прочие доходы и расходы»

Кредит 63 «Резерв по сомнительным долгам» - создан резерв по сомнительным долгам

Списание невостребованных долгов отражается в учете следующей записью:

Дебет 63 «Резерв по сомнительным долгам»

Кредит 62, 76 «Расчеты с покупателями и заказчиками», «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами»

Списанные долги подлежат учету в течении пяти лет на забалансовом счете 007 «Списание в убыток задолженности неплатежеспособных дебиторов»

По окончанию отчетного периода суммы неиспользованных резервов подлежат присоединению к прибыли, в учете делается проводка:

Дебет 63 «Резерв по сомнительным долгам»

Кредит 91 «Прочие доходы и расходы» [17; с.346].

Для учета расчетов с персоналом по прочим операциям используется счет 73. На данном счете отражаются расчеты с работниками по предоставленным им займам, расчеты по возмещению материального ущерба. На сумму выданного займа делается проводка:

Дебет 73.1 «Расчеты по предоставленным займам»

Кредит 50, 51 «Касса организации», «Расчетные счета».

На суммы подлежащие к взысканию с виновных лиц, делается бухгалтерская проводка:

Дебет 73.2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»

Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Согласно Федерального закона «О бухгалтерском учете» для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка и должен быть составлен акт инвентаризации.

Инвентаризация - это проверка имущества и обязательств организации путем подсчета, обмера, взвешивания. Это способ уточнения показателей учета и последующего контроля за сохранностью имущества организации. Инвентаризации подлежат все виды финансовых обязательств. Для проведения инвентаризации в организациях создается инвентаризационная комиссия [47; с.101].

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники). В состав инвентаризационной комиссии могут входить представители службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций [17; с.347].

Инвентаризация расчетов проводится составлением двух сторонних актов сверки с указанием в них даты образования задолженности, кроме этого в ходе инвентаризации подлежит проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета. Проверке должен быть подвергнут счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Они проверяются по документам в согласовании с корреспондирующими счетами.

Особо тщательной проверке должен быть подвергнуть счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», в частности сумм товаров в пути и расчетов с поставщиками. На суммы, оставшиеся на счетах поставщиков по неотфактурованные поставкам, после проверки этого счета бухгалтерией должны быть затребованы от поставщиков счета-фактуры. Поставщики обязаны предоставлять покупателю счета-фактуры или сообщить причины непредставления последних. Если у поставщика не значится задолженности он должен поставить в известность об этом покупателя [27; с.125].

Инвентаризационная комиссии по средствам проверки устанавливает:

1. правильность расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами;

2. правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности;

3. правильность и обоснованность сумм дебиторской задолженности, по которой истек рок исковой давности.

По результатам инвентаризации составляется акт инвентаризации расчетов (ф. №ИНВ-17). Акт включает информацию о задолженности, подтвержденной или не подтвержденной дебиторами, о задолженности с истекшим сроком исковой давности [4; с.111].

Отсутствие акта инвентаризации расчетов влечет за собой такие последствия как признание недостоверности бухгалтерской отчетности: во-первых, в случае проверки налоговыми органами фактического имущества и неучтенных объектов, подлежащих налогообложению, к организации могут быть применены штрафные санкции; во-вторых, при аудиторской проверке.

К акту инвентаризации прилагается справка, где расшифровывается имя, адрес, размер, и содержание обязательств дебиторов или кредиторов, время возникновения и первичные документы, на основании которых она зафиксирована в учете.

На счетах расчетов должны оставаться исключительно согласованные суммы. В тех случаях когда до конца отчетного периода не удалось устранить возникшие разногласия или расшифровать невыясненные расхождения, расчеты с дебиторами и кредиторами отражаются каждой стороной в своем балансе в суммах вытекающих из бухгалтерских записей и признаваемых ее правильной.

Если после проведения инвентаризации по счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», обнаружена просроченная дебиторская задолженность, то на суммы просроченной задолженности организация имеет право создать резерв по сомнительным долгам [23; с.94].

Дебиторская задолженность отражается во II разделе баланса «Оборотные активы» по видам:

- дебиторская задолженность платежи, по которой ожидаются более чем через 12 месяцев после отчетной даты (строка 230);

- дебиторская задолженность платежи, по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты (строка 240). В каждой из этих групп содержится информация о видах дебиторов: покупатели и заказчики (строка 241), векселя к получению, задолженность дочерних и зависимых обществ, прочие дебиторы [44;с141].

Информация о дебиторах и кредиторах в бухгалтерской отчетности раскрывается довольно подробно. Она приводиться в бухгалтерском балансе, в расшифровке к отчету о прибылях и убытках, в приложении к бухгалтерскому балансу. Кроме того, списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов указывается в справке о наличии ценностей числящихся на забалансовых счетах.

Дебиторская задолженность представлена в активе баланса с подразделениями на статьи:

- покупатели и заказчика;

- векселя к получению;

- задолженность дочерних и зависимых обществ;

-задолженность участников по вкладам в уставный капитал;

- авансы выданные;

-прочие дебиторы [9;с524].

Долги дебиторов, возврат которых ожидается в пределах 12 месяцев после отчетной даты и свыше этого срока отражаются в балансе отдельно. Задолженность покупателей и заказчиков указывается в отчетности в суммах соответствующих условиям договоров за проданные им товары, продукцию, оказанные услуги. Если эта задолженность обеспечена векселем она отражается по статье «векселя к получению». По статье прочие дебиторы показывается задолженность не учтенная в предыдущих статьях баланса, включая переплаты налогов и приравненных к ним платежей, долги работников организации по предоставленным им займам и т.д. Здесь же отражают задолженность за подотчетными лицами, непогашенную или невозмещенную часть недостач товарно-материальных ценностей, штрафов, пеней и т.д. Кредиторская задолженность отражается в V разделе пассива баланса по строке 620 в следующем порядке:

- по статье поставщики подрядчики показывают сумму задолженности за поступившие от них материальные ценности, выполненные работы, оказанные услуги;

- по статье задолженность перед персоналом предприятия отражают начисленные, но еще не выплаченные суммы оплаты труда;

- по статье задолженность перед бюджетом показывают подлежащие уплате в бюджет налоги, сборы;

- по статье авансы полученные отражают сумму полученных от сторонних организаций по предстоящим расчетам в соответствии с заключенными договорами;

- по статье прочие кредиторы показывают задолженность организации по платежам обязательного и добровольного страхования, сумму арендных обязательств и другие долги сторонним организациям [9;с524].

Для обобщенной характеристики объектов используются синтетические счета, на которых все показатели измеряются в денежном выражении.

Учет дебиторской задолженности ведется на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», к которому могут быть открыты субсчета «Расчеты в порядке инкассо», «Расчеты плановыми платежами», «Векселя полученные» и другие.

Учет кредиторской задолженности ведется на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Расчеты с дебиторами и кредиторами, не являющимися покупателями, заказчиками, поставщиками или подрядчиками, ведутся на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» [17, с.211].

Для более детальной характеристики объектов анализируются аналитические счета, где кроме денежного измерителя может присутствовать количественный показатель (килограммы, штуки, пары и др.).

Для обобщения и систематизации данных, синтетических и аналитических счетов используются оборотные ведомости. При этом форма оборотной ведомости по счетам учета расчетов с разными дебиторами и кредиторами имеет специфику, связанную с тем, что по одним организациям задолженность может быть дебетовой, а по другим - кредитовой. Кроме того, по одной и той же организации на начало месяца остаток может быть дебетовым, а на конец месяца - кредитовым, и наоборот. Поэтому сальдо в данной оборотной ведомости показывается, развернуто: дебетовое сальдо в активе, кредитовое в пассиве [7, с.205].

В форме №5 «Приложение к бухгалтерскому балансу» представлены показатели по дебиторской и кредиторской задолженности более детализировано, включающая разделы о движении заемных средств и данные о дебиторской и кредиторской задолженности [8, с.125].

Самостоятельной позицией отражают просроченную задолженность. При этом обособленно показывается задолженность, числящаяся в бухгалтерском учете как просроченная свыше трех месяцев до отчетной даты. В справках к разделу 2 «Дебиторская и кредиторская задолженность» приложения к бухгалтерскому балансу приводятся данные о движении векселей выданных и полученных, в том числе сведенья о просроченных векселях [9;с526].